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Protezione dei dati

Istruzioni per «Protezione dei dati» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.

Protezione dei dati

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Protezione dei dati

10 istruzioni

Protezione dei dati (panoramica)

QMS | base › Protezione dei dati

Mostra riquadri con contatori per la gestione della protezione dei dati secondo la LPD: attività di trattamento attive, misure per la sicurezza dei dati, valutazioni d’impatto aperte, richieste aperte delle persone interessate con termine e verifiche di cancellazione dovute. In più, collegamenti alle violazioni dei dati nel registro degli incidenti e agli asset con dati personali.

Passo dopo passo

  1. Cliccare su un riquadro per aprire l’elenco.
  2. Le indicazioni rosse sui riquadri segnalano richieste scadute o verifiche dovute.
  3. In basso, scaricare il registro come tabella o PDF.

Registro delle attività di trattamento

QMS | base › Protezione dei dati › Registro

Elenca le attività di trattamento (art. 12 LPD) con numero VT-001, società titolare del trattamento, stato e prossima verifica. Filtri per stato, dati personali degni di particolare protezione e comunicazione all’estero, ricerca per denominazione o finalità, esportazione come tabella (XLSX) e come PDF.

Passo dopo passo

  1. In basso, aprire «Registra attività di trattamento».
  2. Registrare denominazione, finalità, categorie di persone interessate e di dati personali (una voce per riga), destinatari e conservazione.
  3. In caso di comunicazione all’estero, scegliere Stati e garanzia.
  4. Collegare misure per la sicurezza dei dati, processi e asset e scegliere «Crea».
  5. Scaricare lo stato attuale con «Esporta come tabella» o «Registro in PDF».

Attività di trattamento

QMS | base › Protezione dei dati › Registro › Voce

Mostra un’attività di trattamento con tutti i dati, l’elenco dei dati obbligatori mancanti, lo stato, la verifica periodica, il termine di cancellazione con le verifiche di cancellazione, le valutazioni d’impatto e le richieste che la riguardano.

Passo dopo passo

  1. In «Completezza e stato» controllare i dati obbligatori mancanti e rendere effettiva l’attività con «Attiva».
  2. In «Verifica periodica» fissare la prossima verifica secondo l’intervallo con «Conferma verifica».
  3. In «Verifiche di cancellazione» registrare l’esito della verifica di cancellazione.
  4. In «Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati» creare una nuova valutazione d’impatto.
  5. In basso, nella sezione «Modifica», cambiare i dati.

Misure tecniche e organizzative (MTO)

QMS | base › Protezione dei dati › MTO

Catalogo delle misure per la sicurezza dei dati (LPD art. 8, OPDa art. 1–5) con numero TOM-001, categoria, stato pianificata, attuata o verificata e data di verifica. Filtro per categoria.

Passo dopo passo

  1. In basso, aprire «Registra misura».
  2. Registrare denominazione, categoria, stato e descrizione.
  3. Facoltativamente collegare subito ad attività di trattamento e scegliere «Crea».

Misura per la sicurezza dei dati

QMS | base › Protezione dei dati › MTO › Voce

Mostra una misura con descrizione, stato, ultima e prossima verifica nonché le attività di trattamento e le valutazioni d’impatto collegate.

Passo dopo passo

  1. Nella sezione «Modifica» aggiornare stato, data di verifica e prossima verifica.
  2. Scegliere «Salva».

Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati

QMS | base › Protezione dei dati › VIPD

Elenca le valutazioni d’impatto (LPD art. 22) con numero DSFA-001, attività di trattamento, esito dell’esame preliminare, rischio residuo complessivo e stato. Le nuove valutazioni d’impatto vengono create per un’attività di trattamento.

Passo dopo passo

  1. In basso, aprire «Crea valutazione d’impatto».
  2. Scegliere l’attività di trattamento, facoltativamente indicare un titolo e creare.
  3. Restringere con il filtro a bozza, da approvare o approvata.

Elaborare e approvare una valutazione d’impatto

QMS | base › Protezione dei dati › VIPD › Voce

Guida attraverso una valutazione d’impatto: esame preliminare con criteri, descrizione, rischi con probabilità di accadimento e gravità da 1 a 4 e valori residui, misure, decisione sulla consultazione dell’IFPDT in caso di rischio residuo elevato (LPD art. 23), conclusione e approvazione da parte di una seconda persona.

Passo dopo passo

  1. Nella sezione «Modifica» spuntare i criteri applicabili dell’esame preliminare e descrivere il trattamento.
  2. In «Rischi» registrare i rischi con «Aggiungi rischio» e, dopo le misure, fissare i valori residui.
  3. In «Misure» creare i punti aperti con responsabilità e scadenza.
  4. Scegliere «Concludi e trasmetti per l’approvazione».
  5. Una seconda persona apre la valutazione d’impatto e sceglie «Approva» o «Riporta in bozza» con motivazione.

Richieste delle persone interessate

QMS | base › Protezione dei dati › Richieste

Registra le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, consegna o opposizione (LPD art. 25–28 e 32) con numero BG-AAAA-NNN e mostra il termine con un semaforo. Viene salvata solo una sigla scelta liberamente, nessun dato personale della persona richiedente.

Passo dopo passo

  1. In basso, aprire «Registra richiesta».
  2. Scegliere tipo, sigla, data di ricezione e persona responsabile.
  3. Facoltativamente scegliere le attività di trattamento interessate e confermare con «Registra richiesta».
  4. Restringere per stato con il filtro; le richieste aperte sono in alto, ordinate per termine.

Elaborare una richiesta della persona interessata

QMS | base › Protezione dei dati › Richieste › Voce

Mostra una richiesta con ricezione, termine, proroga, verifica dell’identità e data della risposta. Qui si aggiornano stato, proroga e dati.

Passo dopo passo

  1. Dopo la verifica dell’identità, spuntare la casella nella sezione «Modifica» e salvare.
  2. In «Stato» scegliere risposta data o respinta con la data della risposta e poi «Salva stato».
  3. Se necessario, in «Proroga termine» registrare una nuova fine del termine con motivazione.

Termini di cancellazione

QMS | base › Protezione dei dati › Termini di cancellazione

Mostra per ogni attività di trattamento in corso il termine di cancellazione (mesi o anni a partire da un evento), l’ultima e la prossima verifica di cancellazione con semaforo delle scadenze. Le verifiche di cancellazione si possono registrare direttamente nella riga.

Passo dopo passo

  1. Nella riga aprire «Registra verifica di cancellazione».
  2. Registrare data, esito cancellato o conservato e, in caso di conservazione, il motivo.
  3. Scegliere «Salva verifica»; la prossima verifica di cancellazione segue secondo l’intervallo dell’attività di trattamento.

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