La pratique des PME suisses
Achats, banque et paiements
Instructions pour « Achats, banque et paiements » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Achats, banque et paiements
Achats et frais
Factures entrantes
Finance | base › Factures entrantes
Reçoit les factures par e-mail, téléversement ou scan, lit le code QR et le texte et propose créancier, compte, code TVA, centre de coûts, échéance et référence de paiement – par position s’il y en a plusieurs. L’action principale comptabilise la proposition et change après modification des champs. «Comptabiliser et enregistrer une règle» comptabilise aussi une règle pour le périmètre choisi. Sans automatisation, les factures suivantes restent à vérifier ; l’automatisation nécessite une limite de montant.
Étape par étape
- Envoyer la facture à l’adresse de facturation (indiquée dans les paramètres) ou la téléverser en PDF/photo.
- Ouvrir la pièce et contrôler l’original à côté de la proposition.
- Modifier au besoin compte, centre de coûts ou répartition. Pour une répartition, ajouter d’autres lignes (jusqu’à 20) ; le montant pas encore réparti est affiché.
- Choisir « Comptabiliser et enregistrer une règle » et définir à quoi la règle s’applique (p. ex. un numéro de contrat ou toutes les factures du fournisseur) ; « automatique » seulement avec montant maximal.
- Pendant le téléversement, le bouton indique la lecture ; le message et le lien du téléversement précédent disparaissent pendant le suivant. Les PDF texte sont lus directement, les PDF numérisés par reconnaissance de texte. Si la lecture automatique échoue, ouvrez l’original et complétez manuellement les données de la facture dans la proposition.
Comptes et TVA des factures entrantes
Finance | base › Factures entrantes › Proposition comptable
Rechercher un compte par numéro ou nom ; les comptes récents du fournisseur sont prioritaires. Les codes TVA affichent le libellé et le taux. Les taux reconnus priment sur les anciennes valeurs sans TVA. Les anciennes règles utilisent le numéro actuel à la place des anciens numéros attestés.
Étape par étape
- Choisir un compte dans le champ de recherche, pour chaque ligne ventilée si nécessaire.
- Vérifier le taux reconnu et le libellé comptable.
- Vérifier puis comptabiliser, ou choisir la règle permanente.
Commandes et dépenses
Finance | base › Achats et banque › Commandes
Saisir les commandes aux fournisseurs et les transformer en facture fournisseur, générer les dépenses récurrentes et comptabiliser les frais validés.
Étape par étape
- Sous « Commandes », saisir le fournisseur et les positions ; choisir facultativement un article géré en stock de la société par position. Avec un article, la réception comptabilise l’entrée au prix de commande ; sans article, la position reste sans lien au stock.
- À la réception de la facture, « Transformer en facture fournisseur » avec le montant et le numéro.
- Sous « Récurrents », créer le loyer ou des abonnements et « Générer les échues ».
- Sous « Frais », comptabiliser les décomptes validés.
Carte d’entreprise
Finance | base › Achats et banque › Carte d’entreprise
Importer le relevé de la carte d’entreprise, joindre les quittances et comptabiliser chaque transaction ou la marquer comme privée.
Étape par étape
- Sous « Importer le relevé de carte », choisir le fichier CSV de la banque et cliquer sur « Importer le relevé de carte ».
- Pour chaque transaction, choisir la quittance sous « Quittance » et cliquer sur « Joindre ».
- Vérifier le compte de charges et la TVA %, puis cliquer sur « Comptabiliser » – ou choisir « Privé ».
Frais
Finance | base › Frais
Saisir les frais avec justificatif, les soumettre et suivre l’état. Les supérieurs ou la comptabilité valident ; son propre décompte est toujours validé par une autre personne.
Étape par étape
- « Nouveau décompte » : créer un décompte avec un titre.
- Prendre d’abord une photo ou choisir un justificatif, puis saisir montant, motif, catégorie et date. Enregistrer la position en une action ; déplier monnaie/cours et TVA si nécessaire.
- Pour une nouvelle note, l’IBAN de versement valide du dossier personnel est repris. Le vérifier et le modifier dans la note si nécessaire ; le dossier personnel reste inchangé.
- Choisir « Soumettre » ; les personnes qui valident trouvent le décompte sous « À valider ».
- En brouillon ou après un refus, corriger directement une position (montant, date, texte ou justificatif) ; le justificatif reste tant que vous n’en choisissez pas un nouveau.
- La liste et le détail nomment les personnes qui valident et leur responsabilité avant la soumission. Après décision, le nom, le rôle de base actuel et la date sont affichés ; l’absence de responsable est signalée.
- Après avoir sélectionné le fichier, choisir « Lire le justificatif ». La reconnaissance QR/texte/OCR existante propose le montant, la date, le commerçant, la devise et un taux TVA unique. Vérifier les données ; le fichier reste sélectionné.
