Documents et formulaires

Montre les documents qualité maîtrisés. Tout le monde voit les éditions en vigueur et confirme la lecture ; les personnes autorisées soumettent des brouillons à vérification, vérifient, approuvent avec une date d’entrée en vigueur ou retirent. Les versions avec circuit de maîtrise, état de lecture et utilisation dans les processus sont visibles dans le document.

Crée un document maîtrisé comme brouillon et gère le contenu et les données de base : type, numéro, responsable, révision périodique, processus, distribution (tous, sociétés, départements, fonctions, personnes), obligation de lecture et chapitres de la norme.

Import : un texte collé ou un fichier texte est classé dans des chapitres avec titres courts propres et numéros de chapitre, avec pour chaque chapitre un degré de maturité de 0 à 4 et une justification, ainsi qu’une liste des lacunes. Entretien : questions guidées par type de document ; les réponses donnent un brouillon de document. Les deux peuvent être repris comme nouveau document au statut Brouillon.

Crée pour un document principal une variante pour un site ou une société (document propre en brouillon avec le contenu de l’édition en vigueur). Le document principal liste ses variantes ; la variante affiche une remarque dès que le document principal a une approbation plus récente. Avec « Uniquement pour la distribution », seules les personnes de la distribution, les responsables et les gestionnaires voient le document (liste, vue, API).

Lit à haute voix l’édition en vigueur d’un document avec la synthèse vocale du navigateur, dans la langue de l’interface.

Pour un document maîtrisé, explique ce qui est nouveau, supprimé ou différent dans l’édition affichée par rapport à la précédente – résumé brièvement par l’IA, les différences étant calculées par KMU | base. Utile avant la confirmation de lecture ; « Questions de compréhension avec l’IA » › « Générer les questions » crée les questions correspondantes.

Un document peut exiger un quiz (contrôle de compréhension) et une formation avant l’entrée en vigueur. Le quiz apparaît alors avant « Lu » ; la confirmation de lecture n’est possible qu’après le quiz réussi et la formation terminée. À l’approbation, les personnes de la distribution sont inscrites à la formation en e-learning.

Génère à partir de l’édition affichée d’un document des questions avec des choix de réponse. Les questions, les réponses et le seuil de réussite peuvent être vérifiés et modifiés ; « Définir comme contrôle de compréhension » enregistre le quiz et l’exige désormais avant la confirmation de lecture.

Remplir les formulaires QMS actifs (p. ex. contrôle d’appareil, fiche de contrôle). Selon les réponses, ils déclenchent automatiquement un signalement, une mesure ou un e-mail. Les entrées restent enregistrées comme preuve.

Conçoit un formulaire avec des champs (texte, nombre, date, choix, choix multiple, oui/non) et des actions qui, à l’envoi, déclenchent selon la réponse un signalement, une mesure ou un e-mail.

À partir d’une description, l’IA propose les champs d’un formulaire (texte, nombre, date, sélection, oui/non). La proposition est vérifiée selon les règles des formulaires et ouvre le concepteur de formulaires prérempli ; l’enregistrement se fait seulement là.

Les modifications planifiées du système de management, avec motif, effets, ressources ainsi que processus et documents concernés, passent par la vérification et l’approbation ; des mesures de mise en œuvre suivent ensuite.

Saisit une demande de modification sous forme de brouillon avec description, motif, effets, ressources, processus et documents concernés et date prévue.

Rassemble les connaissances sous forme de pages avec catégories et versions. Les nouvelles pages sont des brouillons, passent par « Soumettre pour vérification » et sont ensuite approuvées ; dans le texte, les termes du glossaire affichent leur définition au survol. Les pages peuvent être commentées et recevoir des réactions. Les articles de connaissance issus de signalements clos indiquent leur origine.

Liste les termes avec leur définition et leurs synonymes, avec recherche et export CSV. Les termes sont automatiquement signalés et expliqués dans le wiki, dans l’édition en vigueur des documents et dans les descriptions de processus.

Liste de travail des traductions d’éditions de documents, de processus et de pages wiki en allemand, français, italien et anglais. Déroulement : ouverte, en cours, en vérification, approuvée ; seule une autre personne que celle qui a traduit peut approuver. Si la source a une édition plus récente, la traduction devient « obsolète ». Qui lit un document voit la traduction approuvée dans sa langue avec une remarque et peut afficher l’original.