Dokumente & Formulare

Zeigt die gelenkten QM-Dokumente. Alle sehen gültige Fassungen und bestätigen das Lesen; Berechtigte reichen Entwürfe zur Prüfung ein, prüfen, geben mit Gültigkeitsdatum frei oder setzen ausser Kraft. Versionen mit Lenkungsweg, Lesestatus und Verwendung in Prozessen sind im Dokument sichtbar.

Legt ein gelenktes Dokument als Entwurf an und pflegt Inhalt und Stammdaten: Art, Nummer, Verantwortung, Wiedervorlage, Prozess, Verteilung (alle, Gesellschaften, Abteilungen, Funktionen, Personen), Lesepflicht und Normkapitel.

Import: eingefügter Text oder eine Textdatei wird in Kapitel mit eigenen Kurztiteln und Kapitelnummern eingeordnet, je Kapitel mit Reifegrad 0 bis 4 und Begründung, dazu eine Lückenliste. Interview: geführte Fragen je Dokumentart, aus den Antworten entsteht ein Dokumententwurf. Beides lässt sich als neues Dokument im Status Entwurf übernehmen.

Legt zu einem Hauptdokument eine Variante für einen Standort oder eine Gesellschaft an (eigenes Dokument im Entwurf mit dem Inhalt der gültigen Fassung). Das Hauptdokument listet seine Varianten; die Variante zeigt einen Hinweis, sobald das Hauptdokument neuer freigegeben ist. Mit «Nur für die Verteilung» sehen nur Personen der Verteilung, die Verantwortlichen und Verwaltende das Dokument (Liste, Ansicht, API).

Liest die gültige Fassung eines Dokuments mit der Sprachausgabe des Browsers vor, in der Sprache der Oberfläche.

Erklärt bei einem gelenkten Dokument, was in der angezeigten Fassung gegenüber der vorherigen neu ist, entfällt oder anders ist – kurz zusammengefasst von der KI, die Unterschiede rechnet KMU | base selbst. Hilft vor der Lesebestätigung; Verständnisfragen dazu erzeugt «Verständnisfragen mit KI» › «Fragen erzeugen».

Ein Dokument kann ein Quiz (Verständnisprüfung) und eine Schulung vor Inkraftsetzung verlangen. Dann erscheint vor «Gelesen» das Quiz; die Lesebestätigung ist erst nach bestandenem Quiz und abgeschlossener Schulung möglich. Mit der Freigabe werden die Personen der Verteilung zur E-Learning-Schulung angemeldet.

Erzeugt aus der angezeigten Fassung eines Dokuments Fragen mit Antwortmöglichkeiten. Fragen, Antworten und die Bestehensgrenze lassen sich prüfen und ändern; «Als Verständnisprüfung setzen» speichert das Quiz und verlangt es künftig vor der Lesebestätigung.

Aktive QMS-Formulare (z. B. Gerätecheck, Kontrollblatt) ausfüllen. Je nach Antwort lösen sie automatisch eine Meldung, eine Massnahme oder eine E-Mail aus. Einträge bleiben als Nachweis gespeichert.

Gestaltet ein Formular mit Feldern (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Ja/Nein) und Aktionen, die beim Absenden je nach Antwort eine Meldung, Massnahme oder E-Mail auslösen.

Aus einer Beschreibung schlägt die KI die Felder eines Formulars vor (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein). Der Vorschlag wird gegen die Regeln der Formulare geprüft und öffnet den Formular-Designer vorbefüllt; gespeichert wird erst dort.

Geplante Änderungen am Managementsystem mit Grund, Auswirkungen, Ressourcen und betroffenen Prozessen und Dokumenten durchlaufen Prüfung und Freigabe; danach folgen Umsetzungsmassnahmen.

Erfasst einen Änderungsantrag als Entwurf mit Beschreibung, Grund, Auswirkungen, Ressourcen, betroffenen Prozessen und Dokumenten und geplantem Datum.

Sammelt Wissen als Seiten mit Kategorien und Versionen. Neue Seiten sind Entwürfe, gehen «Zur Prüfung» und werden freigegeben; Glossarbegriffe im Text zeigen ihre Definition beim Darüberfahren. Seiten lassen sich kommentieren und mit Reaktionen versehen. Wissensartikel aus erledigten Meldungen zeigen ihre Herkunft.

Listet Begriffe mit Definition und Synonymen, durchsuchbar und als CSV exportierbar. Die Begriffe werden im Wiki, in der gültigen Fassung von Dokumenten und in Prozessbeschreibungen automatisch markiert und erklärt.

Arbeitsliste der Übersetzungen von Dokumentfassungen, Prozessen und Wiki-Seiten in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Ablauf: offen, in Arbeit, in Prüfung, freigegeben; freigeben darf nur eine andere Person als die übersetzende. Hat die Quelle eine neuere Fassung, wird die Übersetzung «veraltet». Wer ein Dokument liest, sieht die freigegebene Übersetzung in seiner Sprache mit Hinweis und kann das Original anzeigen.