Temps et absences

Votre propre saisie du temps : timbrer arrivée, pauses et départ, solde depuis le début de l’année et vue hebdomadaire dans la feuille de temps, demander des corrections, confirmer le mois précédent et gérer le PIN et le badge QR pour le terminal sur tablette.

Tableau hebdomadaire des temps de travail de toutes les personnes de votre périmètre de données, avec plan, début, fin, pause, réel, solde, lieu/projet, canal et statut, ainsi que le total hebdomadaire par personne. Vous y traitez les demandes de correction, approuvez les jours avec infractions à la LTr ou temps supplémentaire, terminez des temps de travail en cours et corrigez directement les heures d’une personne dans sa feuille de temps.

Si l’obligation de justifier est activée dans le modèle de temps de travail, la pointeuse demande un motif lorsque vous arrivez avant le temps bloqué, partez après, travaillez plus que le temps prévu du jour ou vous écartez de l’intervention planifiée – à chaque fois au-delà de la tolérance. Sans justification, aucun pointage n’est enregistré.

Les photos justificatives du terminal sont chiffrées et supprimées après le délai. Consultation uniquement en cas de soupçon, à quatre yeux : une personne demande avec motif, une deuxième autorise ; la photo est ensuite visible 24 h. Ici, vous décidez des demandes des autres et voyez les vôtres.

Saisit les établissements et sites avec adresse ainsi que les projets et chantiers avec numéro de projet, lieu, centre de coûts et validité, chacun avec entreprise, géorepérage facultatif (latitude, longitude, rayon) et statut. Les projets sont proposés lors du timbrage ; les terminaux et sites principaux sont rattachés à un site.

Soumettre les pointages manquants ou erronés avec une justification pour correction.

Gère les profils de timbrage (canaux autorisés app, web et terminal, localisation lors du timbrage dans l’app, contrôle de zone, projet obligatoire, arrondi, départ automatique, pause LTr, confirmation mensuelle, photo au terminal) et leur attribution à une entreprise, un site, un département ou une personne. S’y ajoutent les modèles de temps théorique (durée hebdomadaire ou annuelle, durée maximale LTr, jours fériés du canton, jours de travail, jours de vacances, début théorique) et leur attribution aux personnes.

Configure des tablettes fixes comme terminaux de timbrage (créer, coupler avec un code de couplage, générer un nouveau code, bloquer) et gère la connexion au terminal : générer un nouveau PIN et un nouveau badge QR par personne, lever un blocage du PIN, retirer un badge et définir le site principal.

Dans le modèle de temps de travail, vous définissez si le temps supplémentaire accepté va dans le solde d’horaire variable ou sur un compte d’heures supplémentaires, ainsi que la majoration en cas de paiement et le facteur de compensation en temps libre. Dans le dossier du personnel, vous payez depuis le compte ou compensez en temps libre.

Dans l’onglet « Écarts », les supérieurs et les RH décident des écarts au pointage justifiés ou encore sans justification. Lors de la décision, vous choisissez ce qu’il advient du temps : temps entier, réduit à la tolérance ou un nombre de minutes choisi – et, si le modèle le permet, si le temps supplémentaire va dans le solde d’horaire variable ou sur le compte d’heures supplémentaires.

Pointages hors ligne transmis plus tard (app ou terminal) qui n’ont pas pu être comptabilisés automatiquement ou qui modifient un jour déjà approuvé – p. ex. personne non reconnue, NIP erroné hors ligne, mois clôturé, horloge décalée. Rien n’est supprimé : vous reprenez le pointage comme ajout ou clôturez le cas avec un commentaire.

Vue mensuelle par personne de votre périmètre de données (théorique, réel, solde, heures supplémentaires, jours d’absence, écarts, confirmation). Vous traitez les demandes de correction en suspens du mois et approuvez le mois par personne ; les RH y clôturent aussi le mois et téléchargent les exports CSV pour Excel et le traitement des salaires.

La loi sur le travail (LTr) limite la durée hebdomadaire du travail à 45 heures (par exemple bureau, industrie) ou 50 heures (autres entreprises) ; au-delà, le système contrôle le travail supplémentaire. La loi sur le travail (LTr) prescrit des pauses : 15 minutes dès 5 h 30 de travail, 30 dès 7 h, 60 dès 9 h. Si la pause pointée est plus courte, le système déduit le temps manquant. Temps de travail hebdomadaire : un nombre d’heures fixe par semaine. Temps de travail annuel : les heures sont réparties sur l’année, comme le prévoit la convention nationale (CN) dans le secteur principal de la construction.

