La pratique des PME suisses
Formations et moyens de contrôle
Instructions pour « Formations et moyens de contrôle » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Formations et moyens de contrôle
Formations
Formations (mes formations et catalogue)
QMS | base › Formations
Affiche vos participations avec statut et progression, les formations obligatoires de votre fonction encore en attente et le catalogue de formations. Ouvrir une formation pour s’inscrire à une session, se désinscrire, donner un retour ou, après la clôture, télécharger le certificat en PDF.
Étape par étape
- Sous « Mes formations », vous voyez vos participations et les formations obligatoires en attente.
- Dans l’onglet « Catalogue », ouvrir une formation.
- Pour une session, choisir « S’inscrire » (« Faire la demande » pour les formations soumises à approbation). Si la session est complète, vous passez sur la liste d’attente et avancez automatiquement.
- Après la participation, évaluer la formation (de 1 à 5) et, après la clôture, télécharger le certificat.
- Les personnes chargées de la gestion créent des formations avec « Nouvelle formation », saisissent les sessions, approuvent les demandes, mettent à jour les participations, clôturent, évaluent l’efficacité et inscrivent des personnes.
Créer ou modifier une formation
QMS | base › Formations › Catalogue › « Nouvelle formation » ou, dans une formation, « Modifier »
Crée une formation dans le catalogue ou la modifie : titre, description, type (présentiel, en ligne ou e-learning), durée, qualification dans le référentiel de compétences avec validité, quiz, caractère obligatoire par fonction et nécessité d’une approbation pour l’inscription. Pour l’e-learning, les leçons sont aussi saisies ici.
Étape par étape
- Dans le catalogue, choisir « Nouvelle formation » ou, dans une formation existante, « Modifier ».
- Saisir le titre, la description, le type et la durée (minutes).
- Au besoin, choisir une qualification dans le référentiel de compétences et indiquer la validité en mois (vide = illimitée).
- Au besoin, associer un quiz : la clôture n’est alors possible qu’une fois le quiz réussi.
- Sous « Obligatoire pour les fonctions », saisir une fonction par ligne, telle que saisie dans l’organisation.
- Pour l’e-learning, saisir les leçons dans l’ordre (texte, adresse de la vidéo, support issu de la maîtrise des documents).
- Définir si l’inscription nécessite une approbation et si la formation est proposée au catalogue, puis « Créer la formation » ou « Enregistrer ».
Plan de formation
QMS | base › Formations › Plan de formation
Liste chaque formation obligatoire avec l’effectif attendu (personnes des fonctions concernées) et les personnes qui ne l’ont pas encore terminée. Avec « S’inscrire », vous inscrivez directement une personne ; pour les formations en présentiel et en ligne, à la session choisie. Les personnes dont la clôture a expiré figurent de nouveau sur la liste, avec la mention « Attestation échue ».
Étape par étape
- Ouvrir le plan de formation.
- Pour une personne en attente (en présentiel, choisir d’abord la session), appuyer sur « S’inscrire ».
- La personne reçoit une notification.
Matrice de qualification et exigences par fonction
QMS | base › Formations › Matrice de qualification
Met en regard les personnes et les qualifications : satisfait (vert), arrive à échéance (jaune), expiré ou manquant (rouge), présent en plus (gris), chaque fois avec « valable jusqu’au ». En dessous, vous définissez quelles qualifications une fonction exige (obligatoire) ou devrait avoir (recommandé) ; il en découle le taux de satisfaction.
Étape par étape
- Filtrer par fonction en haut et choisir « Filtrer ».
- Lire les couleurs : le rouge signale des qualifications obligatoires manquantes ou expirées.
- Sous « Exigences par fonction », choisir la fonction et la qualification, cocher « Obligatoire » et choisir « Ajouter une exigence ».
- Supprimer les exigences devenues inutiles avec « Retirer ».
E-learning et quiz
QMS | base › Formations › Ouvrir la formation › E-learning
Pour les formations en e-learning, vous parcourez les leçons dans l’ordre (texte, vidéo, support issu de la maîtrise des documents) et cochez chaque leçon. Si la formation comporte un quiz, vous le passez après toutes les leçons ; une fois le quiz réussi, la formation est terminée.
