Signalements et mesures

Toutes les personnes du personnel signalent des erreurs (non-conformités), des suggestions d’amélioration et des presque-accidents – avec photos, lieu et projet. Les personnes en charge du traitement clarifient les causes (5×Pourquoi ou Ishikawa), définissent des mesures, vérifient l’efficacité et, si nécessaire, établissent un rapport 8D au format PDF.

Dans le formulaire de signalement et lors du remplissage de formulaires, le texte peut être dicté avec la saisie vocale du navigateur (suisse allemand en tant que de-CH, français, italien, anglais selon la langue de l’interface). Dans le formulaire de signalement interne, l’aide « Quel circuit de signalement convient ? » explique avec l’IA, à partir des descriptions des circuits, où une demande doit être adressée.

Les circuits de signalement regroupent les signalements avec un préfixe propre, leurs propres personnes en charge du traitement, une confidentialité (ouvert, interne, confidentiel), des types autorisés et des étiquettes. Un circuit de signalement public dispose d’un lien et d’un code QR permettant de signaler aussi sans connexion et de façon anonyme.

Crée, à partir d’un signalement clos, un brouillon de wiki avec problème, cause, mesure immédiate et solution (mesures). Le brouillon passe ensuite par la vérification et l’approbation du wiki.

Toutes les mesures issues des signalements, risques, contrôles, modifications, formulaires, audits, revues et séances, sous forme de tableau Kanban ou de liste ; les responsables font passer leurs mesures de « Ouverte » à « En cours », puis à « Terminée ». Chaque mesure a sa propre page de détail avec la vérification de l’efficacité et son historique. Les mesures en retard sont escaladées chaque jour. Les anciennes évaluations d’efficacité sont reprises dans l’historique avant le cycle suivant. Les personnes et dates de contrôle inconnues sont indiquées par «–».

Affiche une mesure avec sa description, sa note, son statut, sa source, la personne responsable et l’échéance. Ici, vous changez le statut, évaluez l’efficacité et imputez du temps – même pour les mesures terminées. Chaque vérification de l’efficacité reste dans l’historique avec le résultat, la date et la personne qui l’a effectuée.

Enregistre le temps consacré au traitement d’un signalement ou d’une mesure, avec date, heures, minutes et note, et affiche toutes les imputations avec le total en heures.

Liste les incidents liés à la sécurité de l’information, à la protection des données, à l’environnement, à la sécurité au travail et à la qualité avec le numéro V-AAAA-NNN, la gravité, le statut et le feu des délais. Un avertissement apparaît lorsque des incidents soumis à annonce ont un délai d’annonce serré ou dépassé. Avec le droit « Correspondance normative et réglages QMS », le délai d’annonce interne peut être réglé en heures (valeur par défaut 72).

Saisit un incident avec le type, le titre, la description, le moment de la survenance et de la découverte, la gravité, la personne responsable, les actifs concernés et, facultativement, le numéro d’un signalement. En cas de violation de données présentant vraisemblablement un risque élevé, l’incident devient soumis à annonce et le délai court dès la découverte ; les responsables et la direction qualité reçoivent une notification.

Affiche un incident avec la surveillance des délais : délai en cours, bientôt échu (24 heures au plus), dépassé ou annoncé. On y saisit l’annonce à l’autorité de surveillance (« Annoncé le », service) et l’information des personnes concernées, on fait avancer le statut, on crée des mesures et on consigne la cause et les enseignements.

Affiche les cas du système d’alerte issus de tous les canaux de signalement dans lesquels vous êtes désigné responsable de cas et non récusé – avec statut, indicateur de délai pour l’accusé de réception et le retour d’information ainsi que les propositions de suppression. En haut figure la situation juridique avec « Vérification spécialisée en attente ».

Affiche un cas du système d’alerte avec la description déchiffrée, le contact (si non anonyme), les pièces jointes et le suivi des délais. Les responsables de cas confirment la réception, envoient des retours d’information via le lien de suivi, tiennent des notes internes, clôturent avec un résultat, se déclarent récusés en cas de conflit d’intérêts et suppriment le contenu après la clôture.

Liste les canaux de signalement du système d’alerte avec référentiel, responsables de cas et statut, et crée de nouveaux canaux. Les cas ouverts ne sont comptés que pour les canaux dans lesquels vous êtes responsable de cas.

Modifie un canal de signalement (nom, référentiel, responsables de cas, catégories, proposition de suppression, signalements anonymes, actif), affiche le lien public avec code QR et l’historique des modifications des responsables de cas.

Réclamations de clients avec entreprise, personne de contact, référence, appréciation, réponse, coûts et montant de la note de crédit ; après la clôture, un retour du client sur sa satisfaction peut être demandé par e-mail.

Crée des enquêtes avec des questions à échelle (1–5), une question de recommandation (NPS 0–10) et du texte libre. Les enquêtes actives sont accessibles sans connexion par un lien public ou un code QR. Les résultats montrent, pour chaque question, la moyenne, la répartition, le NPS et les réponses en texte ; le résultat peut être repris comme valeur d’indicateur d’un objectif qualité.

Liste les prestataires externes avec statut (nouveau, admis, admis sous conditions, bloqué), note globale de la dernière évaluation, nombre de réclamations et réévaluation due. Un fournisseur est évalué selon des critères pondérés avec 1 à 5 points ; la note globale donne lieu à une proposition de statut et à la date de la prochaine évaluation.