La pratique des PME suisses
Mise en place et aperçu
Instructions pour « Mise en place et aperçu » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Mise en place et aperçu
Premiers pas
Finance | base – Vue d’ensemble
Finance | base › Vue d’ensemble (changer de module via le logo en haut de la navigation)
Page d’accueil de Finance | base. Elle présente les fonctions pour les offres, commandes et factures avec QR-facture, le rapprochement des paiements et les rappels, les factures fournisseurs ainsi que la comptabilité avec décompte TVA. Sous « Déjà commun aujourd’hui », vous trouverez les bases que Finance | base partage avec toutes les apps de KMU | base : utilisateurs et rôles, sociétés et paramètres, journal des accès ainsi que connexion et sécurité.
Étape par étape
- Ouvrir « Changer de module » via le logo en haut de la navigation et choisir Finance | base.
- Utilisez les fonctions de Finance | base pour votre comptabilité.
- Sous « Déjà commun aujourd’hui », utiliser les liens vers les utilisateurs et rôles, les paramètres ou le journal des accès.
- Revenir au choix des modules avec « Vers le choix du module ».
Configurer rapidement l’expéditeur
Liste de configuration › Saisir l’expéditeur
Depuis la liste de configuration, vous voyez d’abord le nom de la banque et l’IBAN, l’assujettissement à la TVA et l’adresse préremplie. Les autres informations restent accessibles dans les sections repliées.
Étape par étape
- Enregistrez les modifications du compte bancaire et de la TVA dans leur section.
- Enregistrez l’adresse d’expéditeur pour revenir à la liste.
Saisir le premier client dans la facture
Finance | base › Vente › Nouvelle facture
Si la société ne possède aucun client actif, «Nouveau client» est directement ouvert dans la pièce. Le client créé est immédiatement sélectionné.
Étape par étape
- Saisissez l’entreprise, l’e-mail et l’adresse, puis créez le client.
- Décrivez la prestation directement sur la facture. Enregistrez un article seulement pour le réutiliser.
Aperçu
Finance | base › Vue d’ensemble
Affiche les liquidités, le résultat de l’exercice en cours, les débiteurs et créanciers ouverts, les pièces à contrôler et le prochain délai TVA. Sans comptabilité configurée, la configuration s’affiche.
Étape par étape
- Ouvrir Finance | base.
- Avec plusieurs sociétés, choisir la société en haut.
- Pour une nouvelle société, choisir « Configurer la comptabilité » : plan comptable PME, premier exercice et langue sont repris.
Proposer le modèle comptable selon la forme juridique
Finance | base › Configurer la comptabilité
Pour une nouvelle configuration Finance, le modèle et le type de comptabilité sont proposés selon la forme juridique, avec une justification fondée sur l’art. 957 CO. L’aperçu inclut les comptes de capital manquants. L’assujettissement TVA doit être choisi explicitement ; la méthode TVA reste au choix du client.
Étape par étape
- Renseigner la forme juridique de l’entreprise dans les paramètres.
- Ouvrir Finance pour l’entreprise et vérifier la proposition et sa justification.
- Choisir explicitement l’assujettissement TVA, vérifier ou modifier le modèle et le type de comptabilité et compléter les autres données.
- Vérifier l’aperçu des comptes et confirmer la configuration avec le formulaire.
Définir la TVA à la configuration
Finance | base › Configuration et TVA
La configuration demande l’assujettissement à la TVA sans présélection et la date de validité. Si Oui, le numéro TVA, la méthode, le type de décompte, la période et les taux de dette fiscale nette éventuels sont vérifiés. Comptabilité et statut sont enregistrés ensemble ; seul un statut enregistré confirme le point de la liste.
Étape par étape
- Choisir un modèle adapté.
- Saisir date, assujettissement, numéro, méthode et période sur la page TVA.
TVA lors de la configuration comptable
Finance | base
La configuration demande l’assujettissement à la TVA sans présélection et la date de validité. Si Oui, le numéro TVA, la méthode, le type de décompte, la période et les taux de dette fiscale nette éventuels sont vérifiés. Comptabilité et statut sont enregistrés ensemble ; seul un statut enregistré confirme le point de la liste.
Étape par étape
- Choisir Oui ou Non et la date de validité.
- Si Oui, compléter les indications TVA et configurer la comptabilité.
Paramètres
Finance | base › Paramètres › Paramètres Finance
Gérer les règles « Toujours comptabiliser ainsi » par fournisseur (plusieurs par fournisseur, critère, automatique avec limite, applications, dernière utilisation), banque pour les ordres de paiement, centres de coûts et accès fiduciaire.
Étape par étape
- Sous « Règles », modifier, désactiver ou activer une règle.
- Saisir la banque de la société avec IBAN.
- Créer des centres de coûts avec numéro et libellé.
