Dalla pratica delle PMI svizzere
Acquisti, banca e pagamenti
Istruzioni per «Acquisti, banca e pagamenti» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Acquisti, banca e pagamenti
Acquisti e spese
Fatture in entrata
Finance | base › Fatture in entrata
Riceve fatture via e-mail, caricamento o scansione, legge codice QR e testo e propone creditore, conto, codice IVA, centro di costo, scadenza e riferimento di pagamento – per posizione se ce ne sono più. L’azione principale contabilizza la proposta e cambia dopo modifiche ai campi. «Contabilizzare e salvare una regola» salva anche una regola per l’ambito scelto. Senza automazione, le fatture successive restano da verificare; l’automazione richiede un limite d’importo.
Passo dopo passo
- Inviare la fattura all’indirizzo per le fatture (indicato nelle impostazioni) o caricarla come PDF/foto.
- Aprire il giustificativo e controllare l’originale accanto alla proposta.
- Se necessario modificare conto, centro di costo o ripartizione. Per una ripartizione, aggiungere altre righe (fino a 20); l’importo non ancora ripartito è indicato.
- Scegliere «Contabilizzare e salvare una regola» e definire a cosa vale la regola (p. es. un numero di contratto o tutte le fatture del fornitore); «automatico» solo con importo massimo.
- Durante il caricamento il pulsante indica la lettura; il messaggio e il collegamento del caricamento precedente scompaiono durante quello successivo. I PDF con testo vengono letti direttamente, quelli scansionati tramite riconoscimento del testo. Se la lettura automatica non riesce, aprire l’originale e completare manualmente i dati della fattura nella proposta.
Conti e IVA delle fatture in entrata
Finance | base › Fatture in entrata › Proposta contabile
Cercare un conto per numero o nome; i conti recenti del fornitore vengono prima. I codici IVA mostrano descrizione e aliquota. Le aliquote riconosciute hanno precedenza sulle vecchie impostazioni senza IVA. Le vecchie regole usano il numero corrente al posto dei vecchi numeri documentati.
Passo dopo passo
- Scegliere il conto nel campo di ricerca, per ogni riga ripartita se necessario.
- Controllare aliquota riconosciuta e testo contabile.
- Verificare e contabilizzare oppure scegliere la regola permanente.
Ordini e spese
Finance | base › Acquisti e banca › Ordini
Registrare gli ordini ai fornitori e trasformarli in fattura fornitore, generare le spese ricorrenti e contabilizzare le spese approvate.
Passo dopo passo
- Sotto «Ordini» registrare fornitore e posizioni; scegliere facoltativamente un articolo gestito a magazzino della società per posizione. Con un articolo, la ricezione registra l’entrata al prezzo dell’ordine; senza articolo, la posizione resta senza collegamento al magazzino.
- Alla ricezione della fattura «Trasforma in fattura fornitore» con importo e numero.
- Sotto «Ricorrenti» creare affitto o abbonamenti e «Genera quelle in scadenza».
- Sotto «Spese» contabilizzare i rendiconti approvati.
Carta aziendale
Finance | base › Acquisti e banca › Carta aziendale
Importare l’estratto della carta aziendale, allegare le ricevute e registrare ogni transazione o segnarla come privata.
Passo dopo passo
- In «Importare l’estratto della carta» scelga il file CSV della banca e clicchi su «Importare l’estratto della carta».
- Per ogni transazione scelga la ricevuta in «Ricevuta» e clicchi su «Allegare».
- Verifichi conto di costo e IVA % e clicchi su «Registrare» – oppure scelga «Privato».
Spese
Finance | base › Spese
Registrare le spese con giustificativo, inoltrarle e seguirne lo stato. I superiori o la contabilità approvano; il proprio rendiconto lo approva sempre un’altra persona.
Passo dopo passo
- Creare un rendiconto con un titolo: «Nuovo rendiconto».
- Scattare prima una foto o scegliere il giustificativo, poi inserire importo, motivo, categoria e data. Salvare la posizione con un’azione; aprire valuta/cambio e IVA solo se necessario.
- Nelle nuove note viene ripreso l’IBAN valido per il versamento dal proprio dossier personale. Verificarlo e modificarlo nella nota se necessario; il dossier personale resta invariato.
- Scegliere «Inoltra»; chi approva trova il rendiconto sotto «Da approvare».
- In bozza o dopo un rifiuto, correggere direttamente una posizione (importo, data, testo o giustificativo); il giustificativo resta finché non ne sceglie uno nuovo.
- Elenco e dettaglio mostrano nomi e competenze delle persone che approvano già prima dell’invio. Dopo la decisione appaiono nome, ruolo di base attuale e data; l’assenza di responsabili è indicata.
