La pratique des PME suisses
Contacts et leads
Instructions pour « Contacts et leads » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Contacts et leads
Contacts
Contacts
Sales | base › Vente › Contacts
Gère les entreprises et les personnes avec leurs moyens de contact, les bases juridiques pour la publicité, les tags et les blocages. La fiche de contact affiche la chronologie avec les deals, les dossiers, les activités et le journal. Sur mobile, les contacts s’affichent sous forme de cartes avec nom, adresse et statut – sans défilement horizontal ; la sélection pour les actions groupées est conservée.
Étape par étape
- Dans la liste, chercher par nom, localité, adresse, domaine ou IDE et filtrer par type, statut ou tag.
- Avec « Nouveau contact », saisir une entreprise ou une personne.
- Ouvrir un contact : données de base, moyens de contact, tags, liens et chronologie figurent sur la fiche.
- Sous « Bases juridiques et blocages d’envoi », saisir la base pour chaque adresse ; un consentement exige une preuve.
- Avec « Créer un deal », lancer une opportunité commerciale pour ce contact.
Préqualification et recherche
Sales | base › Vente › Contacts › ouvrir un contact › onglet « Autres »
Dans l’onglet « Autres » d’un contact, vous évaluez le potentiel (A, B ou C) avec une justification, examinez les suggestions pour les données manquantes et consignez des preuves de recherche tirées du registre IDE et du site web. Les preuves affichent de façon lisible la source, le résultat et les données trouvées ; les données brutes peuvent être dépliées.
Étape par étape
- Ouvrir le contact et choisir l’onglet « Autres ».
- Sous « Préqualification », cliquer sur « Réévaluer » (la première fois, le formulaire est déjà ouvert), choisir l’« Adéquation » et saisir la « Justification » ; « Reprendre la justification existante » insère l’ancienne justification.
- Au besoin, saisir un « Signal d’intérêt » et l’« Adéquation à la plateforme » ; la ligne « Nouvelle prévision, non enregistrée » montre le résultat, puis « Enregistrer ».
- Sous « Recherche », choisir « Vérifier l’IDE » ou « Vérifier le site web » ; la preuve apparaît avec la source (lien vers le registre IDE ou le site), le résultat et des données comme l’entreprise, la localité et le statut au registre.
- Sous « Suggestions », faire proposer des valeurs avec « Générer des suggestions » à partir du domaine e-mail et, avec l’IA, des preuves, puis « Accepter » chaque suggestion ou la « Rejeter » avec un motif.
Qualité des contacts
Sales | base › Vente › Plus › Qualité des contacts
Regroupe l’entretien des données de contact : listes de travail avec correction directe, pont de domaines personne↔entreprise, rapprochement clients avec décisions enregistrées, traitement groupé des liquidations, préqualification de la boîte mail par fichier et reprise A/B/C depuis un tableau.
Étape par étape
- Dans la rubrique « Listes de travail », choisir une liste (entreprises sans interlocuteur, sans adresse utilisable, personnes sans entreprise, factures échues) et corriger ou taguer directement dans la ligne.
- Dans « Pont de domaines », vérifier les propositions et les reprendre une par une ou par sélection.
- Dans « Rapprochement clients », confirmer le client pour chaque personne ou le rejeter avec un motif ; sous « Décidé », chaque décision peut être annulée et un traitement groupé révoqué en bloc.
- Dans « Liquidation », consulter l’essai et ne reprendre que les entreprises classées « Bloquer ».
- Dans « Fichier boîte mail », lire un CSV/TSV sans objet ni contenu, décider par correspondant et appliquer les décisions en une fois.
- Dans « Reprise A/B/C », coller un tableau, vérifier l’essai et reprendre.
Doublons
Sales | base › Contacts › Doublons
Affiche les contacts possiblement en double avec le motif ainsi que toutes les fusions ; une fusion peut être annulée de manière contrôlée.
Étape par étape
- Examiner un groupe de candidats et lire le motif (même IDE, même nom d’entreprise, même nom avec téléphone ou localité).
- Sur la fiche en double, cliquer sur « Fusionner … », choisir la fiche cible et décider champ par champ.
- À droite, sous « Fusions », cliquer si nécessaire sur « Annuler ».