Étape par étape
- Dans le catalogue, ouvrir la formation en e-learning et choisir « Démarrer le e-learning ».
- Choisir une leçon à gauche, la lire ou regarder la vidéo, puis appuyer sur « Leçon terminée ».
- Poursuivre avec « Leçon suivante » ; la progression figure en haut.
- Après la dernière leçon, le quiz apparaît : cocher toutes les bonnes réponses et choisir « Envoyer les réponses ».
- Échec ? Le quiz peut être repassé.
Créer et modifier un quiz
QMS | base › Formations › Quiz
Gère les quiz pour les formations et pour le contrôle de compréhension lors des lectures obligatoires : questions, réponses, bonnes réponses (coches) et seuil de réussite en pourcentage.
Étape par étape
- Saisir le titre et « Réussi à partir de ( %) ».
- Pour chaque question, saisir le texte et au moins deux réponses, puis cocher les bonnes.
- Choisir « Créer le quiz » ou « Enregistrer ».
- Sélectionner le quiz pour une formation ou un document.
Moyens de contrôle et infrastructure
Moyens de contrôle et infrastructure
QMS | base › Moyens de contrôle
Liste les moyens de contrôle et de mesure, les moyens de travail et auxiliaires, l’infrastructure, les logiciels et l’environnement des processus avec le feu des échéances du prochain contrôle, le statut et le prêt en cours. Vos propres prêts en cours figurent en haut.
Étape par étape
- Filtrer par type ou choisir « échus uniquement ».
- Rechercher par numéro, désignation, numéro de série ou emplacement dans le champ de recherche.
- Ouvrir un moyen de contrôle par son numéro pour l’emprunter ou voir les détails.
Créer un moyen de contrôle
QMS | base › Moyens de contrôle › Créer un moyen de contrôle
Crée un moyen de contrôle avec numéro, désignation, type, fabricant, modèle, numéro de série, emplacement, processus (ressource), responsabilité, intervalle de contrôle, dates de contrôle, acquisition et possibilité de prêt. « Créer plusieurs exemplaires identiques » génère jusqu’à 200 pièces selon un modèle de numéro (# pour le numéro courant).
Étape par étape
- Pour une pièce, remplir les champs sous « Créer individuellement ».
- Pour de nombreuses pièces identiques, saisir le modèle (p. ex. PM-###), le premier numéro et la quantité, puis remplir les indications communes.
- Sans indication du prochain contrôle, la règle est : dernier contrôle plus intervalle.
Importer des moyens de contrôle par CSV
QMS | base › Moyens de contrôle › Importation CSV
Lit un fichier CSV avec point-virgule et ligne d’en-tête, affiche un aperçu avec les erreurs par ligne, puis reprend les lignes sans erreur (500 au maximum).
Étape par étape
- Choisir le fichier ou coller le contenu.
- Choisir « Vérifier (aperçu) » et examiner les erreurs par ligne.
- Créer les lignes sans erreur avec « Reprendre … lignes ».
Moyen de contrôle : contrôles et prêt
QMS | base › Moyens de contrôle › Entrée
Affiche un moyen de contrôle avec ses données de base, les contrôles (étalonnage, contrôle, maintenance) avec résultat, contrôleur, certificat et coûts, le prêt et le retour ainsi que les coûts par année. Un contrôle non réussi bloque le moyen et peut en outre signaler une non-conformité.
Étape par étape
- Emprunter : choisir la période et « Emprunter ».
- Rendre : décrire l’état, cocher en cas de défaut et « Rendre ».
- Avec le droit de gestion, saisir sous « Saisir un contrôle » la date, le type, le résultat, le contrôleur et les coûts.
- Via « Modifier », changer les données de base ou définir le statut.
Coûts des moyens de contrôle
QMS | base › Moyens de contrôle › Coûts
Analyse les coûts des contrôles, étalonnages et maintenances saisis par année, par type et par moyen de contrôle, et affiche les acquisitions.
Étape par étape
- En haut, choisir une année ou afficher toutes les années.
- Dans le tableau, accéder à l’entrée de chaque moyen de contrôle.
La prochaine étape commence par une discussion.