La pratique des PME suisses
Traiter les documents
Instructions pour « Traiter les documents » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Traiter les documents
Modifier dans le navigateur (Office)
Docu | base › Document › Modifier dans le navigateur
Ouvre les fichiers Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument directement dans Docu – pour les modifier ou seulement les afficher, avec le nom et la couleur de chaque personne dans le document. Plusieurs personnes peuvent modifier en même temps ; l’enregistrement crée une nouvelle version, sans multiplication des versions.
Étape par étape
- Ouvrir le document et choisir «Modifier dans le navigateur» (ou «Afficher dans le navigateur») ; nouveaux fichiers dans le dossier via «Nouveau → document Word, Excel ou PowerPoint».
- Travailler dans l’éditeur. Le premier enregistrement crée une version, les enregistrements automatiques ne remplacent que la version de travail ; à la fermeture ou avec «Enregistrer», la version suivante est créée – seulement en cas de modification.
- En haut, «Retour au dossier», «Versions» et «Enregistrer une copie» ; «Fermer» enregistre et revient au document.
Créer une lettre avec papier à en-tête
Docu | base › Dossier › Nouveau › Lettre (Word)
Créer un modèle de lettre Word avec l’en-tête et le pied de page du papier à en-tête central et un destinataire à remplacer dans la fenêtre d’adresse.
Étape par étape
- Ouvrir un dossier accessible en écriture et choisir « Lettre (Word) » sous « Nouveau ».
- Saisir un nom ou utiliser le nom proposé, puis créer et ouvrir le document.
- Remplacer le destinataire dans la fenêtre d’adresse et rédiger la lettre dans l’éditeur Office.
Modifier les pages
Docu | base › Modifier les pages
Réorganise, pivote ou retire des pages dans une nouvelle version du document.
Étape par étape
- Sur la page du document, ouvrez « Modifier les pages ».
- Pour les pages conservées, choisissez des numéros d’ordre positifs distincts et la rotation souhaitée.
- Décochez « Conserver » pour les pages à retirer et enregistrez.
Enregistrer en PDF
Docu | base › Document › Modifier le PDF
La copie PDF conserve le dossier, le type de document et la société. La version originale est conservée.
Étape par étape
- Enregistrer en PDF
- Enregistrer comme nouvelle version ou comme nouveau document lié ?
Collections
Docu | base › Collections
Gère les collections personnelles et affiche les collections pour tous. Les collections manuelles regroupent des documents choisis, celles issues d’une recherche actualisent leur contenu selon les filtres enregistrés.
Étape par étape
- Ouvrez les collections et saisissez un nom sous « Nouvelle collection ».
- Choisissez « Rassembler les documents soi-même » ou « Automatiquement selon des critères » ; pour les critères, définissez le texte, le type et l’état, puis vérifiez jusqu’à 20 résultats avec « Charger l’aperçu des résultats ».
- Choisissez au besoin « Pour tous », puis « Créer la collection ». Une recherche existante peut être reprise avec « Enregistrer comme collection ».
Collections
Docu | base › Collections
Affiche les documents lisibles d’une collection et gère les partages groupés au format ZIP.
Étape par étape
- Ouvrez une collection et sélectionnez un titre pour lire le document.
- Pour les collections manuelles, ajoutez les documents depuis leur page ou retirez-les ici.
- Pour un partage groupé, indiquez la durée, et au besoin un mot de passe et un nombre maximal de téléchargements. Copiez immédiatement le lien créé.
- Révoquez les liens si nécessaire. Pour supprimer la collection, cochez la confirmation.
Copie caviardée
Docu | base › Copie caviardée
Crée une copie caviardée à partir de termes, de motifs et de zones sélectionnées à la main.
Étape par étape
- Ouvrez « Copie caviardée » sur la page du document.
- Saisissez un terme par ligne et/ou choisissez des motifs tels que l’IBAN ou le numéro AVS.
- Tracez aussi des zones avec la souris ou le doigt. Retirez les zones incorrectes sous l’image de la page.
- Créez la copie et vérifiez le nouveau document avant de le transmettre.
La prochaine étape commence par une discussion.