- En devise étrangère, choisir « Proposer le taux mensuel », vérifier le mois et le taux, puis confirmer. En CHF, les champs de taux restent masqués. Sans taux disponible, le saisir manuellement.
- Les notes de frais en attente apparaissent dans la boîte de réception RH des personnes autorisées. Les tâches ouvrent la note dans « À approuver ». La page de détail propose aussi l’approbation ou le refus avec motif obligatoire, selon vos droits. Vous ne pouvez pas approuver vos propres notes ; les droits du client, de l’équipe et de la société restent applicables. Chaque décision avec commentaire est notifiée dans la cloche et, selon vos préférences, par notification push et e-mail.
Banque et ordres de paiement
Créanciers et cycle de paiement
Finance | base › Achats et banque › Valider et payer
Valider ou bloquer les factures fournisseurs ouvertes et émettre les factures échues et validées dans un cycle de paiement sous forme de fichier de paiement (pain.001).
Étape par étape
- Vérifier la facture ouverte et choisir « Valider ». Vous ouvrez la facture avec date, montant, référence, imputation et original directement dans la liste.
- Sous « Cycle de paiement », fixer l’échéance et l’exécution, puis choisir « Proposition ».
- Sélectionner les postes et choisir « Créer le cycle ».
- Télécharger le fichier pain.001 directement sur le paiement groupé. En cas de refus certain de la banque, annuler avec un motif : tous les postes et validations sont réinitialisés ensemble.
Vérifier le compte avant le lot de paiements
Finance | base › Achats et frais › Achats et banque › Lot de paiements
Un lot de paiements nécessite une IBAN valide de la société dès sa création. L’avertissement renvoie à la gestion existante des comptes bancaires.
Étape par étape
- Suivre le lien vers Vente › Paramètres › Comptes bancaires en cas d’avertissement.
- Enregistrer une IBAN ordinaire valide, sans QR-IBAN.
- Revenir au lot et choisir les postes.
Exécuter un cycle de paiement en sécurité
Finance | base
Le contrôle des validations, la référence d’archive, l’ordre de paiement, les postes et la clôture du cycle sont enregistrés ensemble. Les exécutions simultanées et les modifications des données contrôlées ne peuvent pas produire un deuxième fichier de paiement.
Étape par étape
- Sélectionner les postes échus, créer le cycle et l’exécuter avec la validation requise. Télécharger le fichier terminé directement dans le cycle.
Rapprochement bancaire
Finance | base › Achats et banque › Banque
Importer les relevés de compte (camt.053) et les avis de crédit (camt.054) et attribuer chaque mouvement, avec une proposition, aux factures ouvertes ou à une règle.
Étape par étape
- Choisir le compte bancaire et importer le fichier camt.
- Confirmer la proposition adaptée pour chaque mouvement ouvert.
- Sans proposition, comptabiliser une contrepartie à la main ou ignorer le mouvement. Pour une écriture manuelle, choisir le compte de contrepartie via la recherche et le code TVA (exigé en cas d’assujettissement).
- Pour les mouvements récurrents (p. ex. frais bancaires), créer une règle.
- Modifier tous les champs des règles, notamment montant minimum/maximum, code TVA et activation. Pour une écriture manuelle, le choix obligatoire et les codes TVA dépendent du sens et de la date du mouvement.
Notions : QR-IBAN et référence RF
Finance | base › Paramètres de vente › Comptes bancaires
Un QR-IBAN est un IBAN particulier que votre banque délivre pour les factures QR avec référence QR. Vous n’en avez besoin que si vous en avez reçu un ; sinon, laissez le champ vide. Pour la facture QR, votre IBAN suisse habituel suffit ; la section paiement porte alors une référence RF (Creditor Reference), qui permet d’attribuer vos paiements reçus aux factures.
Étape par étape
- Saisissez votre IBAN suisse habituel.
- Ne saisissez un QR-IBAN que si votre banque vous en a délivré un.
Banque : relevés de compte et fichiers de paiement
Paramètres › Paramètres de l’entreprise › Échange de données › Banque
Lit les relevés de compte (camt.053/054/052) et attribue les encaissements aux factures, relie les comptes directement via EBICS ou bLink et transmet les fichiers de paiement validés (pain.001).
Étape par étape
- Choisir le relevé de compte, cliquer sur « Vérifier », puis sur « Reprendre ».
- Pour la récupération automatique, créer une connexion bancaire, donner le consentement et, avec EBICS, envoyer les clés puis la lettre à la banque.
- Après l’activation par la banque, cliquer sur « Récupérer les clés de la banque », puis sur « Récupérer les relevés de compte ».
- Téléverser le fichier de paiement ; une deuxième personne le valide et le transmet.
La prochaine étape commence par une discussion.