- Dopo aver selezionato il file, scegliere « Leggere il giustificativo ». Il riconoscimento QR/testo/OCR esistente propone importo, data, esercente, valuta e un’aliquota IVA univoca. Verificare i dati; il file resta selezionato.
- Per una valuta estera scegliere « Proporre il cambio mensile », verificare mese e cambio, quindi confermare. In CHF i campi del cambio sono nascosti. Se non è disponibile un cambio, inserirlo manualmente.
- Le note spese in attesa appaiono nella posta in arrivo HR delle persone autorizzate. Le attività aprono la nota in « Da approvare ». Anche il dettaglio consente di approvare o respingere con motivo obbligatorio, secondo i Suoi diritti. Non può approvare le Sue note; restano validi i diritti per cliente, team e società. Ogni decisione con commento arriva nella campanella e, secondo le preferenze, tramite push ed e-mail.
Banca e flussi di pagamento
Creditori e ciclo di pagamento
Finance | base › Acquisti e banca › Approvare e pagare
Approvare o bloccare le fatture fornitori aperte e produrre le fatture in scadenza e approvate in un ciclo di pagamento come file di pagamento (pain.001).
Passo dopo passo
- Controllare la fattura aperta e scegliere «Approva». Apre la fattura con data, importo, riferimento, imputazione e originale direttamente nella lista.
- Sotto «Ciclo di pagamento» impostare scadenza ed esecuzione, poi scegliere «Proposta».
- Selezionare le voci e scegliere «Crea ciclo».
- Scaricare il file pain.001 direttamente dal pagamento. In caso di rifiuto certo della banca, annullare indicando il motivo: tutte le partite e approvazioni vengono ripristinate insieme.
Controllare il conto prima del ciclo di pagamento
Finance | base › Acquisti e spese › Acquisti e banca › Ciclo di pagamento
Un ciclo di pagamento richiede un IBAN valido della società già alla creazione. L’avviso rimanda alla gestione esistente dei conti bancari.
Passo dopo passo
- In caso di avviso, seguire il link a Vendita › Impostazioni › Conti bancari.
- Registrare un IBAN ordinario valido, senza QR-IBAN.
- Tornare al ciclo e selezionare le partite.
Eseguire un ciclo di pagamento in sicurezza
Finance | base
Controllo delle approvazioni, riferimento di archivio, ordine di pagamento, partite e chiusura del ciclo vengono salvati insieme. Esecuzioni simultanee e modifiche ai dati controllati non possono generare un secondo file di pagamento.
Passo dopo passo
- Selezionare le partite scadute, creare il ciclo ed eseguirlo con l’approvazione richiesta. Scaricare il file completato direttamente dal ciclo.
Riconciliazione bancaria
Finance | base › Acquisti e banca › Banca
Importare gli estratti conto (camt.053) e gli avvisi di accredito (camt.054) e assegnare ogni movimento, con una proposta, alle fatture aperte o a una regola.
Passo dopo passo
- Scegliere il conto bancario e importare il file camt.
- Per ogni movimento aperto confermare la proposta adatta.
- Senza proposta, contabilizzare una contropartita a mano o ignorare il movimento. Per una registrazione manuale, scegliere il conto di contropartita tramite la ricerca e il codice IVA (richiesto se assoggettati).
- Per i movimenti ricorrenti (ad es. spese bancarie) creare una regola.
- Modificare tutti i campi delle regole, inclusi importo minimo/massimo, codice IVA e attivazione. Per una registrazione manuale, obbligo e codici IVA dipendono da direzione e data del movimento.
Concetti: QR-IBAN e riferimento RF
Finance | base › Impostazioni vendita › Conti bancari
Un QR-IBAN è un IBAN speciale che la banca rilascia per le fatture QR con riferimento QR. Serve solo se ne ha ricevuto uno; altrimenti lasci il campo vuoto. Per la fattura QR basta il normale IBAN svizzero; la sezione pagamento riporta allora un riferimento RF (Creditor Reference), con cui gli incassi vengono attribuiti alle fatture.
Passo dopo passo
- Inserisca il normale IBAN svizzero.
- Inserisca un QR-IBAN solo se la banca gliene ha rilasciato uno.
Banca: estratti conto e file di pagamento
Impostazioni › Impostazioni aziendali › Scambio di dati › Banca
Importa estratti conto (camt.053/054/052) e abbina gli incassi alle fatture, collega i conti direttamente tramite EBICS o bLink e trasmette i file di pagamento approvati (pain.001).
Passo dopo passo
- Selezionare l’estratto conto, «Verificare» e poi «Importare».
- Per il richiamo automatico creare un collegamento bancario, concedere il consenso e, con EBICS, inviare le chiavi e spedire la lettera alla banca.
- Dopo l’abilitazione da parte della banca «Recuperare le chiavi della banca» e poi «Richiamare gli estratti conto».
- Caricare il file di pagamento; una seconda persona lo approva e lo trasmette.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.