Clôture mensuelle guidée en six étapes jusqu’à la transmission à la comptabilité des salaires (comptabilité intégrée, SwissSalary ou un autre système) : 1. demandes d’absence en suspens du mois, 2. demandes de correction, 3. écarts selon la loi sur le travail, 4. confirmations et approbations par personne, 5. clôturer le mois (verrouille timbrages, corrections et absences du mois), 6. transmission des totaux mensuels par personne, type de salaire et centre de coûts sous forme de fichier CSV ou par API, avec justificatif.

Affiche votre solde de vacances de l’année choisie (Droit, Report, Pris, Planifié, solde restant) et vos propres absences. Vous y demandez des vacances et annoncez maladie, accident, service militaire / protection civile, formation continue ou autre absence ; vous retirez les demandes en suspens et téléversez les certificats médicaux manquants. Les onglets distinguent Personnel (Mes absences), Équipe (Demandes, Calendrier) et Administration (Droits aux vacances, Règles) ; les fonctions disponibles dépendent toujours de vos droits.

Les vacances à cheval sur deux années sont calculées par année civile, selon les jours de travail et les jours fériés de chaque année. L’aperçu et la décision affichent les jours nécessaires et le solde par année. La nouvelle année inclut son droit et le report prévu après la partie de décembre selon les règles ; les contingents fixés par les RH restent déterminants. Confirmez dans le portail l’anticipation pour les années affichant un solde négatif. Les applications existantes reçoivent un avis par année concernée et peuvent toujours soumettre la demande.

Liste les demandes d’absence en suspens des personnes de votre périmètre de données, avec le solde de vacances après la demande, les personnes absentes en même temps, les services planifiés et le remplacement. Vous approuvez ou refusez, saisissez directement des absences pour d’autres (approuvées immédiatement) et voyez les absences approuvées des 90 prochains jours. Pour les personnes habilitées à approuver, l’entrée « Absences » mène directement aux demandes de l’équipe lorsqu’il y a des demandes en suspens. « Mes absences » permet de revenir à vos propres absences.

Vue mensuelle personnes × jours avec les absences approuvées sous forme de barres ; les week-ends et jours fériés sont hachurés. Les collaborateurs voient leur département et, pour les autres, seulement « Absent » ; les responsables hiérarchiques et les RH voient leur périmètre avec le motif et les demandes en suspens. Les demandes en suspens ont une bordure bleue en pointillés, comme dans la légende.

Affiche par personne et par année le droit, le report, les jours pris, planifiés et restants, et permet de fixer le droit et le report. Sans saisie propre, le droit du modèle de temps théorique s’applique, au prorata en cas d’entrée ou de départ en cours d’année (art. 329a CO).

Définit par type d’absence si les demi-journées sont autorisées, à partir de quel jour un certificat médical est exigé (maladie, accident) et si un remplacement est obligatoire. Pour les vacances, vous fixez en outre le nombre maximal de jours reportés sur l’année suivante et après combien de mois le report expire.

Aide les RH et les supérieurs directs à repérer tôt un besoin de soutien – pour le devoir d’assistance et le case management, pas pour l’évaluation des prestations. Seuls les jours et la fréquence des absences approuvées pour maladie et accident des 12 derniers mois sont analysés ; les personnes signalées figurent par ordre alphabétique, sans classement.

Planificateur hebdomadaire des services (postes de travail) de votre périmètre de données, par lieux d’affectation ou par personnes. Vous créez des services (aussi en série ou comme brouillon), affectez des personnes en contrôlant temps de repos, limite hebdomadaire, absences, disponibilité, fonction et qualifications, et publiez le planning aux personnes affectées. Les lieux proposés aux responsables suivent le périmètre autorisé des personnes, leurs sites et secteurs ainsi que les interventions autorisées. Le choix des personnes vérifie les dates d’entrée et de sortie à la date de l’intervention, jusqu’au lendemain pour un service de nuit ; après leur départ, elles ne comptent plus dans les effectifs ni dans l’analyse par secteur. Une boîte de dialogue de l’application demande confirmation avant la suppression d’une intervention.

Planifie les interventions par secteurs d’un site, p. ex. caisse, bassin et restaurant. Les personnes appartiennent à un ou plusieurs secteurs, peuvent assumer d’autres fonctions et être affectées plusieurs fois le même jour (le matin au bassin, l’après-midi au restaurant). Le besoin par secteur montre où il manque des personnes.

Affiche les demandes issues de l’app collaborateurs qui attendent la validation de la planification : reprises de services ouverts et souhaits d’échange entre deux personnes, chacun avec le service et le motif. Lors de l’approbation, HR | base vérifie à nouveau temps de repos, limite hebdomadaire, disponibilité et fonction et adapte le planning.

Indique par mois et par secteur les interventions, les heures planifiées et nécessaires, les places ouvertes, le besoin et la couverture, les prêts et les heures pointées des personnes affectées pendant leurs interventions.