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Aus der Praxis für Schweizer KMU

Einrichtung & Anpassung

Anleitungen zu «Einrichtung & Anpassung» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.

Einrichtung & Anpassung

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Einrichtung & Anpassung

8 Anleitungen

Einrichtung

Einstellungen Verkauf

Sales | base › Einstellungen › Sales-Einstellungen

Steuert Schalter (Nachfass, Erstansprache, Not-Aus, Social-Planer), die Selbsterledigung je Einordnung, die Nachfassvorlage, Antwortvorlagen und Postfächer. Die Pipeline mit ihren Stufen, Verlustgründen und Herkünften wird zur Ansicht gezeigt. Nachgefasst wird an die nutzbare, nicht gesperrte Adresse der Ansprechperson (Primäradresse zuerst), sonst der Firma – wie bei der Erstansprache.

Schritt für Schritt

  1. Unter «Schalter» einen Schalter ein- oder ausschalten und den Grund angeben; Gefahrenschalter verlangen eine Bestätigung.
  2. Unter «Selbsterledigung je Einordnung» festlegen, welche technischen Fälle ohne Freigabe erledigt werden dürfen.
  3. Die «Nachfassvorlage» anpassen (Abstände, Qualitätsprüfung, Erstansprache-Deckel) und «Als neue Version speichern».
  4. Antwortvorlagen anlegen oder ändern und unter «Postfächer» die abzuholenden Postfächer erfassen.
  5. Mit «Nachfass-Lauf jetzt ausführen» den Lauf von Hand anstossen.
  6. In der Nachfassvorlage «Zielmenge fertiger Entwürfe» und «Vorschaufenster in Tagen» einstellen. Der Lauf füllt den Vorrat mit passenden Nachfassentwürfen auf, früheste Fälligkeit zuerst.
  7. Unter Einstellungen › Postfach lassen sich «Antworten archivieren» und «Terminwache» einschalten (beide sind ausgeschaltet). Wirken tun sie erst, wenn die Inhaberin oder der Inhaber eines Postfachs bei «Eigene Postfächer» zugestimmt hat.

Abläufe

Sales | base › Einstellungen › Sales-Einstellungen › Abläufe

Ein Ablauf wartet auf ein Ereignis und führt dann Schritte aus – zum Beispiel «60 Tage vor dem Vertragsende eine Aufgabe anlegen und eine Mail vorbereiten». Auslöser sind eine Stufe, ein neuer Lead, ein Tag oder ein Datum in einem eigenen Feld.

Schritt für Schritt

  1. «Neuer Ablauf» wählen, Namen und Auslöser festlegen (für «Vertragsende in X Tagen» ein eigenes Datumfeld am Deal anlegen und hier dessen Schlüssel eintragen).
  2. Bei Bedarf Bedingungen setzen (Stufe, Tag, Hot, Wert, Herkunft) und die Schritte anlegen: Warten, Aufgabe, Tag, Stufe, Mail.
  3. Mails sind Entwürfe zur Freigabe. Sie gehen nur ohne Einzelfreigabe hinaus, wenn der Mail-Schritt auf «Senden» steht und die Option des Ablaufs gewählt ist.
  4. Ablauf einschalten: Er gilt für Fälle ab jetzt, alte Bestände werden nicht nachgeholt. Fehler und Stand je Ablauf stehen in der Liste.

Eingangsadresse <kürzel>@salesbase.ch

Sales | base › Einstellungen › Sales-Einstellungen › Eingang und Antworten › Eingangsadresse

Ihre eigene Adresse für Sales | base. Leiten Sie Ihr Verkaufspostfach dorthin weiter oder setzen Sie sie in CC/BCC: Eingehende Mails werden eingeordnet, dem Kontakt und Deal zugeordnet, stoppen das Nachfassen, und aus unbekannten Anfragenden wird ein Lead mit Herkunft «E-Mail».

Schritt für Schritt

  1. Die Adresse unter Einstellungen › Mailadressen eröffnen, falls sie noch fehlt.
  2. In Sales › Einstellungen › Postfach «Weitergeleitete Mails und Mails in CC annehmen» einschalten und speichern.
  3. Die verantwortliche Person für die Hintergrundläufe festlegen – sie holt die Mails ab.
  4. Im Mailprogramm eine Weiterleitung des Verkaufspostfachs an die Adresse einrichten oder die Adresse bei Bedarf in CC/BCC setzen.

