La pratique des PME suisses
Tâches, messages et analyses
Instructions pour « Tâches, messages et analyses » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Tâches, messages et analyses
Tâche (détail)
Mes tâches › cliquer sur une tâche
Affiche une tâche avec description, responsable, échéance et statut. Vous y changez le statut, écrivez des commentaires et joignez des fichiers.
Étape par étape
- Dans « Mes tâches », cliquer sur la tâche.
- Sous « Statut », choisir p. ex. « Prendre en charge », « Terminée » ou « Supprimer » ; « Rouvrir » rouvre une tâche terminée.
- Sous « Commentaires », saisir un texte et cliquer sur « Enregistrer le commentaire ».
- Sous « Pièces jointes », choisir un fichier (PDF, image, Word, Excel) et cliquer sur « Téléverser ».
- Revenir à la liste avec « Mes tâches » en haut à gauche.
Processus
Mes tâches › bouton « Processus »
Des tâches dans un ordre fixe : une étape ne devient active que lorsque les précédentes sont terminées – p. ex. les RH ouvrent, l’IT prépare l’ordinateur et les accès, la direction du service le poste de travail. Vous créez ici des modèles (onboarding, offboarding, libre) et démarrez des processus pour une personne.
Étape par étape
- Dans « Mes tâches », cliquer sur « Processus ».
- Sous « Nouveau modèle », saisir un nom et le « Type », créer des étapes avec « Ajouter une étape » et cliquer sur « Enregistrer le modèle ».
- Sous « Démarrer un processus », choisir le « Modèle », éventuellement la « Personne » et la « Date de référence », puis « Démarrer un processus ».
- Suivre l’avancement sous « Processus ».
Points en suspens
HR | base › Personnel › Suivis
Tous les points ouverts des checklists d’entrée et de départ de toutes les personnes, regroupés par échéance. Les points peuvent y être cochés, rouverts et attribués à des personnes.
Étape par étape
- Ouvrir « Suivis » dans le menu.
- Filtrer par entreprise, « Vue pour » (rôle) et « Attribué à », puis cliquer sur « Afficher ».
- Traiter et cocher les points sous « En retard », « Cette semaine », « La semaine prochaine » et « Plus tard ».
- Attribuer un point à une personne ; elle reçoit un e-mail et le voit sous « Mes tâches ».
- Afficher les points récemment terminés avec « Afficher les derniers points effectués ».
Traiter les points en suspens directement
HR | base › Personnel › Suivis
Dans les points en suspens, les points ouverts proposent les mêmes actions de documents et d’e-mails que le dossier du personnel, par exemple quittance, carte de stationnement, annonce LPP ou l’e-mail préparé pour le service responsable.
Étape par étape
- Ouvrir les points en suspens et choisir au besoin l’entreprise et « Vue pour ».
- Pour le point, choisir « E-mail », vérifier l’aperçu puis l’ouvrir dans le programme de messagerie, le copier ou l’envoyer directement.
- Les actions de documents comme « Quittance » ouvrent le formulaire correspondant de la personne.
- Cocher le point dès qu’il est effectué.
Nouvelle communication
HR | base › Communication › Communications › Nouvelle communication
Envoie une communication dans le portail et par notification push dans l’app : comme information, avec demande d’avis (👍 / 👎) ou comme demande de disponibilités par jour, au besoin importante, avec confirmation de lecture, pièces jointes ou à une date ultérieure. Ensuite, la communication indique sous « Lue » qui l’a lue, ainsi que les avis et les disponibilités reçus ; la page « Communications » liste les communications envoyées. Le nombre de destinataires est affiché et annoncé une seule fois avant l’envoi, en distinguant tous les destinataires d’une sélection.
Étape par étape
- Dans « Communications », cliquer sur « Nouvelle communication ».
- Sous « Type », choisir information, demander un avis ou demander les disponibilités (pour la demande, renseigner « Demande du » et « Demande jusqu’au »).
