Aus der Praxis für Schweizer KMU
Kontakte & Leads
Anleitungen zu «Kontakte & Leads» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Kontakte & Leads
Kontakte
Kontakte
Sales | base › Verkauf › Kontakte
Verwaltet Firmen und Personen mit Kontaktwegen, Grundlagen für die Werbeerlaubnis, Tags und Sperren. Die Kontaktkarte zeigt die Zeitleiste mit Deals, Vorgängen, Aktivitäten und Protokoll. Am Handy erscheinen Kontakte als Karten mit Name, Adresse und Status – ohne seitliches Scrollen; die Auswahl für Sammelaktionen bleibt erhalten.
Schritt für Schritt
- In der Liste nach Name, Ort, Adresse, Domain oder UID suchen und nach Art, Status oder Tag filtern.
- Mit «Neuer Kontakt» eine Firma oder Person erfassen.
- Einen Kontakt öffnen: Stammdaten, Kontaktwege, Tags, Beziehungen und Zeitleiste stehen auf der Karte.
- Unter «Grundlagen und Zustellsperren» die Grundlage je Adresse erfassen; eine Einwilligung braucht einen Beleg.
- Mit «Deal anlegen» eine Verkaufschance zum Kontakt starten.
Vorqualifizierung und Recherche
Sales | base › Verkauf › Kontakte › Kontakt öffnen › Bereich «Weitere»
Im Bereich «Weitere» eines Kontakts bewerten Sie das Potenzial (A, B oder C) mit Begründung, prüfen Vorschläge für fehlende Angaben und halten Recherchebelege aus dem UID-Register und von der Website fest. Belege zeigen Quelle, Ergebnis und die gefundenen Angaben lesbar; die Rohdaten lassen sich aufklappen.
Schritt für Schritt
- Den Kontakt öffnen und den Bereich «Weitere» wählen.
- Unter «Vorqualifizierung» «Neu bewerten» klicken (beim ersten Mal ist das Formular schon offen), die «Passung» wählen und die «Begründung» erfassen; «Bisherige Begründung übernehmen» setzt die alte Begründung ein.
- Optional ein «Warm-Signal» und die «Plattformpassung» eintragen; die Zeile «Neue Prognose, noch nicht gespeichert» zeigt das Ergebnis, dann «Speichern».
- Unter «Recherche» «UID prüfen» oder «Website prüfen» wählen; der Beleg erscheint mit Quelle (Link auf das UID-Register bzw. die Website), Ergebnis und Angaben wie Firma, Ort und Registerstatus.
- Unter «Vorschläge» mit «Vorschläge erzeugen» Werte aus der E-Mail-Domain und, mit KI, aus den Belegen vorschlagen lassen und je Vorschlag «Annehmen» oder mit Grund «Verwerfen».
Kontaktqualität
Sales | base › Verkauf › Mehr › Kontaktqualität
Bündelt die Pflege der Kontaktdaten: Arbeitslisten mit Direktkorrektur, Domänenbrücke Person↔Firma, Kundenabgleich mit gespeicherten Entscheiden, Liquidation-Sammellauf, Postfach-Vorqualifizierung als Datei und A/B/C-Übernahme aus einer Tabelle.
Schritt für Schritt
- Im Bereich «Arbeitslisten» eine Liste wählen (Firmen ohne Ansprechperson, ohne nutzbare Adresse, Personen ohne Firma, überfällige Rechnungen) und direkt in der Zeile korrigieren oder taggen.
- In «Domänenbrücke» die Vorschläge prüfen und einzeln oder ausgewählt übernehmen.
- In «Kundenabgleich» je Person den Kunden bestätigen oder mit Grund verwerfen; unter «Entschieden» lässt sich jeder Entscheid zurücknehmen, ein Sammellauf als Ganzes widerrufen.
- In «Liquidation» die Probe ansehen und nur die als «Sperren» eingeteilten Firmen übernehmen.
- In «Postfach-Datei» eine CSV/TSV ohne Betreff und Rumpf einlesen, je Gegenstelle entscheiden und die Entscheide gesammelt anwenden.
- In «A/B/C-Übernahme» eine Tabelle einfügen, den Probelauf prüfen und übernehmen.
Dubletten
Sales | base › Kontakte › Dubletten
Zeigt mögliche doppelte Kontakte mit dem Grund und alle Zusammenführungen; eine Zusammenführung lässt sich kontrolliert zurücknehmen.
Schritt für Schritt
- Eine Kandidatengruppe prüfen und den Grund lesen (gleiche UID, gleicher Firmenname, gleicher Name mit Telefon oder Ort).
- Bei der doppelten Karte «Zusammenführen …» klicken, die Zielkarte wählen und Feld für Feld entscheiden.
- Rechts unter «Zusammenführungen» bei Bedarf «Rückgängig machen» klicken.
