La pratique des PME suisses
Assistant IA
Instructions pour « Assistant IA » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Assistant IA
Gérer les tâches courantes de Docu dans la conversation
AI | base › Conversation
Créer des dossiers, demander des signatures, démarrer des processus, décider de ses tâches de processus et enregistrer des résiliations déjà envoyées, avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquer l’action et le titre du document, le chemin du dossier ou le nom du processus. Désigner les signataires internes par leur nom et les externes par leur nom et leur e-mail.
- Choisir les résultats ambigus à l’aide des suggestions lisibles, puis compléter décision, dates et options. Indiquer / pour un dossier racine ; confirmer explicitement un processus sans document.
- Vérifier l’aperçu et valider. Sans autre indication, les signatures reprennent les valeurs du formulaire : simple, sans ordre, 14 jours.
Gérer le classement des documents dans la conversation
AI | base › Conversation
Accepter ou rejeter des fichiers reçus, modifier les champs et exécuter des actions sur les documents avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez l’action et le titre du fichier ou du document.
- En cas d’ambiguïté, choisissez une suggestion lisible et complétez les données manquantes.
- Vérifiez l’aperçu et validez l’action.
Gérer dossiers, PDF et corbeille dans la conversation
AI | base › Conversation
Masquer des copies, modifier des PDF, créer et gérer des dossiers, restaurer des éléments et confirmer le classement automatique avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez l’action et le titre du document ou le nom du dossier.
- En cas d’ambiguïté, choisissez une suggestion et complétez les données.
- Vérifiez l’aperçu et validez l’action.
Gérer les dossiers et documents Office dans la conversation
AI | base
Renommer, déplacer ou mettre des dossiers à la corbeille et créer des documents Office vides ou des copies après clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez le chemin du dossier ou le titre du document et l’action souhaitée.
- Vérifiez les données et validez l’action. Les droits des dossiers et documents ainsi que les règles de conservation s’appliquent comme dans le formulaire.
Traduire un document et comparer des versions
Docu | base › Ouvrir un document › « IA : traduire et comparer »
Traduit le texte reconnu d’un document en allemand, français, italien ou anglais et enregistre la traduction en PDF – comme copie liée ou comme nouvelle version. « Comparer des versions » calcule les différences entre deux versions et les fait expliquer brièvement par l’IA.
Étape par étape
- Ouvrir le document et déplier « IA : traduire et comparer ».
- Pour traduire, choisir la langue et l’enregistrement (copie ou nouvelle version), puis « Traduire ».
- Pour comparer, choisir la version antérieure et la plus récente, puis « Expliquer les différences ».
La prochaine étape commence par une discussion.