Aus der Praxis für Schweizer KMU
Einkauf, Bank & Zahlungen
Anleitungen zu «Einkauf, Bank & Zahlungen» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Einkauf, Bank & Zahlungen
Einkauf & Spesen
Rechnungseingang
Finance | base › Rechnungseingang
Nimmt Rechnungen per Mail, Upload oder Scan an, liest QR-Code und Text aus und schlägt Kreditor, Konto, MWST-Code, Kostenstelle, Fälligkeit und Zahlungsreferenz vor – bei mehreren Positionen je Position. «Vorschlag buchen» übernimmt die vorgeschlagenen Werte. Nach Änderungen wechselt die Hauptaktion zu «Geänderte Buchung prüfen und buchen». «Buchen und Regel speichern» bucht zusätzlich mit einer Regel für den gewählten Geltungsbereich. Ohne Automatik bleiben künftige Rechnungen zur Prüfung; Automatik benötigt eine Betragsgrenze.
Schritt für Schritt
- Rechnung an die Rechnungsadresse senden (steht in den Einstellungen) oder als PDF/Foto hochladen.
- Eingang öffnen und das Original neben dem Vorschlag prüfen.
- Bei Bedarf Konto, Kostenstelle oder Aufteilung ändern. Für eine Aufteilung weitere Zeilen einblenden (bis 20); der noch nicht verteilte Betrag steht daneben.
- «Buchen und Regel speichern» wählen und festlegen, wofür die Regel gilt (z. B. eine Vertragsnummer oder alle Rechnungen des Lieferanten); «automatisch» nur mit Betragsgrenze.
- Beim Hochladen zeigt der Knopf den Lesevorgang; Meldung und Link des vorherigen Uploads verschwinden während des nächsten Uploads. Text-PDFs werden direkt gelesen, gescannte PDFs per Texterkennung. Scheitert die automatische Erkennung, Original öffnen und die Rechnungsangaben im Vorschlag manuell ergänzen.
Konten und MWST im Rechnungseingang
Finance | base › Rechnungseingang › Buchungsvorschlag
Konten lassen sich nach Nummer oder Name suchen; zuletzt verwendete Lieferantenkonten stehen oben. MWST-Codes zeigen Bezeichnung und Satz. Erkannte Sätze gehen alten Vorgaben ohne MWST vor. Altregeln verwenden für belegte alte Rechnungsnummern die aktuelle Nummer.
Schritt für Schritt
- Konto im Suchfeld wählen, bei Bedarf jede Splitzeile einzeln.
- Erkannten MWST-Satz und Buchungstext prüfen.
- Vorschlag prüfen und buchen oder «Immer so buchen» wählen.
Bestellungen und Ausgaben
Finance | base › Einkauf und Bank › Bestellungen
Bestellungen an Lieferanten erfassen und in eine Lieferantenrechnung überführen, wiederkehrende Ausgaben erzeugen und genehmigte Spesen verbuchen.
Schritt für Schritt
- Unter «Bestellungen» Lieferant und Positionen erfassen; je Position optional einen lagergeführten Artikel der Gesellschaft wählen. Mit Artikel bucht der Wareneingang den Lagerzugang zum Bestellpreis; ohne Artikel bleibt die Position ohne Lagerbezug.
- Bei Rechnungseingang «In Lieferantenrechnung überführen» mit Betrag und Nummer.
- Unter «Wiederkehrend» Miete oder Abos anlegen und «Fällige erzeugen».
- Unter «Spesen» genehmigte Abrechnungen verbuchen.
Firmenkarte
Finance | base › Einkauf und Bank › Firmenkarte
Kartenabrechnung der Firmenkarte einlesen, Quittungen anhängen und jede Transaktion verbuchen oder als privat markieren.
Schritt für Schritt
- Unter «Kartenabrechnung einlesen» die CSV-Datei der Bank wählen (Spalten Datum, Händler, Betrag) und auf «Kartenabrechnung einlesen» klicken.
- Je Transaktion bei «Quittung» die Quittung wählen und «Anhängen».
- Aufwandkonto und MWST % prüfen und auf «Verbuchen» klicken – oder «Privat» wählen.
Spesen
Finance | base › Spesen
Spesen mit Beleg erfassen, einreichen und den Stand verfolgen. Vorgesetzte bzw. die Buchhaltung genehmigen; die eigene Abrechnung genehmigt immer eine andere Person.
Schritt für Schritt
- «Neue Abrechnung» mit Titel anlegen.
- Zuerst Foto aufnehmen oder Belegdatei wählen, danach Betrag, Zweck, Kategorie und Datum erfassen. Die Position mit einem Knopf speichern; Fremdwährung/Kurs und MWST bei Bedarf aufklappen.
- Bei neuen Abrechnungen wird die gültige Auszahlungs-IBAN aus der eigenen Personalakte übernommen. Prüfen und bei Bedarf in der Abrechnung ändern; die Personalakte bleibt unverändert.
- «Einreichen» wählen; Genehmigende finden die Abrechnung unter «Zu genehmigen».
- Im Entwurf oder nach einer Ablehnung eine Position direkt korrigieren (Betrag, Datum, Text oder Beleg); der Beleg bleibt, solange Sie keinen neuen wählen.
- Liste und Detail nennen vor dem Einreichen die Genehmigenden mit Namen und Zuständigkeit. Nach dem Entscheid erscheinen Name, heutige Grundrolle und Datum; fehlt eine zuständige Person, zeigt die Ansicht dies ausdrücklich.
- Nach der Dateiwahl «Beleg auslesen» wählen. Die vorhandene QR-/Text-/OCR-Erkennung schlägt Betrag, Datum, Händler, Währung und einen eindeutigen MWST-Satz vor. Angaben prüfen; die Datei bleibt für das Speichern gewählt.
