Audits, Kontrollen & Bewertung

Übersicht über interne, externe und Lieferantenaudits mit Nummer, Titel, Art, Datum, Leitung, Status, offenen Fragen und Feststellungen (Haupt- und Nebenabweichungen, Hinweise). Bei externen Audits erscheint eine Warnung, wenn das Zertifikat abgelaufen ist oder bald abläuft. Verwaltende sehen alle Audits, alle anderen nur die, in denen sie Leitung oder Auditor sind.

Plant ein Audit mit Art (intern, extern, Lieferant), Titel, Termin und optional Auditprogramm, Auditleitung, Auditoren, Checkliste, Umfang, Zielen, Auditkriterien und den Prozessen im Umfang. Das System vergibt die Auditnummer und markiert Verantwortliche der gewählten Prozesse als befangen.

Zeigt die Auditprogramme mit Zeitraum von höchstens drei Jahren, Zielen und Grundsätzen, den geplanten Audits je Jahr und den aktiven Prozessen, die im Zeitraum noch kein Audit haben.

Listet die Personen mit Zugang zu QMS | base mit Funktion, Rolle (QM-Leitung) und den Qualifikationsnachweisen aus dem Kompetenzstamm. Die Liste hilft, unabhängige und qualifizierte Auditoren zu wählen.

Verwaltet wiederverwendbare Checklisten mit Prüffragen je Prozess oder Normkapitel. Beim Vorbereiten eines Audits werden die Fragen der gewählten Checkliste übernommen und eingefroren. Eine Checkliste lässt sich auch aus Normkapiteln erzeugen: je gewähltes Kapitel entsteht eine Prüffrage in eigenen Worten.

Zeigt ein Audit mit Ablauf, Checkliste, Feststellungen, Bericht und Massnahmen. Leitung und Auditoren beantworten die Prüffragen (auch ohne Verbindung, mit Abgleich bei Konflikten), erfassen Feststellungen und schreiben Zusammenfassung und Fazit. Haupt- und Nebenabweichungen legen automatisch eine Korrekturmassnahme an, Hauptabweichungen zusätzlich eine Nichtkonformität. Mit der Freigabe wird der Bericht als PDF im Archiv abgelegt; erst danach ist das Audit abgeschlossen – klappt die Archivierung nicht, bleibt es offen und die Freigabe lässt sich wiederholen. Während der Berichtsfreigabe werden Änderungen am Audit zurückgehalten. Nach einem Abbruch bekommt ein korrigierter Bericht einen eigenen Archivbezug.

Listet die Zertifikate aus externen Audits mit Gültigkeit und Warnung 90 Tage vor Ablauf sowie Ihre Zertifizierungsstellen mit Akkreditierung, Normen und Kontakt. «Audit anfragen» legt ein geplantes externes Audit mit der Stelle an und bereitet auf Wunsch eine E-Mail im eigenen Mailprogramm vor.

Periodische Kontrollen mit Prüfpunkten, Frequenz und verantwortlicher Person. Die verantwortliche Person führt die Kontrolle durch und beantwortet jeden Punkt; ein «Nicht OK» ergibt einen Mangel und auf Wunsch automatisch eine Massnahme.

Legt eine IKS-Kontrolle mit Ziel, Risiko- und Prozessbezug, verantwortlicher Person, Frequenz, nächster Fälligkeit und Prüfpunkten an.

Weist die operativen Anforderungen der Norm nach: Kundenanforderungen prüfen, Entwicklung, Freigabe der Leistung, Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit, Eigentum von Kunden und Lieferanten sowie Tätigkeiten nach der Lieferung. Jeder Nachweis hat eine Prüfliste aus der Vorlage der Art, die sich erweitern lässt, und wird von einer berechtigten Person freigegeben.

Zeigt QM-Sitzungen mit Datum, Ort, Online-Link, Traktanden, Protokoll und Teilnehmenden. Unter der Liste werden die offenen Beschlüsse aus Sitzungen und Managementbewertungen mit Verantwortlichen, Fälligkeit und Stand der zugehörigen Massnahme verfolgt. Verwaltende sehen alle Sitzungen, alle anderen nur die, zu denen sie eingeladen sind.

Plant eine QM-Sitzung mit Titel, Datum und Zeit, Ort, Online-Link, Teilnehmenden, Traktanden und Protokoll. Die Teilnehmenden werden benachrichtigt.

Hält die regelmässige Bewertung durch die oberste Leitung fest. Das System übernimmt verdichtete Zahlen aus Zielen, Audits, Meldungen, Reklamationen, Massnahmen, Risiken, Kontrollen, Dokumenten und Kontext sowie frühere Beschlüsse; die Leitung bewertet jeden Abschnitt, hält ein Fazit fest und fasst Beschlüsse, die als Massnahmen angelegt werden. Mit der Freigabe wird das Protokoll als PDF archiviert.

Zeigt die Managementbewertung als Folien: Titel, je Abschnitt die Zahlen aus dem System und die Bewertung der Leitung, am Schluss die Beschlüsse – für die Sitzung am Bildschirm oder Beamer.

Zeigt die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit als gewichteten Stand aus 14 Prüfpunkten mit Bezug zu den Normkapiteln, mit den nächsten Schritten sowie letztem internem Audit, letzter Managementbewertung und Zertifikat. Darunter lassen sich Berichte aus Bausteinen (Ziele, Meldungen, Massnahmen, Reklamationen, Risiken, Kontrollen, Audits, Dokumente, Lesequote, Normabdeckung, Formulare, Nutzung) über 3 bis 24 Monate als Grafik und Tabelle zusammenstellen, als Excel oder CSV exportieren und als Vorlage speichern. Das Managementhandbuch lässt sich als PDF drucken. Nichtkonformitäten gelten erst mit dokumentiertem Abschluss und positiver Wirksamkeitsprüfung samt prüfender Person und Datum als nachgewiesen. Alle übrigen Fälle bleiben mit Anzahl offen, auch ohne Verzug und bei abgelehnten Fällen ohne diesen Nachweis.