Segnalazioni e misure

Tutti i collaboratori segnalano errori (non conformità), proposte di miglioramento e quasi incidenti, con foto, luogo e progetto. Gli incaricati del trattamento chiariscono le cause (5×Perché o Ishikawa), definiscono le misure, verificano l’efficacia e, se necessario, creano un rapporto 8D in PDF.

Nel modulo di segnalazione e nella compilazione dei moduli il testo può essere dettato con l’input vocale del browser (svizzero tedesco come de-CH, francese, italiano, inglese secondo la lingua dell’interfaccia). Nel modulo di segnalazione interno l’aiuto «Quale canale di segnalazione è adatto?» spiega con l’IA, sulla base delle descrizioni dei canali, dove va indirizzata una richiesta.

I canali di segnalazione raggruppano le segnalazioni con un prefisso proprio, propri incaricati del trattamento, riservatezza (aperta, interna, riservata), tipi consentiti ed etichette. Un canale di segnalazione pubblico dispone di un link e di un codice QR, tramite i quali si può segnalare anche senza accesso e in forma anonima.

Crea da una segnalazione conclusa una bozza wiki con problema, causa, misura immediata e soluzione (misure). La bozza segue poi la verifica e l’approvazione del wiki.

Tutte le misure derivanti da segnalazioni, rischi, controlli, modifiche, moduli, audit, riesami e riunioni come lavagna Kanban o elenco; i responsabili spostano le proprie misure da «Aperta» a «In corso» e infine a «Conclusa». Ogni misura ha una propria pagina di dettaglio con la verifica dell’efficacia e il relativo storico. Le misure in ritardo vengono sottoposte a escalation ogni giorno. Le valutazioni di efficacia precedenti vengono trasferite nella cronologia prima del ciclo successivo. Le persone e le date di verifica sconosciute sono indicate con «–».

Mostra una singola misura con descrizione, nota, stato, fonte, responsabile e scadenza. Qui Lei cambia lo stato, valuta l’efficacia e registra il tempo – anche per le misure concluse. Ogni verifica dell’efficacia resta nello storico con esito, data e persona che l’ha eseguita.

Registra l’impegno per il trattamento di una segnalazione o di una misura con data, ore, minuti e nota e mostra tutte le registrazioni con il totale in ore.

Elenca gli incidenti relativi a sicurezza delle informazioni, protezione dei dati, ambiente, sicurezza sul lavoro e qualità con numero V-AAAA-NNN, gravità, stato e semaforo delle scadenze. Compare un avviso se incidenti soggetti a notifica hanno un termine di notifica ravvicinato o superato. Con il diritto «Confronto con la norma e impostazioni QMS» si può impostare il termine di notifica interno in ore (valore predefinito 72).

Registra un incidente con tipo, titolo, descrizione, momento in cui si è verificato e in cui è stato scoperto, gravità, persona responsabile, asset coinvolti e, facoltativamente, il numero di una segnalazione. In caso di violazione dei dati con rischio presumibilmente elevato, l’incidente diventa soggetto a notifica e il termine decorre dalla scoperta; i responsabili e la direzione qualità ricevono una notifica.

Mostra un incidente con il controllo delle scadenze: termine in corso, in scadenza (al massimo 24 ore), superato o notificato. Qui si registrano la notifica all’autorità di vigilanza («Notificato il», servizio) e l’informazione delle persone interessate, si porta avanti lo stato, si creano misure e si registrano causa e insegnamenti.

Mostra i casi del sistema di segnalazione provenienti da tutti i canali di segnalazione in cui Lei è designato responsabile dei casi e non è in conflitto di interessi – con stato, indicatore dei termini per conferma di ricezione e riscontro nonché proposte di eliminazione. In alto è indicata la situazione giuridica con «Verifica specialistica in sospeso».

Mostra un caso del sistema di segnalazione con descrizione decifrata, contatto (se non anonima), allegati e controllo dei termini. I responsabili dei casi confermano la ricezione, inviano riscontri tramite il link di monitoraggio, tengono note interne, chiudono con un esito, si segnalano in conflitto di interessi e dopo la chiusura eliminano il contenuto.

Elenca i canali di segnalazione del sistema di segnalazione con quadro normativo, responsabili dei casi e stato, e crea nuovi canali. I casi aperti vengono conteggiati solo per i canali in cui Lei è responsabile dei casi.

Modifica un canale di segnalazione (nome, quadro normativo, responsabili dei casi, categorie, proposta di eliminazione, segnalazioni anonime, attivo), mostra il link pubblico con codice QR e la cronologia delle modifiche dei responsabili dei casi.

Reclami dei clienti con azienda, persona di contatto, riferimento, valutazione, risposta, costi e importo della nota di credito; dopo la chiusura si può richiedere per e-mail un riscontro del cliente sulla soddisfazione.

Crea sondaggi con domande a scala (1–5), una domanda di raccomandazione (NPS 0–10) e testo libero. I sondaggi attivi sono raggiungibili senza accesso tramite un link pubblico o un codice QR. La valutazione mostra per ogni domanda media, distribuzione, NPS e risposte di testo; il risultato può essere ripreso come valore dell’indicatore di un obiettivo per la qualità.

Elenca i fornitori esterni con stato (nuovo, ammesso, ammesso con riserva, bloccato), valutazione complessiva dell’ultima valutazione, numero di reclami e nuova valutazione in scadenza. Un fornitore viene valutato secondo criteri ponderati con 1–5 punti; dalla valutazione complessiva derivano una proposta di stato e la data della prossima valutazione.