Einrichtung & Übersicht

Startseite von Finance | base. Sie zeigt die Funktionen für Offerten, Aufträge und Rechnungen mit QR-Rechnung, Abgleich der Zahlungseingänge und Mahnungen, Lieferantenrechnungen sowie Buchhaltung mit MWST-Abrechnung. Unter «Schon heute gemeinsam» finden Sie die Grundlagen, die Finance | base mit allen Apps von KMU | base teilt: Benutzer und Rollen, Firmen und Einstellungen, Zugriffsprotokoll sowie Anmeldung und Sicherheit.

Aus der Einrichtungs-Checkliste sehen Sie zuerst Bankname und IBAN, MWST ja/nein und die vorbelegte Absenderadresse. Weitere Angaben bleiben eingeklappt erreichbar.

Wenn noch kein aktiver Kunde der Gesellschaft vorhanden ist, ist «Neuer Kunde» im Beleg direkt geöffnet. Nach dem Anlegen ist der Kunde sofort gewählt.

Zeigt flüssige Mittel, Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres, offene Debitoren und Kreditoren, Belege zum Prüfen und die nächste MWST-Frist. Ohne eingerichtete Buchhaltung erscheint das Einrichten.

Bei einer neuen Finance-Einrichtung werden Kontenvorlage und Buchhaltungsart nach der Firmenrechtsform vorgeschlagen und mit OR 957 begründet. Die Kontenvorschau enthält fehlende Eigenkapital-Konten. Die MWST-Pflicht ist ausdrücklich zu wählen; die MWST-Methode bleibt Wahl des Kunden.

Der Einrichtungsablauf fragt ohne Vorauswahl nach der MWST-Pflicht und dem Gültigkeitsdatum. Bei Ja werden MWST-Nummer, Methode, Abrechnungsart, Periode und gegebenenfalls Saldosätze geprüft. Buchhaltung und Status werden gemeinsam gespeichert; erst ein gespeicherter Status bestätigt den Checklistenpunkt.

Der Einrichtungsablauf fragt ohne Vorauswahl nach der MWST-Pflicht und dem Gültigkeitsdatum. Bei Ja werden MWST-Nummer, Methode, Abrechnungsart, Periode und gegebenenfalls Saldosätze geprüft. Buchhaltung und Status werden gemeinsam gespeichert; erst ein gespeicherter Status bestätigt den Checklistenpunkt.

Regeln «Immer so buchen» je Lieferant verwalten (mehrere je Lieferant, Merkmal, Automatik mit Grenze, Treffer, letzte Anwendung), Bank für Zahlungsaufträge, Kostenstellen und Treuhand-Zugänge.

Externe Treuhand mit E-Mail, Gesellschaften und Rechtestufe in einem Dialog einladen.

Legt für die Gesellschaft Absender, Zahlungsfristen, Mahnwesen, Nummernkreise, Gültigkeit von Offerten, Versand und PayPal fest. Rechts stellen Sie den «MWST-Status» mit Datum ein. Weitere Bereiche führen zu Bankkonten, Vorlagen, Mailtexten, Kundengruppen, Freien Feldern und Export.

Gestaltet das Aussehen der Belege: Akzentfarbe, Logo, Adressfenster, Schriftgrösse, Fusszeile und Standardtexte je Belegart und Sprache. Eine Vorschau zeigt eine Muster-Rechnung.

Legt die Texte der Belegmails je Anlass fest, z. B. Offerte, Rechnung, Zahlungserinnerung oder Mahnung. Ohne eigenen Text gilt der Standardtext in der Sprache des Kunden.

Legt benannte Preislisten an: Preise je Artikel in einer Währung, auf Wunsch befristet, für bestimmte Kunden oder Kundengruppen. Preise lassen sich aus dem Listenpreis mit Auf- oder Abschlag übernehmen.

Erfasst die Bankverbindungen der Gesellschaft für den Zahlteil der Rechnungen: IBAN, QR-IBAN, Währung und Konto im Kontenplan. Je Währung gibt es ein Standardkonto.

Richtet die Online-Zahlung mit Karte und TWINT über den Zahlungsdienstleister Datatrans ein, legt einen Zuschlag fest und regelt den Umgang mit Über- und Unterzahlungen.

Definiert eigene Zusatzfelder für Belege, Positionen, Kunden und Artikel. Je Feld bestimmen Sie Typ («Text», «Zahl», «Datum», «Auswahl»), Bezeichnung je Sprache und ob es auf dem PDF erscheint.

Fasst Kunden zu Gruppen mit gemeinsamen Vorgaben zusammen: Rabatt, Zahlungsfrist, Sprache, Währung, Vorlage, Preisart und Mahnsperre. Die Vorgaben gelten für alle Kunden der Gruppe, sofern am Kunden nichts anderes erfasst ist.

Lädt Belege und Listen der Gesellschaft herunter: alle Beleg-PDFs eines Jahres als ZIP, die Debitoren- und Zahlungslisten als CSV sowie die aktiven Kundenadressen für Serienbrief und Etiketten.

Verbindet andere Programme wie Ihre Foren mit Finance: je Forum ein API-Schlüssel mit Grenze und Webhooks, die Ereignisse wie «Rechnung bezahlt» sofort melden.

Die Standards gelten für Ihren Mandanten. Sie können Namen in allen vier Sprachen ändern, eigene Einheiten hinzufügen oder Einheiten deaktivieren. Bereits gespeicherte Belegtexte bleiben erhalten.

Übernimmt Kunden, Produkte, Offerten, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und wiederkehrende Rechnungen aus einem Export – zuerst als Probelauf, dann mit derselben Datei; Original-PDFs reichen Sie nach.

Probelauf und Ausführung zeigen je Datenart Quelldatensätze, lesbare und ungültige Einträge zusätzlich zu den fachlichen Ergebniszählern.

Der Bericht zeigt Quelle und gesamten übernommenen Belegbestand, fehlende und zusätzliche Belege, Original-PDFs sowie Restbeträge je Währung.