Dalla pratica delle PMI svizzere
Assistente IA
Istruzioni per «Assistente IA» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Assistente IA
Vendite tramite IA
Finance | base
Nella chat IA Lei può creare clienti e articoli, registrare pagamenti, decidere sui preventivi o convertirli in bozze, inviare documenti e creare note di credito. Gli articoli richiedono il diritto di gestione delle vendite. Pagamenti e invii richiedono l’approvazione di un’altra persona.
Passo dopo passo
- La preghiamo di indicare o precisare: Documento.
- La preghiamo di verificare i dati. L’azione viene eseguita solo dopo l’approvazione. Le conversioni restano bozze.
- L’invio richiede l’approvazione di un’altra persona. Nelle società dimostrative le e-mail restano nella posta in uscita dimostrativa; gli invii elettronici esterni sono bloccati.
Gestire documenti di vendita e solleciti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA crea fatture di acconto, completa documenti, elimina bozze e avvia solleciti dopo anteprima e autorizzazione.
Passo dopo passo
- Indichi la società e il documento per numero, titolo o nome del cliente.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui e la percentuale dell’acconto.
- Controlli l’anteprima e autorizzi l’azione.
Gestire documenti di vendita nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA reinvia solleciti, conferma invii postali già effettuati, crea resi e fatture parziali o finali, invia documenti selezionati e ferma invii pianificati.
Passo dopo passo
- Indichi società, azione e documenti per numero o titolo.
- Precisi i dati mancanti, posizioni e quantità e, per invii pianificati, data e ora.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire contabilità e documenti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA registra pagamenti di partite aperte, crea partner contabili, storna scritture e registra entrate, uscite o trasferimenti. Storna o copia documenti di vendita, salva ordini di acquisto e blocca partite fornitori.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione, la società e la partita, la scrittura, il documento o il fornitore per nome o numero.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui. Per gli ordini indichi tutte le posizioni con testo, quantità e prezzo.
- Controlli l’anteprima. Per gli storni verifichi numero, data e importo e autorizzi esplicitamente.
Gestire acquisti e riconciliazione bancaria nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA trasforma ordini in fatture fornitori, modifica lo stato degli ordini, registra manualmente movimenti bancari, li ignora o li riapre e registra note di credito fornitori.
Passo dopo passo
- Indichi società, azione e ordine, movimento bancario o fornitore.
- Chiarisca i dati mancanti e scelga la proposta corretta in caso di ambiguità.
- Verifichi l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire spese e acquisti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA crea le Sue note spese, registra o modifica le voci, inoltra le spese e decide sulle note autorizzate. Registra fatture fornitori, autorizza partite fornitori, conferma proposte bancarie e registra scritture bilanciate.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la nota, il fornitore, la partita o il movimento bancario tramite nome, numero o importo.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui rispondendo alla domanda.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente.
Gestire carte, spese e pagamenti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA contrassegna le transazioni con carta come private o le contabilizza, contabilizza le note spese, crea spese ricorrenti, genera le spese dovute e crea lotti di pagamenti o il relativo file.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la società oppure la nota spese.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui usando i suggerimenti leggibili.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire pagamenti, spese e cespiti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA scarta o ritira distinte con motivo, salva l’IBAN delle Sue spese, elimina posizioni personali, riporta le Sue note spese alla rielaborazione, approva note spese altrui selezionate e registra cespiti o dismissioni.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la società oppure la Sua nota spese per titolo o numero.
- Selezioni una proposta leggibile e completi i dati mancanti.
- Verifichi gli oggetti, la data e gli importi nell’anteprima, quindi autorizzi esplicitamente.
Coordinate bancarie, chiusura delle scorte e documenti in entrata nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA salva coordinate bancarie, registra variazioni delle scorte e assegna documenti in entrata a una società. Può ignorare avvisi di duplicati, richiedere proposte IA e scartare entrate.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e il documento per nome del file o numero di fattura, oppure la società.
- Chiarisca la destinazione, poi l’IBAN, eventualmente il BIC e il conto bancario, oppure la data di riferimento.
- Verifichi l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire cassa, dati di base e regole contabili nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA registra controlli di cassa, attiva o disattiva conti, salva centri di costo, trasferisce pacchetti salariali aggregati nel giornale e modifica o attiva regole contabili.
Passo dopo passo
- Indichi la società e l’azione e selezioni conto, centro di costo o regola per nome o numero.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui e indichi tutti i valori del modulo.
- Verifichi le destinazioni risolte e i valori nell’anteprima e autorizzi esplicitamente.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.