- Marquer un utilisateur de la fiduciaire comme fiduciaire.
Inviter une fiduciaire
Finance | base › Paramètres › Paramètres Finance › Accès fiduciaire
Inviter une fiduciaire externe dans un dialogue avec e-mail, sociétés et niveau de droits.
Étape par étape
- Ouvrir «Inviter une fiduciaire» et saisir le nom, l’e-mail et le bureau.
- Choisir au moins une société et le niveau lecture, comptabilisation/export ou clôture.
- Envoyer l’invitation ; en cas d’échec, la renvoyer sous Paramètres › Utilisateurs.
Configurer les ventes
Paramètres de vente
Finance | base › Paramètres de vente › Général
Définit pour la société l’expéditeur, les délais de paiement, les rappels, les séries de numéros, la validité des offres, l’envoi et PayPal. À droite, vous réglez le « Statut TVA » avec sa date. D’autres rubriques mènent aux comptes bancaires, modèles, textes d’e-mail, groupes de clients, champs libres et à l’export.
Étape par étape
- Sous « Expéditeur (bénéficiaire) », compléter l’entreprise, l’adresse et l’e-mail de la comptabilité.
- Sous « Délais de paiement et rappels », fixer le délai de paiement, le rappel et les relances.
- Sous « Numérotation », contrôler le format des numéros de documents.
- Sous « Envoi et portail », régler la copie cachée, les notifications et l’instruction de paiement.
- Dans l’encadré « Statut TVA », saisir l’assujettissement, la date et le numéro, puis enregistrer.
Modèles
Finance | base › Paramètres de vente › Modèles
Définit l’apparence des documents : couleur d’accent, logo, fenêtre d’adresse, taille de police, pied de page et textes standard par type de document et par langue. Un aperçu montre une facture type.
Étape par étape
- Créer avec « Nouveau modèle », donner un « Nom » et cliquer sur « Créer ».
- Ouvrir le modèle et régler la mise en page, la couleur d’accent, le logo et le pied de page.
- Sous « Textes standard », saisir les textes d’en-tête et de pied par type de document et par langue.
- Contrôler la facture type avec « Actualiser l’aperçu ».
- « Par défaut » le définit comme modèle de la société.
Textes d’e-mail
Finance | base › Paramètres de vente › Textes d’e-mail
Définit les textes des e-mails de documents selon l’occasion, par ex. offre, facture, rappel de paiement ou relance. Sans texte propre, le texte standard s’applique dans la langue du client.
Étape par étape
- Sous « Occasion », choisir l’occasion de l’e-mail.
- Saisir un « Objet » et un « Texte » propres ; les « Variables » insèrent les données du document et du client.
- Au besoin, ajouter une adresse en copie cachée et enregistrer.
- Avec « Revenir au texte standard », vous revenez au texte standard.
Listes de prix
Finance | base › Paramètres de vente › Listes de prix
Crée des listes de prix nommées : prix par article dans une devise, limités dans le temps si souhaité, pour certains clients ou groupes de clients. Les prix peuvent être repris du prix de catalogue avec majoration ou remise.
Étape par étape
- Sous « Nouvelle liste de prix », saisir le nom, la devise et éventuellement la validité, puis cliquer sur « Créer ».
- Ouvrir la liste et définir les prix par article ou les remplir avec « Reprendre le prix de catalogue » et une majoration/remise en pour cent.
- Sous « S’applique à », choisir des clients ou groupes de clients et cliquer sur « Attribuer ».
Comptes bancaires
Finance | base › Paramètres de vente › Comptes bancaires
Enregistre les coordonnées bancaires de la société pour la section paiement des factures : IBAN, QR-IBAN, monnaie et compte du plan comptable. Il y a un compte par défaut par monnaie.
Étape par étape
- Ouvrir la page « Comptes bancaires ».
- Choisir « Nouveau compte bancaire » et saisir « Désignation », « Monnaie » et « IBAN » ou « QR-IBAN ».
- Avec « Compte standard pour cette monnaie », définir le compte utilisé pour les nouveaux documents.
- Mettre hors service les comptes inutiles avec « Désactiver ».
Canaux de paiement
Finance | base › Paramètres de vente › Paiements
Configure le paiement en ligne par carte et TWINT via le prestataire Datatrans, fixe un supplément et règle le traitement des paiements excédentaires et insuffisants.
Étape par étape
- Ouvrir les paramètres de vente et choisir la rubrique « Paiements ».
- Saisir le Merchant ID, le mot de passe et la clé HMAC du compte Datatrans.
- Choisir les modes de paiement et activer « Proposer le paiement en ligne dans le portail client ».
- Saisir l’adresse du webhook affichée dans le compte Datatrans.
- Sous « Paiements excédentaires et insuffisants », fixer la tolérance et la règle.