- Bei Fremdwährung «Monatskurs vorschlagen» wählen, den angezeigten Monat und Kurs prüfen und bestätigen. Bei CHF bleiben Kursfelder verborgen. Ohne verfügbaren Kurs manuell erfassen.
- Offene Spesenabrechnungen erscheinen für berechtigte Genehmigende im Posteingang der HR-Übersicht. Aufgaben öffnen «Zu genehmigen» direkt bei der Abrechnung. Auch die Detailseite bietet Genehmigen und Ablehnen mit Pflichtgrund, sofern Sie entscheiden dürfen. Eigene Abrechnungen genehmigen Sie nicht selbst; Mandanten-, Team- und Gesellschaftsrechte gelten weiterhin. Antragstellende erhalten jeden Entscheid mit Kommentar in der Glocke und je nach Einstellung per Push und E-Mail.
Bank & Zahlungsläufe
Kreditoren und Zahlungslauf
Finance | base › Einkauf und Bank › Freigeben und zahlen
Offene Lieferantenrechnungen freigeben oder sperren und fällige, freigegebene Rechnungen in einem Zahlungslauf als Zahlungsdatei (pain.001) ausgeben.
Schritt für Schritt
- Offene Rechnung prüfen und «Freigeben» wählen. Die Rechnung mit Datum, Betrag, Referenz, Kontierung und Original öffnen Sie direkt in der Liste.
- Unter «Zahlungslauf» Fälligkeit und Ausführung setzen und «Vorschlag» wählen.
- Posten auswählen und «Lauf anlegen».
- Nach dem Erstellen die pain.001-Datei direkt am Lauf herunterladen. Bei sicherer Bankablehnung den Lauf mit Grund zurücknehmen: alle Posten und Freigaben werden gemeinsam zurückgesetzt.
Bankkonto vor dem Zahlungslauf prüfen
Finance | base › Einkauf und Spesen › Einkauf und Bank › Zahlungslauf
Ein Zahlungslauf lässt sich erst mit gültiger Gesellschafts-IBAN anlegen. Der Hinweis führt zur bestehenden Bankkontenpflege.
Schritt für Schritt
- Bei einem Bankhinweis dem Link zu Verkauf › Einstellungen › Bankkonten folgen.
- Eine gültige normale IBAN hinterlegen, keine QR-IBAN.
- Zum Zahlungslauf zurückkehren und die Posten wählen.
Zahlungslauf sicher ausführen
Finance | base
Freigabeprüfung, Archivverweis, Zahlungsauftrag, Postenstatus und Laufabschluss werden gemeinsam gespeichert. Gleichzeitige Ausführungen und Änderungen am geprüften Stand können keine zweite Zahlungsdatei erzeugen.
Schritt für Schritt
- Fällige Posten wählen, den Lauf anlegen und mit der erforderlichen Freigabe ausführen. Die fertige Datei direkt am Lauf herunterladen.
Bankabgleich
Finance | base › Einkauf und Bank › Bank
Kontoauszüge (camt.053) und Gutschriftsanzeigen (camt.054) einlesen und jede Bewegung mit einem Vorschlag den offenen Rechnungen oder einer Regel zuordnen.
Schritt für Schritt
- Bankkonto wählen und die camt-Datei einlesen.
- Bei jeder offenen Bewegung den passenden Vorschlag bestätigen.
- Ohne Vorschlag ein Gegenkonto von Hand buchen oder die Bewegung ignorieren. Beim Buchen von Hand das Gegenkonto per Suche und den MWST-Code wählen (bei MWST-Pflicht verlangt).
- Für wiederkehrende Bewegungen (z. B. Bankspesen) eine Regel anlegen.
- Regeln in allen Feldern bearbeiten, insbesondere Betrag ab/bis, MWST-Code und Aktivschalter. Bei Handbuchungen richten sich Pflichtwahl und MWST-Codes nach Richtung und Datum der Bankbewegung.
Begriffe: QR-IBAN und RF-Referenz
Finance | base › Verkaufseinstellungen › Bankkonten
Eine QR-IBAN ist eine besondere IBAN, die Ihre Bank für QR-Rechnungen mit QR-Referenz ausstellt. Sie brauchen sie nur, wenn Sie eine erhalten haben; sonst bleibt das Feld leer. Für die QR-Rechnung genügt Ihre normale Schweizer IBAN; der Zahlteil trägt dann eine RF-Referenz (Creditor Reference), mit der Ihre Zahlungseingänge den Rechnungen zugeordnet werden.
Schritt für Schritt
- Tragen Sie Ihre normale Schweizer IBAN ein.
- Tragen Sie eine QR-IBAN nur ein, wenn Ihre Bank Ihnen eine ausgestellt hat.
Bank: Kontoauszüge und Zahlungsdateien
Einstellungen › Firmeneinstellungen › Datenaustausch › Bank
Liest Kontoauszüge (camt.053/054/052) ein und ordnet Zahlungseingänge den Rechnungen zu, verbindet Konten direkt über EBICS oder bLink und übermittelt freigegebene Zahlungsdateien (pain.001).
Schritt für Schritt
- Kontoauszug wählen, «Prüfen» und danach «Übernehmen».
- Für den automatischen Abruf eine Bankverbindung anlegen, die Einwilligung erteilen und bei EBICS die Schlüssel senden sowie den Brief an die Bank schicken.
- Nach der Freischaltung durch die Bank «Bankschlüssel abholen» und danach «Kontoauszüge abrufen».
- Zahlungsdatei hochladen; eine zweite Person gibt sie frei und übermittelt sie.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.