Dalla pratica delle PMI svizzere
Protezione dei dati
Istruzioni per «Protezione dei dati» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Protezione dei dati
Protezione dei dati (panoramica)
QMS | base › Protezione dei dati
Mostra riquadri con contatori per la gestione della protezione dei dati secondo la LPD: attività di trattamento attive, misure per la sicurezza dei dati, valutazioni d’impatto aperte, richieste aperte delle persone interessate con termine e verifiche di cancellazione dovute. In più, collegamenti alle violazioni dei dati nel registro degli incidenti e agli asset con dati personali.
Passo dopo passo
- Cliccare su un riquadro per aprire l’elenco.
- Le indicazioni rosse sui riquadri segnalano richieste scadute o verifiche dovute.
- In basso, scaricare il registro come tabella o PDF.
Registro delle attività di trattamento
QMS | base › Protezione dei dati › Registro
Elenca le attività di trattamento (art. 12 LPD) con numero VT-001, società titolare del trattamento, stato e prossima verifica. Filtri per stato, dati personali degni di particolare protezione e comunicazione all’estero, ricerca per denominazione o finalità, esportazione come tabella (XLSX) e come PDF.
Passo dopo passo
- In basso, aprire «Registra attività di trattamento».
- Registrare denominazione, finalità, categorie di persone interessate e di dati personali (una voce per riga), destinatari e conservazione.
- In caso di comunicazione all’estero, scegliere Stati e garanzia.
- Collegare misure per la sicurezza dei dati, processi e asset e scegliere «Crea».
- Scaricare lo stato attuale con «Esporta come tabella» o «Registro in PDF».
Attività di trattamento
QMS | base › Protezione dei dati › Registro › Voce
Mostra un’attività di trattamento con tutti i dati, l’elenco dei dati obbligatori mancanti, lo stato, la verifica periodica, il termine di cancellazione con le verifiche di cancellazione, le valutazioni d’impatto e le richieste che la riguardano.
Passo dopo passo
- In «Completezza e stato» controllare i dati obbligatori mancanti e rendere effettiva l’attività con «Attiva».
- In «Verifica periodica» fissare la prossima verifica secondo l’intervallo con «Conferma verifica».
- In «Verifiche di cancellazione» registrare l’esito della verifica di cancellazione.
- In «Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati» creare una nuova valutazione d’impatto.
- In basso, nella sezione «Modifica», cambiare i dati.
Misure tecniche e organizzative (MTO)
QMS | base › Protezione dei dati › MTO
Catalogo delle misure per la sicurezza dei dati (LPD art. 8, OPDa art. 1–5) con numero TOM-001, categoria, stato pianificata, attuata o verificata e data di verifica. Filtro per categoria.
Passo dopo passo
- In basso, aprire «Registra misura».
- Registrare denominazione, categoria, stato e descrizione.
- Facoltativamente collegare subito ad attività di trattamento e scegliere «Crea».
Misura per la sicurezza dei dati
QMS | base › Protezione dei dati › MTO › Voce
Mostra una misura con descrizione, stato, ultima e prossima verifica nonché le attività di trattamento e le valutazioni d’impatto collegate.
Passo dopo passo
- Nella sezione «Modifica» aggiornare stato, data di verifica e prossima verifica.
- Scegliere «Salva».
Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati
QMS | base › Protezione dei dati › VIPD
Elenca le valutazioni d’impatto (LPD art. 22) con numero DSFA-001, attività di trattamento, esito dell’esame preliminare, rischio residuo complessivo e stato. Le nuove valutazioni d’impatto vengono create per un’attività di trattamento.
Passo dopo passo
- In basso, aprire «Crea valutazione d’impatto».
- Scegliere l’attività di trattamento, facoltativamente indicare un titolo e creare.
- Restringere con il filtro a bozza, da approvare o approvata.
Elaborare e approvare una valutazione d’impatto
QMS | base › Protezione dei dati › VIPD › Voce
Guida attraverso una valutazione d’impatto: esame preliminare con criteri, descrizione, rischi con probabilità di accadimento e gravità da 1 a 4 e valori residui, misure, decisione sulla consultazione dell’IFPDT in caso di rischio residuo elevato (LPD art. 23), conclusione e approvazione da parte di una seconda persona.
Passo dopo passo
- Nella sezione «Modifica» spuntare i criteri applicabili dell’esame preliminare e descrivere il trattamento.
- In «Rischi» registrare i rischi con «Aggiungi rischio» e, dopo le misure, fissare i valori residui.
- In «Misure» creare i punti aperti con responsabilità e scadenza.
- Scegliere «Concludi e trasmetti per l’approvazione».
- Una seconda persona apre la valutazione d’impatto e sceglie «Approva» o «Riporta in bozza» con motivazione.
Richieste delle persone interessate
QMS | base › Protezione dei dati › Richieste
Registra le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, consegna o opposizione (LPD art. 25–28 e 32) con numero BG-AAAA-NNN e mostra il termine con un semaforo. Viene salvata solo una sigla scelta liberamente, nessun dato personale della persona richiedente.
Passo dopo passo
- In basso, aprire «Registra richiesta».
- Scegliere tipo, sigla, data di ricezione e persona responsabile.
- Facoltativamente scegliere le attività di trattamento interessate e confermare con «Registra richiesta».
- Restringere per stato con il filtro; le richieste aperte sono in alto, ordinate per termine.
Elaborare una richiesta della persona interessata
QMS | base › Protezione dei dati › Richieste › Voce
Mostra una richiesta con ricezione, termine, proroga, verifica dell’identità e data della risposta. Qui si aggiornano stato, proroga e dati.
Passo dopo passo
- Dopo la verifica dell’identità, spuntare la casella nella sezione «Modifica» e salvare.
- In «Stato» scegliere risposta data o respinta con la data della risposta e poi «Salva stato».
- Se necessario, in «Proroga termine» registrare una nuova fine del termine con motivazione.
Termini di cancellazione
QMS | base › Protezione dei dati › Termini di cancellazione
Mostra per ogni attività di trattamento in corso il termine di cancellazione (mesi o anni a partire da un evento), l’ultima e la prossima verifica di cancellazione con semaforo delle scadenze. Le verifiche di cancellazione si possono registrare direttamente nella riga.
Passo dopo passo
- Nella riga aprire «Registra verifica di cancellazione».
- Registrare data, esito cancellato o conservato e, in caso di conservazione, il motivo.
- Scegliere «Salva verifica»; la prossima verifica di cancellazione segue secondo l’intervallo dell’attività di trattamento.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.