Champs libres
Finance | base › Paramètres de vente › Champs libres
Définit des champs supplémentaires pour les documents, positions, clients et articles. Pour chaque champ, vous choisissez le type (« Texte », « Nombre », « Date », « Liste de choix »), la désignation par langue et son affichage sur le PDF.
Étape par étape
- Sous « Domaine », choisir ce à quoi le champ s’applique.
- Ouvrir « Nouveau champ » et saisir « Clé », « Type » et les désignations.
- Au besoin, cocher « Afficher sur le PDF ».
- Enregistrer ; le champ apparaît dans les formulaires correspondants.
Groupes de clients
Finance | base › Paramètres de vente › Groupes de clients
Réunit des clients en groupes avec des valeurs communes : rabais, délai de paiement, langue, monnaie, modèle, type de prix et blocage des rappels. Ces valeurs s’appliquent à tous les clients du groupe, sauf si le client a une autre saisie.
Étape par étape
- Ouvrir « Nouveau groupe de clients » et donner un « Nom ».
- Fixer le rabais, le délai de paiement, la langue, la monnaie et le modèle, puis enregistrer.
- Ouvrir un client et y choisir le groupe de clients.
- Déplier un groupe existant dans la liste pour le modifier.
Export
Finance | base › Paramètres de vente › Export
Télécharge les documents et listes de la société : tous les PDF d’une année en ZIP, les listes des débiteurs et des paiements en CSV, ainsi que les adresses des clients actifs pour publipostage et étiquettes.
Étape par étape
- Sous « PDF des documents en ZIP », choisir l’année (« Année ») et cliquer sur « Télécharger ».
- Sous « Listes (CSV) », télécharger « CSV débiteurs » ou « CSV paiements ».
- Pour un publipostage, télécharger « Adresses des clients ».
Interface (API et webhooks)
Finance | base › Paramètres de vente › Interface
Relie d’autres programmes comme vos forums à Finance : une clé API limitée par forum et des webhooks qui signalent immédiatement des événements comme « facture payée ».
Étape par étape
- Sous « Clés API », saisir le nom et l’abréviation du forum (p. ex. « hf »), vérifier les droits et cliquer sur « Créer une clé ».
- Choisir les sociétés : sans sélection, toutes celles couvertes par chaque droit choisi sont incluses. La liste indique le périmètre actuellement effectif.
- Copier immédiatement la clé affichée et l’enregistrer dans le forum – elle n’apparaît qu’une fois.
- Sous « Webhooks », indiquer l’adresse https du forum, le forum et les événements, puis « Créer un webhook » ; enregistrer le secret dans le forum pour vérifier la signature.
- « Révoquer » les clés qui ne servent plus.
Unités
Finance | base › Unités
Les unités standard sont communes à votre organisation. Modifiez les noms dans les quatre langues, ajoutez ou désactivez des unités. Les textes des documents existants restent inchangés.
Étape par étape
- Ajouter une unité
- Les unités standard sont communes à votre organisation. Modifiez les noms dans les quatre langues, ajoutez ou désactivez des unités. Les textes des documents existants restent inchangés.
Reprise de données
Reprise depuis Invoice Ninja
Finance | base › Paramètres de vente › Reprise
Reprend clients, produits, offres, factures, avoirs, paiements et factures récurrentes d’un export – d’abord en essai, puis avec le même fichier ; les PDF originaux sont ajoutés ensuite.
Étape par étape
- Choisir le fichier d’export (JSON), vérifier les monnaies et l’avance des séries, « Lancer l’essai ».
- Vérifier le rapport (compteurs et remarques, sans données personnelles).
- Choisir le même fichier et « Exécuter » – en cas d’interruption, reprendre avec le même fichier.
- Téléverser les PDF originaux (nom = numéro du document) et « Attribuer les PDF ».
- Démarrer les séries une à une après contrôle.
Quantités du rapport de reprise
Finance | base › Paramètres › Paramètres Finance › Vente et factures › Reprise
Simulation et exécution montrent par type les enregistrements source, lisibles et invalides en plus des résultats métier.
Étape par étape
- Créer une simulation.
- Comparer les sources à la somme des entrées lisibles et invalides par type.
- Comparer séparément l’exécution à la simulation.
Rapprocher la reprise des originaux
Finance | base › Paramètres › Paramètres Finance › Vente et factures › Reprise
Le rapport compare la source et toutes les pièces reprises, les pièces absentes ou supplémentaires, les PDF originaux et les soldes par devise.
Étape par étape
- Vérifier l’export puis exécuter avec le même fichier.
- Importer les PDF avec un numéro unique ou type__ID-externe.pdf.
- Rouvrir le rapport pour inclure les pièces et PDF déjà présents.
La prochaine étape commence par une discussion.