La pratique des PME suisses
Données de base et portail client
Instructions pour « Données de base et portail client » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Données de base et portail client
Clients
Finance | base › Clients
Gère les débiteurs de la société avec des valeurs par défaut pour les nouveaux documents. La liste est consultable ; dans la fiche, vous voyez les documents, les « Postes ouverts » et le portail client.
Étape par étape
- Choisir « Nouveau client », saisir « Adresse » et les valeurs par défaut, puis enregistrer.
- Dans la liste, rechercher par entreprise, contact, localité ou e-mail et ouvrir un client.
- Dans la fiche, commencer directement un document avec « Nouvelle offre » ou « Nouvelle facture ».
- Dans l’encadré « Portail client », copier le lien ou définir un « Mot de passe du portail ».
- Avec « Désactiver le client », vous retirez un client de la sélection des nouveaux documents.
Vérifier les doublons clients
Finance › Kunden
La création détecte une entreprise ou une adresse e-mail identique dans la même société.
Étape par étape
- Vérifiez le client existant. Pour créer un autre client, confirmez explicitement la création malgré le doublon.
Articles
Finance | base › Articles
Tient les produits et prestations avec prix, code TVA, compte de produits et prix par client. Les articles se choisissent dans les documents et les séries. Article physique, Prestation, Numérique, Livraison, Frais/débours. Le prix d’achat, le GTIN, la référence fournisseur, les variantes, les étiquettes et le stock sont réservés aux articles physiques. Effacez les valeurs existantes avant de changer le type.
Étape par étape
- Créer un article avec « Nouvel article » et saisir « Numéro d’article », « Désignation », « Prix CHF » et « TVA ».
- Dans la liste, rechercher par « Numéro, texte ou catégorie » ou filtrer par « Catégorie ».
- Cliquer sur un article pour le modifier.
- Dans l’encadré « Prix clients », enregistrer un client avec prix ou rabais propre.
- Fréquence de facturation: Unique, Par mois, Par trimestre, Par an.
- Un type proposé porte une note de contrôle interne. Vérifiez le type et enregistrez sa modification ou choisissez «Marquer comme vérifié». La liste propose le filtre «À vérifier» avec compteur. La suppression de la note est journalisée ; la note ne figure pas dans les API publique ou mobile.
Projets
Finance | base › Projets
Liste les projets de la société avec client, statut, heures et montants facturés ainsi que l’avancement du budget. La liste des projets est commune avec la saisie du temps de HR | base.
Étape par étape
- Ouvrir Finance | base › Projets.
- Choisir « Nouveau projet » et saisir numéro, nom, client, mode de facturation et budget.
- Enregistrer : le projet s’ouvre ensuite avec tâches, temps, jalons et taux horaires.
Projet
Finance | base › Projets › ouvrir un projet
Un projet avec onglets : aperçu (données, budget), tâches sous forme de tableau kanban, temps (facturer les heures ouvertes, saisir du temps manuel), jalons (atteint, facturer) et taux horaires avec activités.
Étape par étape
- Dans l’onglet « Tâches », créer des tâches et les déplacer entre les colonnes avec les flèches ou par glisser-déposer.
- Dans l’onglet « Temps », choisir la date, sélectionner les lignes ouvertes et « Facturer les heures » : un projet de facture est créé.
- Dans l’onglet « Jalons », marquer un jalon comme atteint et le facturer pour les projets forfaitaires.
- Dans l’onglet « Taux horaires », définir des taux par personne ou activité.
Portail client
Finance | base › Paramètres de vente › Portail
Affiche le lien vers la vitrine publique, examine les documents des clients et valide les inscriptions. Le portail client fonctionne toujours sous app.kmubase.ch/<abréviation> ; il n'y a pas de domaine propre.
Étape par étape
- Ouvrir les paramètres de vente et choisir la rubrique « Portail ».
- Consulter les documents et les accepter ou les refuser.
- Valider les inscriptions confirmées ; le client reçoit le lien du portail par e-mail.
Lier le portail sur votre site
Finance | base › Paramètres › Paramètres Finance › Vente et factures › Portail
Un lien public de connexion et un code HTML peuvent être copiés pour votre site.
Étape par étape
- Copier le lien ou le code HTML dans «Portail client sur votre site web».
- Insérer le code sur votre site et ouvrir la connexion.
Paiements, pièces et contacts dans l’espace client
Espace client › Factures, offres, commandes, paiements et profil ; Vente › Clients
Régler ensemble les factures ouvertes par devise en ligne ; sans paiement en ligne actif, régler chaque facture QR avec sa propre référence. Le code QR figure sur la pièce. Filtre annuel, sélection ZIP, extrait de compte par période et dépôt sur facture ou offre sont disponibles. Un contact peut accéder uniquement aux offres, y compris pour les liens directs et les ZIP. Après acceptation, une page de remerciement indique la suite ; la commande émise renvoie à l’offre. L’espace client complet nécessite une connexion personnelle. Les anciens liens généraux affichent une page d’accès invité avec connexion et indication pour demander une invitation ; les anciennes sessions issues de ces liens ne donnent plus accès à tout l’espace. Chaque document reste accessible via son propre lien dans l’e-mail. Sur mobile, le montant et le statut occupent chacun une ligne pouvant se répartir sur plusieurs lignes.
Étape par étape
- Vérifier le total par devise et choisir un paiement en ligne disponible ; sinon payer chaque facture QR séparément.
- Filtrer par année et statut, cocher les pièces et télécharger la sélection ZIP. Saisir les dates de l’extrait de compte.
- Déposer des documents sur la facture ou l’offre. Inviter et gérer les contacts dans le profil ou avec le droit de vente dans le backoffice.
- Avec un ancien lien général, se connecter ou demander une invitation personnelle au fournisseur. Ouvrir un document via son propre lien dans l’e-mail.
Portail client : notifications et tâches ouvertes
Finance | base › Vue d’ensemble › Tâches ; Vente › Clients ou document
Les paiements du portail client apparaissent dans la cloche. Les nouveaux documents, devis acceptés sans document suivant, demandes de modification d’adresse et questions non lues apparaissent dans les tâches avec un lien vers le client ou le document. Les documents envoyés sont visibles sur la pièce associée et peuvent y être acceptés ou refusés. L’historique affiche la personne de contact associée.
Étape par étape
- Ouvrir et traiter la tâche. Elle disparaît après acceptation ou refus du document, conversion du devis ou décision sur la modification d’adresse. Les questions non lues mènent à la conversation sur la pièce.
- L’ancienne adresse e-mail confirme le changement de facturation via un lien à usage unique valable 24 heures. La demande peut ensuite être approuvée en interne. Sans ancienne adresse, cette confirmation n’est pas nécessaire.
- Configurer le paiement en ligne avec l’étape facultative de la liste de configuration, sous Vente › Paramètres › Paiements.
La prochaine étape commence par une discussion.