- Saisir le « Titre » et le « Texte ».
- Sous « Destinataires », choisir « Tous les collaborateurs » ou « Toute mon équipe », ou « Sélection » (entreprises, départements, personnes) ; la ligne « Atteint … personnes » indique le nombre.
- Au besoin, cocher « Marquer comme important », « Demander une confirmation de lecture », « Envoyer plus tard » avec « Envoi le » et ajouter des « Pièces jointes ».
- En option, choisir « En plus par SMS aux destinataires avec numéro de mobile », au besoin « Uniquement aux destinataires sans e-mail » ; la ligne en dessous indique le nombre, les parties SMS et le coût.
- Cliquer sur « Envoyer la communication » ou « Planifier l’envoi ».
Créer un sondage
HR | base › Communication › Sondages › Créer un sondage
Crée un sondage du personnel en brouillon : titre, introduction, délai de participation, anonyme ou nominatif, groupe cible (tous, entreprises, départements) et questions de cinq types. Les nouveaux sondages commencent avec trois questions d’exemple ; un brouillon peut être modifié librement jusqu’au lancement.
Étape par étape
- Dans « Sondages », cliquer sur « Créer un sondage » (un brouillon se modifie depuis les résultats avec « Modifier »).
- Saisir le « Titre », au besoin l’« Introduction » et « Participation jusqu’au » ; laisser « Anonyme » coché ou le décocher pour un sondage nominatif.
- Sous « Groupe cible », choisir « Tous les collaborateurs » ou certaines entreprises ou certains départements.
- Pour chaque question, choisir le type (échelle 1–5, choix, choix multiple, texte libre, recommandation), saisir le texte, pour les choix les options séparées par une virgule, et cocher « Question obligatoire » ; compléter avec « Ajouter une question » ou « Recommandation (eNPS) ».
- Cliquer sur « Enregistrer comme brouillon » ou « Enregistrer le brouillon » ; la page des résultats s’ouvre ensuite, où vous lancez le sondage.
- Dans le brouillon, vérifiez les questions, les options, le groupe cible, le nombre de personnes ayant accès et l’échéance. Confirmez le démarrage dans la boîte de dialogue. Les questions obligatoires sont désignées par leur numéro.
Résultats du sondage
HR | base › Communication › Sondages › Tous les sondages
Pilote un sondage et affiche ses résultats : lancer ou supprimer un brouillon, relancer ou clôturer un sondage en cours, supprimer un sondage clôturé. S’y ajoutent le taux de réponse en pour cent et, par question, la moyenne, la répartition, l’eNPS avec détracteurs, passifs et promoteurs ainsi que les textes libres, au besoin en export CSV. La liste « Tous les sondages » de la page « Sondages » mène ici.
Étape par étape
- Dans « Sondages », cliquer sur le sondage sous « Tous les sondages ».
- Lancer un brouillon avec « Lancer le sondage » ; toutes les personnes invitées reçoivent un courriel et une notification push.
- Pendant le sondage, relancer avec « Envoyer un rappel » toutes les personnes qui n’ont pas encore participé.
- Terminer avec « Clôturer le sondage » ; lire les résultats par question et, au besoin, télécharger l’« Export CSV ».
Analyses
HR | base › Administration › Analyses
Affiche des indicateurs RH sans données personnelles pour une période : effectif, entrées et départs, taux de rotation, années de service, part de cadres, effectif par entreprise et par département, points en suspens par rôle, candidatures ainsi qu’absences et soldes d’heures en plus. Tout peut être exporté en CSV ou Excel.
Étape par étape
- Ouvrir « Analyses » dans le menu.
- Choisir la période avec « Du » et « Au » et, si besoin, une « Entreprise ».
- Cliquer sur « Afficher » ; les tuiles, graphiques et tableaux sont recalculés.
- Télécharger les indicateurs affichés avec « CSV » ou « Excel » en haut à droite.
La prochaine étape commence par une discussion.