Eigene Seiten

Sales | base › Steuerung › Mehr › Eigene Seiten; Verwaltung unter Einstellungen › Sales-Einstellungen › Weitere › Eigene Seiten

Eigene Arbeitsseiten zeigen auf einen Blick gespeicherte Ansichten, Kennzahlen, Hinweise und Schnelllinks. Die Administration stellt sie aus Bausteinen zusammen und legt fest, ob sie für alle oder für bestimmte Sales-Teams gelten.

Schritt für Schritt

  1. «Eigene Seiten» öffnen und eine Seite wählen.
  2. In einer Liste einen Eintrag anklicken oder «Alle anzeigen» für die ganze gespeicherte Ansicht.
  3. Bei Kennzahlen öffnet ein Klick auf den Wert die passende Liste: «Offene Deals» und «Offener Pipelinewert» die offenen Deals aller Pipelines, «Hot-Deals» die offenen Hot-Deals, «Neue Leads» die neuen Leads.
  4. Zum Verwalten: Einstellungen › Eigene Seiten, Name und Sichtbarkeit wählen, Bausteine hinzufügen und mit den Pfeilen ordnen, «Seite speichern».

Eigene Objekte & Felder

Eigene Objekte

Sales | base › Einstellungen › Sales-Einstellungen › Weitere › Eigene Objekte

Verwaltet eigene Objekttypen wie Standorte, Projekte oder Verträge. Jeder Typ hat eigene Felder und eine eigene Liste; die Objekte lassen sich mit Deals, Leads und Kontakten verknüpfen.

Schritt für Schritt

  1. Mit «Neuer Objekttyp» Schlüssel, Name in Einzahl und Mehrzahl erfassen und speichern.
  2. Über «Felder» die eigenen Felder des Typs einrichten.
  3. Über den Namen in der Liste die Objekte des Typs öffnen und neue anlegen.

Eigene Felder

Sales | base › Einstellungen › Sales-Einstellungen › Weitere › Eigene Felder

Legt Zusatzfelder für Deals, Leads, Kontakte und eigene Objekte an: Text, Zahl, Betrag, Datum, Auswahl, Ja/Nein, Kontakt, Person oder Formel. Je Stufe lassen sich Pflicht- und wichtige Felder festlegen, vertrauliche Felder schützen und die Reihenfolge in der Ansicht ordnen.

Schritt für Schritt

  1. Oben die Objektart wählen (Deal, Lead, Kontakt oder einen eigenen Objekttyp).
  2. Mit «Neues Feld» Name, Schlüssel und Datentyp festlegen; bei Auswahlfeldern die Optionen erfassen.
  3. Bei einer Formel die Felder mit {schluessel} einsetzen und mit Probewerten «Probe auswerten».
  4. Bei Deals eine Pipeline wählen und in der Tabelle je Stufe «Pflicht» oder «Wichtig» ankreuzen.
  5. Unter «Layout» Abschnitte anlegen, Felder einteilen und mit Auf/Ab ordnen; dann «Layout speichern».

Liste eigener Objekte

Sales | base › Verkauf › Mehr › Name des Objekttyps (z. B. «Standorte»)

Zeigt alle Objekte eines eigenen Typs, die in Ihrer Sales-Sicht liegen, mit Titelsuche. Hier lassen sich neue Objekte anlegen.

Schritt für Schritt

  1. Mit dem Suchfeld nach dem Titel suchen.
  2. Unter «Neues Objekt» einen Titel eingeben und «Anlegen» wählen; danach öffnet sich das Objekt.
  3. Ein Objekt über seinen Titel öffnen.

Eigenes Objekt

Sales | base › Verkauf › Mehr › Name des Objekttyps › Objekt

Zeigt ein eigenes Objekt mit seinen Feldern und Beziehungen zu Deals, Leads, Kontakten und anderen Objekten.

Schritt für Schritt

  1. Im Bereich «Eigene Felder» auf «Bearbeiten» klicken, Werte erfassen und speichern.
  2. Unter «Beziehungen» die Art des Gegenstücks wählen, nach dem Namen suchen, einen Treffer wählen und «Verknüpfen».
  3. Den Titel oben ändern oder das Objekt löschen; bei bestehenden Beziehungen zuerst «Beziehungen ebenfalls entfernen» ankreuzen.

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