Dalla pratica delle PMI svizzere
Anagrafiche e portale clienti
Istruzioni per «Anagrafiche e portale clienti» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Anagrafiche e portale clienti
Clienti
Finance | base › Clienti
Gestisce i debitori della società con valori predefiniti per i nuovi documenti. L’elenco è ricercabile; nella scheda si vedono i documenti, le «Partite aperte» e il portale clienti.
Passo dopo passo
- Scegliere «Nuovo cliente», inserire «Indirizzo» e i valori predefiniti, quindi salvare.
- Nell’elenco cercare per azienda, contatto, località o e-mail e aprire un cliente.
- Nella scheda avviare direttamente un documento con «Nuova offerta» o «Nuova fattura».
- Nel riquadro «Portale clienti» copiare il link o impostare una «Password del portale».
- Con «Disattiva cliente» si toglie un cliente dalla selezione dei nuovi documenti.
Verificare i clienti duplicati
Finance › Kunden
La creazione rileva la stessa azienda o e-mail nella medesima società.
Passo dopo passo
- Verificare il cliente esistente. Per crearne un altro, confermare esplicitamente il salvataggio nonostante il duplicato.
Articoli
Finance | base › Articoli
Gestisce prodotti e servizi con prezzo, codice IVA, conto dei ricavi e prezzi per cliente. Gli articoli si scelgono nei documenti e nelle serie. Articolo fisico, Prestazione, Digitale, Spedizione, Spese/esborsi. Prezzo d’acquisto, GTIN, codice fornitore, varianti, etichette e magazzino sono disponibili solo per articoli fisici. Cancellate i valori esistenti prima di cambiare tipo.
Passo dopo passo
- Creare un articolo con «Nuovo articolo» e inserire «Numero d’articolo», «Designazione», «Prezzo CHF» e «IVA».
- Nell’elenco cercare per «Numero, testo o categoria» oppure filtrare per «Categoria».
- Fare clic su un articolo per modificarlo.
- Nel riquadro «Prezzi cliente» registrare un cliente con prezzo o sconto propri.
- Frequenza di fatturazione: Una tantum, Al mese, Al trimestre, All’anno.
- Un tipo proposto presenta una nota di verifica interna. Verificate il tipo e salvate la modifica oppure scegliete «Segnare come verificato». L’elenco offre il filtro «Da verificare» con contatore. La rimozione viene registrata; la nota non viene esposta nelle API pubblica o mobile.
Progetti
Finance | base › Progetti
Elenca i progetti della società con cliente, stato, ore e importi fatturati e l’avanzamento del budget. L’elenco dei progetti è condiviso con la rilevazione dei tempi di HR | base.
Passo dopo passo
- Aprire Finance | base › Progetti.
- Scegliere «Nuovo progetto» e inserire numero, nome, cliente, tipo di fatturazione e budget.
- Salvare: il progetto si apre con compiti, tempo, milestone e tariffe orarie.
Progetto
Finance | base › Progetti › aprire un progetto
Un progetto con schede: panoramica (dati, budget), compiti come tabellone kanban, tempo (fatturare le ore aperte, registrare tempo manuale), milestone (raggiunta, fatturare) e tariffe orarie con attività.
Passo dopo passo
- Nella scheda «Compiti» creare compiti e spostarli tra le colonne con le frecce o trascinandoli.
- Nella scheda «Tempo» scegliere la data, selezionare le righe aperte e «Fattura ore»: viene creata una bozza di fattura.
- Nella scheda «Milestone» segnare una milestone come raggiunta e fatturarla nei progetti forfettari.
- Nella scheda «Tariffe orarie» definire tariffe per persona o attività.
Portale clienti
Finance | base › Impostazioni vendita › Portale
Mostra il link alla vetrina pubblica, verifica i documenti dei clienti e approva le registrazioni. Il portale clienti funziona sempre su app.kmubase.ch/<sigla>; non esiste un dominio proprio.
Passo dopo passo
- Aprire le impostazioni vendita e scegliere la sezione «Portale».
- Visualizzare i documenti e accettarli o rifiutarli.
- Approvare le registrazioni confermate; il cliente riceve il link del portale per e-mail.
Collegare il portale sul proprio sito
Finance | base › Impostazioni › Impostazioni Finance › Vendita e fatture › Portale
Un link pubblico di accesso e un codice HTML sono disponibili da copiare sul proprio sito.
Passo dopo passo
- Copiare il link o il codice HTML in «Portale clienti sul proprio sito web».
- Inserire il codice sul proprio sito e aprire l’accesso.
Pagamenti, documenti e contatti nell’area clienti
Area clienti › Fatture, offerte, ordini, pagamenti e profilo; Vendite › Clienti
Pagare insieme le fatture aperte per valuta online; senza pagamento online attivo, pagare ogni fattura QR con il proprio riferimento. Il codice QR appare sul documento. Sono disponibili filtro annuale, selezione ZIP, estratto conto per periodo e caricamento su fatture o offerte. Un contatto può accedere solo alle offerte, anche tramite collegamenti diretti e ZIP. Dopo l’accettazione, una pagina indica i passi successivi; la conferma d’ordine emessa rimanda all’offerta. L’area clienti completa richiede un accesso personale. I vecchi collegamenti generali mostrano una pagina ospite con accesso e indicazioni per richiedere un invito; anche le precedenti sessioni basate su questi collegamenti non danno più accesso completo. I singoli documenti restano accessibili dal proprio collegamento nell’e-mail. Sul telefono importo e stato sono su righe separate con testo a capo.
Passo dopo passo
- Controllare il totale per valuta e scegliere un pagamento online disponibile; altrimenti pagare ogni fattura QR separatamente.
- Filtrare per anno e stato, selezionare i documenti e scaricare lo ZIP. Inserire le date dell’estratto conto.
- Caricare documenti sulla fattura o sull’offerta. Invitare e gestire contatti nel profilo o nel backoffice con il diritto di vendita.
- Con un vecchio collegamento generale, accedere o chiedere un invito personale al fornitore. Aprire un singolo documento dal proprio collegamento nell’e-mail.
Portale clienti: notifiche e attività aperte
Finance | base › Panoramica › Attività; Vendite › Clienti o documento
I pagamenti dal portale clienti appaiono nella campanella. Nuovi documenti, preventivi accettati senza documento successivo, richieste di modifica dell’indirizzo e domande non lette appaiono nelle attività con un link al cliente o al documento. I caricamenti sono visibili sul documento associato e possono essere accettati o rifiutati. La cronologia mostra la persona di contatto associata.
Passo dopo passo
- Aprire ed elaborare l’attività. Scompare dopo l’accettazione o il rifiuto del documento, la conversione del preventivo o la decisione sulla modifica dell’indirizzo. Le domande non lette portano alla conversazione sul documento.
- Il precedente indirizzo e-mail conferma la modifica tramite un link monouso valido per 24 ore. La richiesta può poi essere approvata internamente. Senza un precedente indirizzo non serve questa conferma.
- Configurare il pagamento online tramite il passo facoltativo della lista di configurazione in Vendite › Impostazioni › Pagamenti.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.