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Candidatures

Instructions pour « Candidatures » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.

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15 instructions

Candidatures

HR | base › Personnel › Candidatures

Point d’entrée du recrutement : « Recrutement aujourd’hui » affiche les nouvelles candidatures, les évaluations en attente, les entretiens des 7 prochains jours et les e-mails planifiés ; en dessous figurent les postes avec le nombre de candidatures ouvertes et nouvelles. Les RH voient tous les postes et le vivier de talents, les responsables hiérarchiques uniquement les postes dont ils font partie de l’équipe de recrutement.

Étape par étape

  1. Ouvrir « Candidatures » dans le menu.
  2. Sous « Recrutement aujourd’hui », vérifier les tâches en cours, p. ex. « Vos évaluations » ou « Décisions à reprendre ».
  3. Dans la liste « Postes » ou « Vos postes », cliquer sur un poste pour ouvrir son pipeline.
  4. RH : créer un nouveau poste avec « Saisir un poste » ; « Page carrière », « Statistiques » et « Paramètres » mènent aux autres domaines.
  5. Reprendre une candidature: Inviter au compte. Immédiatement / À la date d’entrée. Une candidature existe pour cette personne. La reprendre ?

Saisir un poste / Modifier le poste

HR | base › Personnel › Candidatures › « Saisir un poste » ou poste › « Modifier »

Formulaire d’un poste mis au concours : intitulé, entreprise, département, fonction, type de contrat, taux d’occupation, entrée en fonction, lieu de travail et durée de l’annonce, textes de l’annonce, questionnaire, critères d’évaluation et équipe de recrutement. Le poste est enregistré comme brouillon ou publié directement sur la page carrière.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, cliquer sur « Saisir un poste » ou choisir « Modifier » dans le pipeline d’un poste.
  2. Saisir l’intitulé, l’entreprise, le type de contrat, le taux d’occupation et, si besoin, l’entrée en fonction, le lieu de travail et « Annonce jusqu’au ».
  3. Remplir l’introduction, « Vos tâches », « Votre profil » et « Nous offrons » (un point par ligne), et facultativement les questions du questionnaire et les critères de la grille d’évaluation.
  4. Dans l’« Équipe de recrutement », choisir un rôle par personne ; seuls les membres de l’équipe voient les candidatures.
  5. Sous « Publication », choisir le statut et cliquer sur « Enregistrer le poste ».

Pipeline d’un poste

HR | base › Personnel › Candidatures › cliquer sur un poste

Affiche toutes les candidatures d’un poste sous forme de kanban par phase, avec le statut du poste, l’équipe de recrutement et les sites d’emploi. Les RH déplacent les candidatures, exécutent des actions groupées, publient ou mettent en pause le poste, le diffusent sur des sites d’emploi et saisissent des candidatures manuellement. Chaque version publiée est conservée telle quelle et peut être republiée. La modification et sa version publiée sont enregistrées ensemble. Si l’enregistrement de la version échoue, la modification n’est pas appliquée.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, cliquer sur le poste ; les colonnes montrent les phases avec les candidatures.
  2. Chercher un nom avec « Filtrer les candidatures » et cliquer sur une carte pour ouvrir la candidature.
  3. RH : glisser les cartes ou utiliser « Déplacer » pour changer de phase ; sélectionner plusieurs cartes et choisir sous « Actions groupées », p. ex., « Transmettre » ou « Préparer un refus… ».
  4. RH : modifier le statut du poste avec « Publier », « Mettre en pause », « Marquer comme pourvu » ou « Archiver ».
  5. RH : sous « Sites d’emploi », créer ou terminer une diffusion, ou enregistrer une candidature reçue autrement via « Saisir une candidature manuellement ».
  6. RH : sous « Versions publiées », consulter chaque version publiée telle quelle et, pour repourvoir le poste, l’ouvrir comme nouveau brouillon avec « Republier le poste ».

