Audit, controlli e riesame

Panoramica degli audit interni, esterni e di fornitori con numero, titolo, tipo, data, responsabile, stato, domande aperte e rilievi (non conformità maggiori e minori, osservazioni). Per gli audit esterni compare un avviso se il certificato è scaduto o sta per scadere. Chi gestisce vede tutti gli audit, le altre persone solo quelli in cui sono responsabili o auditor.

Pianifica un audit con tipo (interno, esterno, fornitore), titolo, data e, facoltativamente, programma di audit, responsabile dell’audit, auditor, lista di controllo, ambito, obiettivi, criteri di audit e processi interessati. Il sistema assegna il numero dell’audit e segnala come non indipendenti i responsabili dei processi selezionati.

Mostra i programmi di audit con periodo di al massimo tre anni, obiettivi e principi, gli audit pianificati per anno e i processi attivi che nel periodo non hanno ancora un audit.

Elenca le persone con accesso a QMS | base con funzione, ruolo (direzione qualità) ed evidenze di qualifica dall’anagrafica delle competenze. L’elenco aiuta a scegliere auditor indipendenti e qualificati.

Gestisce liste di controllo riutilizzabili con domande di audit per processo o capitolo della norma. Quando si prepara un audit, le domande della lista scelta vengono acquisite e bloccate. Una lista si può anche generare dai capitoli della norma: per ogni capitolo selezionato viene formulata una domanda di audit con parole nostre.

Mostra un audit con svolgimento, lista di controllo, rilievi, rapporto e misure. Responsabile e auditor rispondono alle domande di audit (anche senza connessione, con riconciliazione in caso di conflitti), registrano i rilievi e scrivono sintesi e conclusione. Le non conformità maggiori e minori creano automaticamente una misura correttiva, quelli maggiori anche una non conformità. Con l’approvazione il rapporto è depositato in PDF nell’archivio; solo dopo l’audit è chiuso – se l’archiviazione non riesce, l’audit resta aperto e l’approvazione può essere ripetuta. Durante l’approvazione del rapporto le modifiche all’audit vengono sospese. Dopo un’interruzione, un rapporto corretto riceve un proprio riferimento d’archivio.

Elenca i certificati da audit esterni con validità e avviso 90 giorni prima della scadenza, nonché i Suoi enti di certificazione con accreditamento, norme e contatto. «Richiedere un audit» crea un audit esterno pianificato con l’ente e, su richiesta, prepara un’e-mail nel Suo programma di posta.

Controlli periodici con punti di controllo, frequenza e persona responsabile. La persona responsabile esegue il controllo e risponde a ogni punto; un «Non OK» genera una carenza e, su richiesta, automaticamente una misura.

Crea un controllo SCI con obiettivo, riferimento a rischio e processo, persona responsabile, frequenza, prossima scadenza e punti di controllo.

Documenta i requisiti operativi della norma: riesame dei requisiti dei clienti, sviluppo, rilascio del servizio, identificazione e rintracciabilità, beni dei clienti e dei fornitori nonché attività dopo la consegna. Ogni evidenza ha una lista di controllo derivata dal modello del tipo, ampliabile, e viene approvata da una persona autorizzata.

Mostra le riunioni sulla qualità con data, luogo, link online, ordine del giorno, verbale e partecipanti. Sotto l’elenco vengono seguite le decisioni aperte di riunioni e riesami della direzione, con responsabile, scadenza e stato della misura corrispondente. Chi gestisce vede tutte le riunioni, le altre persone solo quelle a cui sono invitate.

Pianifica una riunione sulla qualità con titolo, data e ora, luogo, link online, partecipanti, ordine del giorno e verbale. I partecipanti vengono informati.

Registra la valutazione periodica della direzione. Il sistema acquisisce dati sintetici da obiettivi, audit, segnalazioni, reclami, misure, rischi, controlli, documenti e contesto, oltre alle decisioni precedenti; la direzione valuta ogni sezione, registra una conclusione e prende decisioni, che vengono create come misure. Con l’approvazione il verbale viene archiviato in PDF.

Mostra il riesame della direzione come diapositive: titolo, per ogni sezione i dati del sistema e la valutazione della direzione, infine le decisioni – per la seduta su schermo o proiettore.

Mostra la prontezza per l’audit di certificazione come stato ponderato di 14 punti di verifica collegati ai capitoli della norma, con i prossimi passi nonché ultimo audit interno, ultimo riesame della direzione e certificato. Sotto si possono comporre rapporti a partire da blocchi (obiettivi, segnalazioni, misure, reclami, rischi, controlli, audit, documenti, tasso di lettura, copertura della norma, moduli, utilizzo) su 3–24 mesi come grafico e tabella, esportarli in Excel o CSV e salvarli come modello. Il manuale di gestione si può stampare in PDF. Le non conformità sono comprovate solo con chiusura documentata e verifica positiva dell’efficacia con persona e data. Tutti gli altri casi restano aperti con il relativo numero, anche senza ritardi o se respinti senza questa prova.