Aus der Praxis für Schweizer KMU
Zahlungseingang & Mahnwesen
Anleitungen zu «Zahlungseingang & Mahnwesen» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Zahlungseingang & Mahnwesen
Verzugszins auf Mahnungen
Verzugszins auf Mahnungen
Je Gesellschaft ausschaltbarer Verzugszins ab der ersten Mahnung, zusätzlich zur separaten Mahngebühr.
Schritt für Schritt
- In den Verkaufseinstellungen Verzugszins einschalten und den Jahressatz prüfen.
- Einzelmahnung oder Mahnlauf erstellen; PDF und Mail weisen Betrag, Satz und Tage aus.
Gesperrte Perioden und MWST-Abschluss
Finance | base › Verkauf › Beleg › Zahlung erfassen; Finance | base › MWST
Zahlungen, Gutschriften, Retouren, Mahngebühren und der Bankabgleich prüfen vor dem Speichern dieselben Sperren wie das Journal. Liegt das Datum in einem gesperrten Monat oder abgeschlossenen Geschäftsjahr, wird nichts gespeichert und das erste offene Datum vorgeschlagen.
Schritt für Schritt
- Zahlung wie gewohnt erfassen.
- Erscheint der Hinweis auf eine gesperrte Periode, «Per <Datum> buchen» wählen oder die Periode zuerst entsperren lassen.
- Beim Saldosteuersatz die Liste der Buchungen mit effektiven Umsatzcodes prüfen und die Codes korrigieren.
Zahlungseingänge
Finance | base › Zahlungseingänge
Zeigt die letzten Zahlungen, nicht zugeordnete Gutschriften aus Bankdateien und die letzten Importe. Über «Bankdatei einlesen» lesen Sie eine Datei ein und ordnen offene Zahlungen einer Rechnung zu.
Schritt für Schritt
- Unter «Bankdatei einlesen» die Datei (camt.054 oder camt.053) wählen und «Einlesen».
- Zahlungen mit QR- bzw. RF-Referenz werden der Rechnung automatisch zugeordnet.
- Unter «Nicht zugeordnete Gutschriften» bei jeder Zahlung die «Rechnung» wählen und «Zuordnen».
- Unter «Letzte Zahlungseingänge» und «Letzte Bankdateien» das Ergebnis kontrollieren.
- Oben rechts über «Debitoren-CSV» und «Zahlungseingänge-CSV» die Listen als CSV laden.
Zahlungsbestätigung erneut senden
Finance | base › Einstellungen › Finance-Einstellungen › Verkauf und Rechnungen
Sicher fehlgeschlagene Bestätigungen lassen sich ohne neue Zahlungsbuchung wiederholen.
Schritt für Schritt
- Offene Zahlungsbestätigungen prüfen.
- Bei sicher fehlgeschlagenem Versand «Bestätigung erneut senden» wählen.
Kontoauszug vollständig prüfen
Finance | base › Einstellungen › Finance-Einstellungen › Verkauf und Rechnungen › Kontoauszug
Eine CSV-Datei mit ungültigen Zeilen wird vollständig abgewiesen; es gehen keine Zeilen still verloren.
Schritt für Schritt
- Datei hochladen.
- Bei Formatfehlern alle Zeilen korrigieren und die Datei erneut hochladen.
Mahnwesen
Finance | base › Mahnwesen
Zeigt die fälligen Rechnungen der Gesellschaft mit Stand und Vorschlag der nächsten Mahnstufe («Zahlungserinnerung», «1. Mahnung», «2. Mahnung»). Sie mahnen einzeln oder mit dem Mahnlauf für alle Vorschläge zugleich.
Schritt für Schritt
- Das Mahnwesen öffnen und die Liste der fälligen Rechnungen prüfen.
- Pro Zeile Stand, Vorschlag, Frist und Gebühr ansehen.
- Mit «Mahnen» eine einzelne Mahnung erstellen und senden; die Rückfrage bestätigen.
- Für alle Vorschläge zugleich den Mahnlauf starten und bestätigen.
- Nach dem Mahnlauf zeigt die Übersicht getrennt, wie viele Mahnungen erstellt und wie viele zugestellt wurden; eine nicht zugestellte Mahnung erneut senden oder per Post versenden.
Angaben im Mahn-PDF
Finance › Verkauf › Mahnwesen
Mahn-PDFs übernehmen Steuervermerk, Bedingungen, Fusstext und Überweisungsreferenz aus der ausgestellten Rechnung. Zahlungsangaben und Belegwährung bleiben erhalten.
Schritt für Schritt
- Mahnung erstellen und PDF vor dem Versand prüfen.
Mahnen, Bankabgleich und Gesellschaftswahl
Finance | base › Mahnwesen, Einkauf und Bank, Einstellungen
Vor einer einzelnen Mahnung oder einem Mahnlauf zeigt die Vorschau Stufe, offenen Betrag, zusätzliche Gebühr, Frist und E-Mail-Empfänger. Eine Rückmeldung bleibt über der Liste sichtbar. «Zu erledigen» zählt nur jetzt mögliche nächste Mahnstufen. Der Bankabgleich zeigt die vorgeschlagenen Belege und Partner; Gegenkonten werden aus dem aktiven Kontenplan gewählt. Nach der Buchung bleibt die Rückmeldung mit Buchungsnummer sichtbar, sofern eine Journalbuchung direkt zugeordnet ist.
Schritt für Schritt
- Vor dem Mahnen die Einzel- oder Laufvorschau öffnen und prüfen.
- Im Bankabgleich den Vorschlag mit Belegen, Partnern und Beträgen prüfen oder ein Gegenkonto wählen.
- Die Hinweise und Links verbinden Zahlungseingänge, Bankabgleich und Bankkonten. Die bisherigen Erfassungswege bleiben erhalten.
- Am Handy stehen Kreditoren mit Freigabe und Aktionen in Karten. Die Bereiche umbrechen.
- Die Gesellschaft oben im Seitenkopf gilt für Belege und Lager; der Wechsel wird für Finance gemerkt. Die Wahl erscheint nur bei mehreren zugänglichen Gesellschaften. Leere Listen können von der gewählten Gesellschaft abhängen.
Kundenguthaben nach Überzahlung
Finance | base › Verkauf › Beleg
Bei CHF-Zahlungen wird nur der offene Forderungsteil gegen das Debitorenkonto gebucht. Der Mehrbetrag geht gemäss Einstellung auf Kundenguthaben bzw. Rückerstattung (2030) oder Trinkgeldertrag (3400). Kundenguthaben ist auch auf bezahlten Rechnungen sichtbar. Der Zahlungsdialog bestätigt den Mehrbetrag und die angewendete Überzahlungsregel. Das Guthaben erscheint auch in der Kundenliste und Kundenkarte.
Schritt für Schritt
- Zahlungsregel prüfen.
- Kundenguthaben auf dem Beleg oder in der Kundenkarte ansehen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.