Aus der Praxis für Schweizer KMU
Datenschutz
Anleitungen zu «Datenschutz» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Datenschutz
Datenschutz (Übersicht)
QMS | base › Datenschutz
Zeigt Kacheln mit Zählern zum Datenschutzmanagement nach DSG: aktive Bearbeitungstätigkeiten, Massnahmen zur Datensicherheit, laufende Folgenabschätzungen, offene Betroffenenbegehren mit Frist und fällige Löschprüfungen. Dazu Wege zu den Datenschutzverletzungen im Vorfallregister und zu den Assets mit Personendaten.
Schritt für Schritt
- Eine Kachel anklicken, um die Liste zu öffnen.
- Rote Hinweise auf den Kacheln zeigen überfällige Begehren oder fällige Prüfungen.
- Unten das Verzeichnis als Tabelle oder PDF herunterladen.
Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
QMS | base › Datenschutz › Verzeichnis
Listet die Bearbeitungstätigkeiten (DSG Art. 12) mit Nummer VT-001, verantwortlicher Gesellschaft, Status und nächster Prüfung. Filter nach Status, besonders schützenswerten Daten und Bekanntgabe ins Ausland, Suche nach Bezeichnung oder Zweck, Export als Tabelle (XLSX) und als PDF.
Schritt für Schritt
- Unten «Bearbeitungstätigkeit erfassen» öffnen.
- Bezeichnung, Zweck, Kategorien betroffener Personen und Personendaten (je Zeile ein Eintrag), Empfänger und Aufbewahrung erfassen.
- Bei Bekanntgabe ins Ausland Staaten und Garantie wählen.
- Massnahmen zur Datensicherheit, Prozesse und Assets verknüpfen und «Anlegen» wählen.
- Mit «Export als Tabelle» oder «Verzeichnis als PDF» den Stand herunterladen.
Bearbeitungstätigkeit
QMS | base › Datenschutz › Verzeichnis › Eintrag
Zeigt eine Bearbeitungstätigkeit mit allen Angaben, der Liste fehlender Pflichtangaben, dem Status, der periodischen Prüfung, der Löschfrist mit Löschprüfungen, den Folgenabschätzungen und den Begehren, die sie betreffen.
Schritt für Schritt
- Unter «Vollständigkeit und Status» fehlende Pflichtangaben prüfen und mit «Aktivieren» in Kraft setzen.
- Unter «Periodische Prüfung» mit «Prüfung bestätigen» die nächste Prüfung nach dem Intervall setzen.
- Unter «Löschprüfungen» das Ergebnis der Löschprüfung erfassen.
- Unter «Datenschutz-Folgenabschätzungen» eine neue Folgenabschätzung anlegen.
- Unten im Bereich «Bearbeiten» die Angaben ändern.
Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)
QMS | base › Datenschutz › TOM
Katalog der Massnahmen zur Datensicherheit (DSG Art. 8, DSV Art. 1 bis 5) mit Nummer TOM-001, Kategorie, Status geplant, umgesetzt oder überprüft und Prüftermin. Filter nach Kategorie.
Schritt für Schritt
- Unten «Massnahme erfassen» öffnen.
- Bezeichnung, Kategorie, Status und Beschreibung erfassen.
- Optional gleich mit Bearbeitungstätigkeiten verknüpfen und «Anlegen» wählen.
Massnahme zur Datensicherheit
QMS | base › Datenschutz › TOM › Eintrag
Zeigt eine Massnahme mit Beschreibung, Status, letzter und nächster Prüfung sowie die verknüpften Bearbeitungstätigkeiten und Folgenabschätzungen.
Schritt für Schritt
- Im Bereich «Bearbeiten» Status, Prüfdatum und nächste Prüfung nachführen.
- «Speichern» wählen.
Datenschutz-Folgenabschätzungen
QMS | base › Datenschutz › DSFA
Listet die Folgenabschätzungen (DSG Art. 22) mit Nummer DSFA-001, Bearbeitungstätigkeit, Ergebnis der Vorprüfung, gesamtem Restrisiko und Status. Neue Folgenabschätzungen werden zu einer Bearbeitungstätigkeit angelegt.
Schritt für Schritt
- Unten «Folgenabschätzung anlegen» öffnen.
- Die Bearbeitungstätigkeit wählen, optional einen Titel erfassen und anlegen.
- Mit dem Filter nach Entwurf, zur Freigabe oder freigegeben eingrenzen.
Folgenabschätzung durchführen und abschliessen
QMS | base › Datenschutz › DSFA › Eintrag
Führt durch eine Folgenabschätzung: Vorprüfung mit Kriterien, Beschreibung, Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere je 1 bis 4 und Restwerten, Massnahmen, Entscheid zur Konsultation des EDÖB bei hohem Restrisiko (DSG Art. 23), Abschluss und Freigabe durch eine zweite Person.
Schritt für Schritt
- Im Bereich «Bearbeiten» die zutreffenden Kriterien der Vorprüfung ankreuzen und die Bearbeitung beschreiben.
- Unter «Risiken» mit «Risiko hinzufügen» Risiken erfassen und nach den Massnahmen die Restwerte setzen.
- Unter «Massnahmen» Punkte mit Zuständigkeit und Termin anlegen.
- «Abschliessen und zur Freigabe übergeben» wählen.
- Eine zweite Person öffnet die Folgenabschätzung und wählt «Freigeben» oder «Zurück in den Entwurf» mit Begründung.
Betroffenenbegehren
QMS | base › Datenschutz › Begehren
Erfasst Begehren auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe oder Widerspruch (DSG Art. 25 bis 28 und 32) mit Nummer BG-JJJJ-NNN und zeigt die Frist mit Ampel. Gespeichert wird nur ein frei gewähltes Kürzel, keine Personendaten der antragstellenden Person.
Schritt für Schritt
- Unten «Begehren erfassen» öffnen.
- Art, Kürzel, Eingangsdatum und verantwortliche Person wählen.
- Optional die betroffenen Bearbeitungstätigkeiten wählen und «Begehren erfassen» bestätigen.
- Mit dem Filter nach Status eingrenzen; laufende Begehren stehen nach Frist sortiert oben.
Betroffenenbegehren bearbeiten
QMS | base › Datenschutz › Begehren › Eintrag
Zeigt ein Begehren mit Eingang, Frist, Verlängerung, Identitätsprüfung und Antwortdatum. Hier werden Status, Verlängerung und Angaben nachgeführt.
Schritt für Schritt
- Nach der Identitätsprüfung im Bereich «Bearbeiten» das Häkchen setzen und speichern.
- Unter «Status» beantwortet oder abgelehnt mit Antwortdatum wählen und «Status speichern».
- Bei Bedarf unter «Frist verlängern» ein neues Fristende mit Begründung erfassen.
Löschfristen
QMS | base › Datenschutz › Löschfristen
Zeigt je laufende Bearbeitungstätigkeit die Löschfrist (Monate oder Jahre ab einem Ereignis), die letzte und die nächste Löschprüfung mit Fälligkeitsampel. Löschprüfungen lassen sich direkt in der Zeile erfassen.
Schritt für Schritt
- In der Zeile «Löschprüfung erfassen» öffnen.
- Datum, Ergebnis gelöscht oder aufbewahrt und bei Aufbewahrung den Grund erfassen.
- «Prüfung speichern» wählen; die nächste Löschprüfung folgt nach dem Intervall der Bearbeitungstätigkeit.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.