Aperçu du poste

HR | base › Personnel › Candidatures › poste › « Aperçu »

Affiche l’annonce exactement telle qu’elle apparaît sur la page carrière, y compris pour les brouillons et les postes en pause. Les RH vérifient ainsi textes, questionnaire et présentation avant la publication.

Étape par étape

  1. Dans le pipeline du poste, cliquer sur « Aperçu ».
  2. Vérifier l’annonce et le formulaire de candidature ; la mention en haut indique le statut actuel du poste.
  3. Pour modifier, revenir au pipeline et choisir « Modifier ».

Dossier de candidature

Candidatures › Poste › Candidature

Lit automatiquement les documents d’une candidature : classe lettre de motivation, CV, certificats de travail et diplômes, reprend des indications comme l’adresse, le téléphone, les langues et le parcours avec leur source et détecte la photo de profil. Les indications incertaines apparaissent comme propositions à confirmer.

Étape par étape

  1. Ouvrir la candidature dans le pipeline ; la lecture démarre automatiquement après la réception.
  2. Dans « Dossier de candidature », décider des propositions avec « Reprendre » ou « Rejeter ».
  3. Corriger les valeurs sous « Modifier les indications ».
  4. Modifier si besoin le classement d’un document sous « Documents ».
  5. Vérifier les doublons possibles et les réunir avec « Fusionner ».
  6. Filtrer e-mails, notes et changements de statut sous « Communication et historique ».
  7. Les champs vides sont masqués ; les groupes supplémentaires peuvent être dépliés. Les groupes contenant des propositions en attente restent ouverts. Après la suppression, la confirmation indique la personne et le nombre de documents effectivement supprimés.

Candidature

HR | base › Personnel › Candidatures › poste › cliquer sur la candidature

Tout sur une candidature : informations, documents, questionnaire, évaluations, appréciations de l’équipe de recrutement, entretiens, étiquettes, notes et historique. Les RH définissent la phase, envoient des e-mails, planifient des rendez-vous, transmettent pour évaluation, reprennent les décisions et engagent la personne.

Étape par étape

  1. Cliquer sur la candidature dans le pipeline du poste et examiner les documents et informations.
  2. Sous « Évaluations », attribuer des étoiles par critère et cliquer sur « Enregistrer l’évaluation » ; compléter les étiquettes et les notes.
  3. RH : avec « Transmettre pour évaluation », envoyer la candidature en interne ou par lien à une « Personne externe (lien) » ; les retours apparaissent sous « Évaluations » et sont appliqués avec « Reprendre la décision ».
  4. RH : sous « Entretiens », fixer un rendez-vous avec « Planifier le rendez-vous » ou envoyer des propositions parmi lesquelles la personne choisit elle-même.
  5. RH : envoyer un modèle avec « Envoyer un e-mail » et faire avancer la candidature sous « Phase ».
  6. RH : sous « Engager », créer la personne dans le dossier du personnel ; la candidature est alors clôturée.
  7. Après l’embauche, le nouveau dossier s’ouvre directement aux étapes d’entrée avec les données personnelles manquantes. Sans droits de lecture et de modification sur ce dossier, seule la confirmation apparaît. Une nouvelle embauche de la même candidature est refusée.

Vos évaluations

HR | base › Personnel › Candidatures › « Recrutement aujourd’hui » › « Vos évaluations » (ou lien dans l’e-mail)

Liste les candidatures que les RH vous ont transmises pour évaluation, avec échéance et statut. Dans l’évaluation, vous voyez les documents et informations et donnez votre appréciation, un commentaire et une décision.

