La pratique des PME suisses
Configuration et personnalisation
Instructions pour « Configuration et personnalisation » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Configuration et personnalisation
Mise en place
Paramètres des ventes
Sales | base › Paramètres › Paramètres Sales
Pilote les interrupteurs (relance, premier contact, arrêt d’urgence, planificateur social), le traitement automatique par classement, le modèle de relance, les modèles de réponse et les boîtes mail. La pipeline avec ses étapes, motifs de perte et origines est affichée pour consultation. La relance est envoyée à l’adresse utilisable et non bloquée de l’interlocuteur (adresse principale d’abord), sinon à celle de l’entreprise – comme pour le premier contact.
Étape par étape
- Sous « Interrupteurs », activer ou désactiver un interrupteur et indiquer le motif ; les interrupteurs sensibles demandent une confirmation.
- Sous « Traitement automatique par classement », définir quels cas techniques peuvent être traités sans validation.
- Adapter le « Modèle de relance » (intervalles, contrôle de qualité, plafonds du premier contact) et « Enregistrer comme nouvelle version ».
- Créer ou modifier des modèles de réponse et, sous « Boîtes mail », saisir les boîtes à relever.
- Avec « Exécuter les relances maintenant », lancer l’exécution à la main.
- Dans le modèle de relance, régler la quantité cible de brouillons prêts et la fenêtre d’anticipation en jours. Le traitement remplit la réserve avec les relances appropriées, par échéance la plus proche.
- Sous Paramètres › Boîte aux lettres, « Archiver les réponses » et « Veille des rendez-vous » peuvent être activées (les deux sont désactivées). Elles n’agissent que lorsque le titulaire d’une boîte a donné son accord sous « Mes boîtes aux lettres ».
Processus
Sales | base › Paramètres › Paramètres Sales › Processus
Un processus attend un événement puis exécute des étapes – par exemple « 60 jours avant la fin du contrat, créer une tâche et préparer un e-mail ». Les déclencheurs sont une étape, un nouveau lead, un tag ou une date dans un champ propre.
Étape par étape
- Choisir « Nouveau processus », définir nom et déclencheur (pour « fin de contrat dans X jours », créer un champ date propre sur le deal et saisir ici sa clé).
- Si besoin poser des conditions (étape, tag, Hot, valeur, origine) et créer les étapes : attente, tâche, tag, étape, e-mail.
- Les e-mails sont des brouillons à valider. Ils ne partent sans validation individuelle que si l’étape e-mail est sur « Envoyer » et l’option du processus cochée.
- Activer le processus : il s’applique aux cas à partir de maintenant, l’existant n’est pas rattrapé. Erreurs et état par processus figurent dans la liste.
Adresse de réception <abréviation>@salesbase.ch
Sales | base › Paramètres › Paramètres Sales › Réception et réponses › Adresse de réception
Votre propre adresse pour Sales | base. Transférez-y votre boîte de vente ou mettez-la en Cc/Cci : les courriels entrants sont classés, rattachés au contact et à l’affaire, arrêtent les relances, et les demandeurs inconnus deviennent un lead d’origine « E-mail ».
Étape par étape
- Ouvrir l’adresse sous Réglages › Adresses e-mail si elle manque.
- Dans Sales › Réglages › Boîte, activer « Accepter les courriels transférés et en Cc » et enregistrer.
- Définir la personne responsable des tâches de fond – elle relève les courriels.
- Dans votre messagerie, transférer la boîte de vente vers l’adresse ou la mettre en Cc/Cci au besoin.
Pages personnalisées
Sales | base › Pilotage › Plus › Pages personnalisées; gestion sous Paramètres › Paramètres Sales › Autres › Pages personnalisées
Les pages de travail personnalisées montrent d’un coup d’œil des vues enregistrées, des indicateurs, des remarques et des liens rapides. L’administration les compose à partir de blocs et décide si elles valent pour tous ou pour certaines équipes de vente.
Étape par étape
- Ouvrir « Pages personnalisées » et choisir une page.
- Cliquer sur une entrée d’une liste ou sur « Afficher les … » pour la vue enregistrée complète.
- Pour les indicateurs, un clic sur la valeur ouvre la liste correspondante : « Deals ouverts » et « Valeur ouverte du pipeline » les deals ouverts de tous les pipelines, « Deals chauds » les deals chauds ouverts, « Nouveaux leads » les nouveaux leads.
- Pour gérer : Paramètres › Pages personnalisées, choisir le nom et la visibilité, ajouter des blocs et les ordonner avec les flèches, « Enregistrer la page ».
Objets et champs personnalisés
Objets personnalisés
Sales | base › Paramètres › Paramètres Sales › Autres › Objets personnalisés
Gère des types d’objets propres comme des sites, projets ou contrats. Chaque type a ses champs et sa liste ; les objets peuvent être reliés aux deals, leads et contacts.
Étape par étape
- Avec « Nouveau type d’objet », saisir la clé, le nom au singulier et au pluriel, puis enregistrer.
- Via « Champs », configurer les champs propres au type.
- Via le nom dans la liste, ouvrir les objets du type et en créer de nouveaux.
Champs personnalisés
Sales | base › Paramètres › Paramètres Sales › Autres › Champs personnalisés
Crée des champs supplémentaires pour les deals, leads, contacts et objets personnalisés : texte, nombre, montant, date, choix, oui/non, contact, personne ou formule. Par étape, on définit les champs obligatoires et importants, on protège les champs confidentiels et on organise l’affichage.
Étape par étape
- Choisir en haut le type d’objet (deal, lead, contact ou type d’objet personnalisé).
- Avec « Nouveau champ », définir le nom, la clé et le type de données ; pour les champs de choix, saisir les options.
- Pour une formule, insérer les champs avec {cle} et contrôler avec « Évaluer l’essai ».
- Pour les deals, choisir un pipeline et cocher « Obligatoire » ou « Important » par étape.
- Sous « Mise en page », créer des sections, y classer les champs et les ordonner ; puis « Enregistrer la mise en page ».
Liste des objets personnalisés
Sales | base › Vente › Plus › Nom du type d’objet (p. ex. « Sites »)
Affiche tous les objets d’un type propre visibles dans votre vue Sales, avec recherche par titre. On peut y créer de nouveaux objets.
Étape par étape
- Rechercher par titre avec le champ de recherche.
- Sous « Nouvel objet », saisir un titre et choisir « Créer » ; l’objet s’ouvre ensuite.
- Ouvrir un objet par son titre.
Objet personnalisé
Sales | base › Vente › Plus › Nom du type d’objet › Objet
Affiche un objet personnalisé avec ses champs et ses relations avec des deals, leads, contacts et autres objets.
Étape par étape
- Dans « Champs personnalisés », cliquer sur « Modifier », saisir les valeurs et enregistrer.
- Sous « Relations », choisir le type de l’élément lié, rechercher par nom, choisir un résultat puis « Relier ».
- Modifier le titre en haut ou supprimer l’objet ; en cas de relations, cocher d’abord « Supprimer aussi les relations ».
La prochaine étape commence par une discussion.