Documenti e moduli

Mostra i documenti qualità controllati. Tutti vedono le edizioni in vigore e confermano la lettura; le persone autorizzate inviano bozze a verifica, verificano, approvano con data di entrata in vigore oppure ritirano. Nel documento sono visibili le versioni con iter di controllo, stato di lettura e utilizzo nei processi.

Crea un documento controllato come bozza e gestisce contenuto e dati anagrafici: tipo, numero, responsabile, revisione periodica, processo, distribuzione (tutti, società, reparti, funzioni, persone), obbligo di lettura e capitoli della norma.

Importazione: un testo incollato o un file di testo viene classificato in capitoli con titoli brevi propri e numeri di capitolo, per ogni capitolo con grado di maturità da 0 a 4 e motivazione, oltre a un elenco delle lacune. Intervista: domande guidate per tipo di documento; dalle risposte nasce una bozza di documento. Entrambi possono essere ripresi come nuovo documento nello stato Bozza.

Crea per un documento principale una variante per una sede o una società (documento proprio in bozza con il contenuto dell’edizione in vigore). Il documento principale elenca le sue varianti; la variante mostra una nota non appena il documento principale ha un’approvazione più recente. Con «Solo per la distribuzione» vedono il documento solo le persone della distribuzione, i responsabili e chi gestisce (elenco, vista, API).

Legge ad alta voce l’edizione in vigore di un documento con la sintesi vocale del browser, nella lingua dell’interfaccia.

Per un documento gestito spiega che cosa è nuovo, eliminato o diverso nella versione visualizzata rispetto alla precedente – riassunto brevemente dall’IA, le differenze le calcola KMU | base. Utile prima della conferma di lettura; «Domande di comprensione con l’IA» › «Generare le domande» crea le relative domande.

Un documento può richiedere un quiz (verifica di comprensione) e una formazione prima dell’entrata in vigore. Prima di «Letto» compare allora il quiz; la conferma di lettura è possibile solo dopo il quiz superato e la formazione conclusa. Con l’approvazione le persone della distribuzione vengono iscritte alla formazione in e-learning.

Genera dall’edizione mostrata di un documento domande con risposte a scelta. Domande, risposte e soglia di superamento possono essere verificate e modificate; «Impostare come verifica di comprensione» salva il quiz e lo richiede d’ora in poi prima della conferma di lettura.

Compilare i moduli QMS attivi (p. es. controllo dell’apparecchio, foglio di controllo). A seconda della risposta attivano automaticamente una segnalazione, una misura o un’e-mail. Le voci restano salvate come evidenza.

Progetta un modulo con campi (testo, numero, data, selezione, selezione multipla, Sì/No) e azioni che, all’invio, a seconda della risposta attivano una segnalazione, una misura o un’e-mail.

Da una descrizione l’IA propone i campi di un modulo (testo, numero, data, selezione, sì/no). La proposta viene verificata secondo le regole dei moduli e apre l’editor dei moduli precompilato; il salvataggio avviene solo lì.

Le modifiche pianificate al sistema di gestione, con motivo, effetti, risorse e processi e documenti interessati, passano attraverso verifica e approvazione; seguono poi le misure di attuazione.

Registra una richiesta di modifica come bozza con descrizione, motivo, effetti, risorse, processi e documenti interessati e data pianificata.

Raccoglie le conoscenze in pagine con categorie e versioni. Le nuove pagine sono bozze, passano da «Invia per verifica» e vengono poi approvate; i termini del glossario nel testo mostrano la loro definizione al passaggio del mouse. Le pagine possono essere commentate e corredate di reazioni. Gli articoli di conoscenza derivati da segnalazioni concluse indicano la loro provenienza.

Elenca i termini con definizione e sinonimi, ricercabili ed esportabili in CSV. I termini vengono evidenziati e spiegati automaticamente nel wiki, nell’edizione in vigore dei documenti e nelle descrizioni di processo.

Elenco di lavoro delle traduzioni di edizioni dei documenti, processi e pagine wiki in tedesco, francese, italiano e inglese. Flusso: aperta, in lavorazione, in verifica, approvata; può approvare solo una persona diversa da chi ha tradotto. Se la fonte ha un’edizione più recente, la traduzione diventa «obsoleta». Chi legge un documento vede la traduzione approvata nella propria lingua con una nota e può mostrare l’originale.