Étape par étape

  1. Ouvrir la liste via « Vos évaluations » sous « Recrutement aujourd’hui » ou le lien de l’e-mail ; les demandes en cours figurent sous « Ouvertes ».
  2. Cliquer sur une candidature et examiner les « Documents » et les informations.
  3. Si les documents manquent, un message l’indique sur toutes les tailles d’écran. Pour un format sans aperçu, téléchargez le fichier existant via son lien.
  4. Sous « Votre appréciation », choisir un niveau (« Oui sans hésiter », « Oui », « Hésitant », « Non ») et saisir un « Commentaire ».
  5. Décider : « Poursuivre avec un entretien », « Question aux RH », « Pour un autre poste / vivier de talents » ou, via « Refuser … », « Recommander un refus » avec un motif.
  6. Passer à la candidature suivante avec les flèches en haut.

Vivier de talents

HR | base › Personnel › Candidatures › Vivier de talents › « Parcourir le vivier de talents »

Recherche, par nom, poste ou étiquette, parmi les personnes ayant accepté une conservation prolongée dans le formulaire de candidature. Vous pouvez y proposer une personne pour un autre poste ou révoquer le consentement.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, dans la section « Vivier de talents », cliquer sur « Parcourir le vivier de talents ».
  2. Saisir un nom, un poste ou une étiquette et cliquer sur « Rechercher », ou filtrer par étiquette.
  3. Pour une personne, ouvrir « Proposer pour un poste … », choisir le poste et cliquer sur « Proposer » ; la candidature est reprise dans le pipeline de ce poste.
  4. Au besoin, cliquer sur « Révoquer le consentement » si la personne ne souhaite plus figurer dans le vivier.

Page carrière

HR | base › Personnel › Candidatures › « Page carrière » (ou Paramètres › « Modifier la page carrière »)

Configure la page carrière publique pour le groupe et chaque entreprise. Sans réglage, elle s’affiche dans le style HR | base avec une recherche de postes (mot-clé, lieu, taux, domaine) ; vous ajoutez image d’en-tête, couleur d’accent, textes, personne de contact et sections avec images, galerie, vidéos, équipe, sites et questions fréquentes. L’aperçu en direct montre ordinateur et mobile. Les champs laissés vides pour une entreprise reprennent les valeurs du groupe. Les postes inconnus ou qui ne sont plus publiés affichent la page d’erreur carrière avec le statut HTTP 404. Les filtres de recherche, lieu, taux, domaine, entreprise et apprentissages disponibles figurent dans l’URL partageable et suivent l’historique. Les pages d’entreprise affichent leur logo effectif et leur site web. Le code d’intégration utilise ?einbetten=1 sans en-tête ni pied de page, sur fond transparent ; les liens vers les postes et le formulaire restent utilisables. Les codes QR sont disponibles en SVG et PNG (1024 × 1024 px) ; les cibles publiques mesurent au moins 44 px. Vous choisissez parmi cinq paires de polices système et trois modèles de couleur, police et en-tête. Les modèles remplissent uniquement le formulaire ; seul l’enregistrement publie les modifications. L’aperçu montre la vue d’ensemble ou une offre fictive sur ordinateur ou mobile. Sur petit écran, vous alternez entre modification et aperçu.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, cliquer sur « Page carrière ».
  2. En haut, choisir la page : le groupe ou une entreprise.
  3. Sous « Apparence », choisir ou téléverser une image d’en-tête et, au besoin, la couleur d’accent ; le logo provient de l’identité e-mail.
  4. Sous « Textes », saisir titre, introduction et personne de contact ; sous « Sections », choisir le type, cliquer sur « Ajouter une section » et ajuster l’ordre par glisser-déposer ou avec les flèches.
  5. Cliquer sur « Enregistrer la page carrière » et vérifier le résultat via « Page publique » ; « Copier le lien » et « Intégrer » fournissent l’adresse et le code pour votre site.

Médiathèque : images et vidéos

HR | base › Personnel › Candidatures › Modifier le poste › « Images et vidéos » › « Vers la médiathèque »

Rassemble les images et vidéos pour les annonces et les pages carrière. Les images sont réduites et enregistrées sans données GPS ni appareil photo, les vidéos sous forme de fichier ou de lien YouTube ou Vimeo. Seul ce qui est utilisé par un poste publié ou une page carrière est visible publiquement.