Leads
Boîte de réception commerciale
Sales | base › Vente › Boîte de réception commerciale
Affiche les nouveaux messages des boîtes mail configurées : classés, privés masqués, demandes transformées en dossier. Ici, on peut relever la boîte mail et lancer la synchronisation des dossiers. La recherche et la pagination permettent de retrouver chaque message ; le nombre total réel s’affiche en haut. La boîte connectée de Microsoft 365, Gmail ou d’un autre fournisseur pris en charge fournit aussi les messages du dossier indésirable configuré. Sales reconnaît les messages automatiques grâce à leurs en-têtes.
Étape par étape
- Choisir une vue : Non classés, Privés, Classés ou Tous.
- Avec « Rechercher l’expéditeur ou l’objet … » et « Rechercher », trouver un message et feuilleter avec « Suivant ».
- Pour un message, choisir le classement adéquat sous « Classer comme … » et cliquer sur « Classer » ; pour une demande, un dossier est créé.
- Masquer les messages privés avec « Privé » ; l’objet est alors supprimé.
- Avec « Relever la boîte mail maintenant », récupérer les nouveaux messages ; avec « Synchroniser les dossiers », synchroniser les dossiers.
- Archiver ou supprimer un message dans la boîte connectée, puis synchroniser les dossiers : le dossier de vente ouvert correspondant est clôturé.
Leads
Sales | base › Vente › Prospects
Rassemble les nouvelles demandes avant qu’elles deviennent une affaire. La liste est triée par score, affiche le statut, le responsable et l’équipe de vente et signale les doublons possibles. Les leads peuvent aussi être créés, modifiés et disqualifiés avec un motif dans l’app du personnel. Les demandes de démo apparaissent immédiatement dans le Sales de l’exploitant avec l’origine « Démo » et l’état de confirmation.
Étape par étape
- Filtrer par statut, responsable, équipe de vente ou « Sans responsable », ou rechercher par titre, nom, entreprise et e-mail.
- Avec « Nouveau lead », saisir le titre, la personne, l’entreprise, l’e-mail et la valeur estimée ; les règles d’attribution attribuent le lead automatiquement.
- Ouvrir les leads signalés « Doublon possible » et vérifier si le contact existe déjà.
- Ouvrir un lead pour le modifier, l’attribuer, le qualifier ou le convertir.
- Dans l’app du personnel, ouvrir Sales › Leads, créer un lead ou en ouvrir un pour le modifier ; indiquer un motif pour le disqualifier.
Modifier et convertir un lead
Sales | base › Vente › Prospects › Lead
Affiche les données d’un lead, le score avec chaque règle appliquée, les doublons possibles et l’attribution. C’est ici que le lead est qualifié, disqualifié ou converti en affaire. La barre d’étapes affiche Nouveau, En cours d’examen, Qualifié et Converti ; un bouton principal permet d’avancer à chaque étape. La disqualification est une voie séparée avec motif obligatoire.
Étape par étape
- Compléter les données et choisir « Enregistrer les données » ; le score est alors recalculé.
- Sous « Attribution », définir le responsable et l’équipe de vente.
- Suivre le bouton principal de la barre d’étapes : prendre en examen, qualifier, puis convertir en affaire. Pour un lead inadapté, ouvrir « Disqualifier » et indiquer le motif.
- Sous « Convertir en affaire », choisir « Créer » ou un contact existant pour la personne et l’entreprise, créer si souhaité une affaire avec pipeline, étape et valeur, puis choisir « Convertir ».
- Après la conversion, « Ouvrir l’affaire » mène à la nouvelle affaire.
- Dans l’affaire convertie, la rubrique des informations affiche l’origine « issu du lead » avec un lien vers la demande initiale.
Équipes et règles
Sales | base › Vente › Prospects › Équipes et règles
Gère les équipes de vente avec direction et membres, les règles d’attribution des nouveaux leads et les règles de score. Les équipes de vente déterminent qui voit quels leads et affaires.
Étape par étape
- Sous « Équipes de vente », créer une équipe avec « Nouvelle équipe » et choisir si souhaité une direction d’équipe.
- Déplier une équipe, ajouter des personnes, choisir le rôle et « Enregistrer les membres ».
- Sous « Règles d’attribution », définir des conditions (p. ex. le domaine de l’e-mail se termine par .ch) et choisir si une personne définie, l’équipe à tour de rôle ou la direction d’équipe reçoit le lead.
- Adapter l’ordre avec les flèches : la première règle active applicable l’emporte.
- Sous « Règles de score », définir conditions et points (même négatifs) ; le score du lead montre chaque règle individuellement.
La prochaine étape commence par une discussion.