Audits, contrôles et revue

Vue d’ensemble des audits internes, externes et fournisseurs avec numéro, titre, type, date, responsable, statut, questions en suspens et constats (non-conformités majeures et mineures, remarques). Pour les audits externes, un avertissement apparaît lorsque le certificat est expiré ou sur le point de l’être. Les personnes chargées de la gestion voient tous les audits, les autres uniquement ceux dont elles sont responsables ou auditrices.

Planifie un audit avec son type (interne, externe, fournisseur), son titre, sa date et, en option, le programme d’audit, le responsable d’audit, les auditeurs, la liste de contrôle, le périmètre, les objectifs, les critères d’audit et les processus concernés. Le système attribue le numéro d’audit et signale comme non indépendants les responsables des processus choisis.

Affiche les programmes d’audit avec leur période de trois ans au maximum, leurs objectifs et principes, les audits planifiés par année et les processus actifs qui n’ont pas encore d’audit sur la période.

Liste les personnes ayant accès à QMS | base avec leur fonction, leur rôle (direction qualité) et les preuves de qualification issues du référentiel de compétences. La liste aide à choisir des auditeurs indépendants et qualifiés.

Gère des listes de contrôle réutilisables avec des questions d’audit par processus ou par chapitre de la norme. Lors de la préparation d’un audit, les questions de la liste choisie sont reprises et figées. Une liste peut aussi être générée à partir des chapitres de la norme : pour chaque chapitre choisi, une question d’audit est formulée avec nos propres mots.

Affiche un audit avec son déroulement, sa liste de contrôle, ses constats, son rapport et ses mesures. Le responsable et les auditeurs répondent aux questions d’audit (même hors connexion, avec réconciliation en cas de conflit), saisissent les constats et rédigent la synthèse et la conclusion. Les non-conformités majeures et mineures créent automatiquement une mesure corrective, les non-conformités majeures en plus une non-conformité. Avec l’approbation, le rapport est déposé en PDF dans l’archive ; ce n’est qu’ensuite que l’audit est clôturé – si l’archivage échoue, l’audit reste ouvert et l’approbation peut être répétée. Les modifications de l’audit sont retenues pendant la validation du rapport. Après une interruption, un rapport corrigé reçoit sa propre référence d’archive.

Liste les certificats issus d’audits externes avec leur validité et un avertissement 90 jours avant l’échéance, ainsi que vos organismes de certification avec accréditation, normes et contact. « Demander un audit » crée un audit externe planifié avec l’organisme et prépare sur demande un e-mail dans votre propre messagerie.

Contrôles périodiques avec points de contrôle, fréquence et personne responsable. La personne responsable effectue le contrôle et répond à chaque point ; un « Non conforme » donne lieu à un défaut et, sur demande, automatiquement à une mesure.

Crée un contrôle SCI avec objectif, lien avec un risque et un processus, personne responsable, fréquence, prochaine échéance et points de contrôle.

Atteste les exigences opérationnelles de la norme : vérification des exigences des clients, développement, libération de la prestation, identification et traçabilité, biens des clients et des fournisseurs ainsi qu’activités après la livraison. Chaque preuve comporte une liste de contrôle issue du modèle du type, extensible, et est approuvée par une personne habilitée.

Affiche les séances qualité avec date, lieu, lien en ligne, ordre du jour, procès-verbal et participants. Sous la liste, les décisions en suspens issues des séances et des revues de direction sont suivies avec leur responsable, leur échéance et l’état de la mesure correspondante. Les personnes chargées de la gestion voient toutes les séances, les autres uniquement celles auxquelles elles sont invitées.

Planifie une séance qualité avec titre, date et heure, lieu, lien en ligne, participants, ordre du jour et procès-verbal. Les participants sont informés.

Consigne l’évaluation régulière par la direction. Le système reprend des chiffres consolidés issus des objectifs, audits, signalements, réclamations, mesures, risques, contrôles, documents et contexte, ainsi que les décisions antérieures ; la direction évalue chaque section, consigne une conclusion et prend des décisions, qui sont créées comme mesures. Avec l’approbation, le procès-verbal est archivé en PDF.

Affiche la revue de direction sous forme de diapositives : titre, pour chaque section les chiffres du système et l’évaluation de la direction, puis les décisions – pour la séance à l’écran ou au projecteur.

Affiche la préparation à l’audit de certification sous forme d’état pondéré issu de 14 points de contrôle rattachés aux chapitres de la norme, avec les prochaines étapes ainsi que le dernier audit interne, la dernière revue de direction et le certificat. En dessous, on peut composer des rapports à partir de blocs (objectifs, signalements, mesures, réclamations, risques, contrôles, audits, documents, taux de lecture, couverture de la norme, formulaires, utilisation) sur 3 à 24 mois sous forme de graphique et de tableau, les exporter en Excel ou CSV et les enregistrer comme modèle. Le manuel de management peut être imprimé en PDF. Les non-conformités ne sont attestées qu’avec une clôture documentée et un contrôle positif de l’efficacité indiquant la personne et la date. Tous les autres cas restent ouverts avec leur nombre, même sans retard ou en cas de rejet sans cette preuve.