Étape par étape

  1. Ouvrir un poste et choisir « Modifier ».
  2. Sous « Images et vidéos », cliquer sur « Choisir dans la médiathèque » ou téléverser directement un fichier.
  3. Pour les images, saisir le texte alternatif : que voit-on ?
  4. Pour les vidéos, téléverser un fichier MP4 jusqu’à 24 Mo ou coller un lien YouTube ou Vimeo.
  5. « Enregistrer les médias » – dans la médiathèque, gérer textes, images d’aperçu et archivage.

Statistiques des candidatures

HR | base › Personnel › Candidatures › « Statistiques »

Indicateurs de recrutement sans données personnelles : nombre de candidatures, engagements, time-to-hire, durée jusqu’au refus, sources, motifs de refus, répartition par phase, sites d’emploi avec coût par candidature et postes publiés.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, cliquer sur « Statistiques ».
  2. En haut, choisir la période : 3, 6 ou 12 mois.
  3. Lire les indicateurs, les sources et les sites d’emploi.
  4. Télécharger les chiffres avec « Exporter en CSV ».

Paramètres des candidatures

HR | base › Personnel › Candidatures › « Paramètres »

Définit les bases du recrutement : page carrière, comptes des sites d’emploi, protection des données et conservation, phases du pipeline, automatisations par phase, motifs de refus et modèles d’e-mails avec variables.

Étape par étape

  1. Sous Candidatures, cliquer sur « Paramètres ».
  2. Sous « Protection des données et conservation », définir les mois après clôture, la durée du vivier de talents et facultativement le lien vers la déclaration de protection des données.
  3. Adapter les phases sous « Phases du pipeline » et planifier des e-mails ou demandes d’évaluation à l’entrée dans une phase sous « Automatisations par phase ».
  4. Gérer les « Motifs de refus » et les « Modèles d’e-mails » (réception, invitation, refus, modèle personnalisé).
  5. Sous « Sites d’emploi », configurer les comptes ; au besoin, générer un nouveau lien de flux.

Renseignements sur une candidature

HR | base › Personnel › Candidatures › Ouvrir la candidature › Exporter les renseignements

Exporte toutes les données d’une candidature en ZIP : indications, évaluations, rendez-vous, historique, documents et – avec le droit sur le journal d’accès – les entrées du journal. L’export est journalisé.

Étape par étape

  1. Ouvrir la candidature.
  2. Dans l’en-tête, choisir « Exporter les renseignements » ; le ZIP est téléchargé.

Adéquation au poste

HR | base › Candidatures › Poste › Candidature › Adéquation au poste

Compare le dossier avec le profil d’exigences du poste. Présente un pourcentage, un niveau, les critères étayés, les lacunes et trois questions d’entretien pour aider à la décision.

Étape par étape

  1. Ouvrez la candidature et consultez « Adéquation au poste ».
  2. Vérifiez les éléments probants et les sources pour chaque critère.
  3. Sélectionnez « Recalculer » pour obtenir une évaluation à jour ; le calcul nécessite les droits « Gérer les candidatures » et « Utiliser l’IA ».

Profil d’exigences

HR | base › Candidatures › Poste › Modifier › Profil d’exigences

Définit jusqu’à 20 critères indispensables ou souhaités, avec une pondération de 1 à 3, ainsi que « Ce qui compte pour nous ». Ce profil sert de base à l’adéquation calculée par l’IA.

Étape par étape

  1. Modifiez le poste et ouvrez « Profil d’exigences ».
  2. Ajoutez des critères, puis définissez leur type et leur pondération.
  3. Si vous le souhaitez, sélectionnez « Obtenir une proposition à partir de l’annonce » ; les propositions sont ajoutées et doivent être vérifiées.
  4. Enregistrez le profil séparément.
  5. Si nécessaire, sélectionnez « Recalculer les adéquations pour ce poste ».

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