Leads
Verkaufseingang
Sales | base › Verkauf › Verkaufseingang
Zeigt neue Nachrichten aus den eingerichteten Postfächern: eingeordnet, private verborgen, Anfragen als Vorgang. Hier lässt sich das Postfach abholen und der Ordnerabgleich auslösen. Mit Suche und Blättern finden Sie jede Nachricht; oben steht die echte Gesamtzahl. Das verbundene Postfach von Microsoft 365, Gmail oder einem anderen unterstützten Mailanbieter liefert auch Nachrichten aus dem eingerichteten Junk-Ordner. Sales erkennt automatische Nachrichten anhand ihrer Kopfzeilen.
Schritt für Schritt
- Eine Ansicht wählen: Nicht eingeordnet, Privat, Abgelegt oder Alle.
- Mit «Absender oder Betreff suchen …» und «Suchen» eine Nachricht finden und mit «Weiter» blättern.
- Bei einer Nachricht unter «Einordnen als …» die passende Einordnung wählen und «Einordnen» klicken; bei Anfragen entsteht ein Vorgang.
- Private Nachrichten mit «Privat» verbergen; der Betreff wird dabei gelöscht.
- Mit «Postfach jetzt abholen» neue Nachrichten holen, mit «Ordner abgleichen» die Ordner synchronisieren.
- Eine Nachricht im verbundenen Postfach archivieren oder löschen und danach «Ordner abgleichen» wählen: Der zugehörige offene Vorgang wird geschlossen.
Leads
Sales | base › Verkauf › Leads
Sammelt neue Anfragen, bevor daraus ein Deal wird. Die Liste ist nach Score sortiert, zeigt Status, Besitzer und Sales-Team und markiert mögliche Dubletten. Leads lassen sich auch in der Mitarbeiter-App anlegen, bearbeiten und mit Grund disqualifizieren. Demo-Anfragen erscheinen im Sales des Betreibers sofort mit Herkunft «Demo» und Bestätigungsstand.
Schritt für Schritt
- Nach Status, Besitzer, Sales-Team oder «Ohne Besitzer» filtern oder nach Titel, Name, Firma und E-Mail suchen.
- Mit «Neuer Lead» Titel, Person, Firma, E-Mail und geschätzten Wert erfassen; die Zuweisungsregeln teilen den Lead automatisch zu.
- Leads mit dem Hinweis «Mögliche Dublette» öffnen und prüfen, ob es den Kontakt schon gibt.
- Einen Lead öffnen, um ihn zu bearbeiten, zuzuweisen, zu qualifizieren oder umzuwandeln.
- In der Mitarbeiter-App Sales › Leads öffnen, einen Lead anlegen oder zum Bearbeiten öffnen; beim Disqualifizieren einen Grund angeben.
Lead bearbeiten und umwandeln
Sales | base › Verkauf › Leads › Lead
Zeigt die Angaben eines Leads, den Score mit jeder angewandten Regel, mögliche Dubletten und die Zuweisung. Von hier wird der Lead qualifiziert, disqualifiziert oder in einen Deal umgewandelt. Die Schrittleiste zeigt Neu, In Prüfung, Qualifiziert und Umgewandelt; pro Schritt führt ein Hauptknopf weiter. Disqualifizieren ist ein separater Weg mit Pflichtgrund.
Schritt für Schritt
- Angaben ergänzen und «Angaben speichern» wählen; der Score wird dabei neu berechnet.
- Unter «Zuweisung» Besitzer und Sales-Team setzen.
- Dem Hauptknopf in der Schrittleiste folgen: «In Prüfung nehmen», dann «Qualifizieren», dann «In Deal umwandeln». Für einen unpassenden Lead «Disqualifizieren» aufklappen und den Grund angeben.
- Unter «In Deal umwandeln» für Person und Firma «Neu anlegen» oder einen bestehenden Kontakt wählen, optional einen Deal mit Pipeline, Stufe und Wert anlegen und «Umwandeln» wählen.
- Nach der Umwandlung führt «Deal öffnen» zum neuen Deal.
- Im umgewandelten Deal steht unter «Angaben» die Herkunft «aus Lead» mit Link zur ursprünglichen Anfrage.
Teams und Regeln
Sales | base › Verkauf › Leads › Teams und Regeln
Verwaltet Sales-Teams mit Leitung und Mitgliedern, die Zuweisungsregeln für neue Leads und die Scoreregeln. Sales-Teams bestimmen, wer welche Leads und Deals sieht.
Schritt für Schritt
- Unter «Sales-Teams» mit «Neues Team» ein Team anlegen und optional eine Teamleitung wählen.
- Ein Team aufklappen, Personen hinzufügen, die Rolle wählen und «Mitglieder speichern».
- Unter «Zuweisungsregeln» Bedingungen festlegen (z. B. E-Mail-Domain endet mit .ch) und wählen, ob eine bestimmte Person, das Team reihum oder die Teamleitung den Lead erhält.
- Die Reihenfolge mit den Pfeilen anpassen: Die erste passende aktive Regel gewinnt.
- Unter «Scoreregeln» Bedingungen und Punkte (auch negative) festlegen; der Score am Lead zeigt jede Regel einzeln.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.