Documents et courriers

Classement central des documents de toutes les personnes, avec recherche et filtres par catégorie, société, département et statut. Les RH téléversent de nombreux documents en une fois (attribution via le numéro du personnel ou le nom dans le nom du fichier), demandent des documents, vérifient les envois et définissent la visibilité et la confirmation de lecture par action groupée.

Télécharge les documents sélectionnés et lisibles dans un ZIP, avec les mêmes dossiers par personne et noms de fichiers.

Établit un contrat de travail à partir des modèles de l’entreprise (type de contrat, type de salaire, frais, temps d’essai, taux d’occupation) et l’exporte en PDF ou Word. Depuis le menu, vous choisissez la personne parmi le personnel ; depuis le dossier du personnel, elle est déjà reprise. C’est l’étape 2 sur 5 du déroulement d’entrée.

Établit le contrat de travail avec aperçu en direct, en PDF ou Word. Après « Saisir l’entrée et créer la checklist », le contrat de la nouvelle personne s’ouvre directement si vous avez le droit d’établir des contrats. Si le classement supplémentaire du PDF échoue, le téléchargement reste possible et un avertissement s’affiche. Relancer le téléchargement de la même opération permet de réessayer le classement sans doublon. L’ouverture directe et la sélection utilisent le même préremplissage : adresse, date de naissance et numéro AVS uniquement avec le droit de lecture ; salaire et taux d’activité du fichier salarial, sinon salaire du dernier contrat et taux du dossier personnel. Le changement supprime les données de la personne précédente et conserve l’entreprise et le modèle. Avant l’export PDF, un dialogue indique les données obligatoires manquantes. Vous pouvez néanmoins exporter le brouillon ; Word ne demande pas de confirmation. Sans profil contractuel attribué, les règles par défaut du CO s’appliquent : heures supplémentaires avec une majoration d’au moins 25 % ou congé compensatoire convenu, vacances d’au moins quatre semaines ou cinq pour les moins de 20 ans, et un mois d’essai pour les contrats de durée indéterminée. La durée hebdomadaire doit être saisie ; les modèles de temps de travail enregistrés fournissent des propositions. Les forfaits sectoriels et annexes proviennent uniquement d’un profil. Le classement du PDF conserve le profil et le texte utilisés. Les modèles ne remplacent pas un examen juridique.

Dans Réglages › Documents, vous gérez le profil contractuel de votre organisation, avec des variantes par entreprise ou service : durée hebdomadaire et bases du temps de travail, vacances, heures supplémentaires, frais, essai, préavis, règlements, annexes et textes en quatre langues. Les profils sont hérités dans cet ordre. Sans adaptation, les règles générales du CO s’appliquent. Un avis sans bouton de fermeture demande de vérifier vos conditions ; un profil adapté ou FLAG affiche un avis discret. Ceci ne constitue pas un conseil juridique.

Une lettre facultative, désactivée par défaut, est modifiable avant la création des contrats, avenants, certificats de travail finaux ou intermédiaires, attestations de travail, certificats de salaire, décomptes, documents de départ et autres documents RH. Les modèles enregistrés par société, type et langue sont prioritaires. Le traitement groupé des certificats de salaire utilise un texte commun et insère l’appel, l’adresse et l’année par personne.

Établit un certificat intermédiaire, un certificat de travail ou une attestation de travail avec une proposition de notes tirée de la dernière évaluation et des propositions de texte. Les certificats passent par brouillon, vérification et validation avec versions ; les versions validées sont classées en PDF ou DOCX dans les documents du personnel.

Un certificat n’est validé que par une autre personne que celle qui a rédigé la dernière révision (paramètre du client, activé par défaut). La proposition de notes provient de la dernière évaluation confirmée par la personne et par son/sa supérieur·e ; à défaut, la dernière évaluation non confirmée est utilisée avec un avertissement clair.

Met à disposition par lots les décomptes de salaire et certificats de salaire en PDF. Les fichiers sont attribués automatiquement via le numéro du personnel dans le nom du fichier ; après publication, les collaborateurs les voient dans l’app et le portail sous « Mes documents ».