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Aus der Praxis für Schweizer KMU

Schulungen & Prüfmittel

Anleitungen zu «Schulungen & Prüfmittel» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.

Schulungen & Prüfmittel

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Schulungen & Prüfmittel

11 Anleitungen

Schulungen

Schulungen (meine Schulungen und Katalog)

QMS | base › Schulungen

Zeigt Ihre Teilnahmen mit Status und Fortschritt, offene Pflichtschulungen Ihrer Funktion und den Schulungskatalog. Eine Schulung öffnen, um sich für einen Termin anzumelden, abzumelden, Feedback zu geben oder nach dem Abschluss das Zertifikat als PDF herunterzuladen.

Schritt für Schritt

  1. Unter «Meine Schulungen» sehen Sie Ihre Teilnahmen und offene Pflichtschulungen.
  2. Im Bereich «Katalog» eine Schulung öffnen.
  3. Bei einem Termin «Anmelden» wählen (bei Schulungen mit Genehmigung «Beantragen»). Ist der Termin voll, kommen Sie auf die Warteliste und rücken automatisch nach.
  4. Nach der Teilnahme die Schulung bewerten (1 bis 5) und nach dem Abschluss das Zertifikat herunterladen.
  5. Verwaltende legen mit «Neue Schulung» Schulungen an, erfassen Termine, genehmigen Anträge, setzen Teilnahmen, schliessen ab, beurteilen die Wirksamkeit und melden Personen an.

Schulung anlegen oder bearbeiten

QMS | base › Schulungen › Katalog › «Neue Schulung» bzw. in einer Schulung «Bearbeiten»

Legt eine Schulung im Katalog an oder ändert sie: Titel, Beschreibung, Art (Präsenz, Online oder E-Learning), Dauer, Qualifikation im Kompetenzstamm mit Gültigkeit, Quiz, Pflicht für Funktionen und ob die Anmeldung eine Genehmigung braucht. Bei E-Learning werden hier auch die Lektionen erfasst.

Schritt für Schritt

  1. Im Katalog «Neue Schulung» wählen oder in einer bestehenden Schulung «Bearbeiten».
  2. Titel, Beschreibung, Art und Dauer (Minuten) erfassen.
  3. Optional eine Qualifikation im Kompetenzstamm wählen und die Gültigkeit in Monaten angeben (leer = unbefristet).
  4. Optional ein Quiz zuordnen: Der Abschluss ist dann erst nach bestandenem Quiz möglich.
  5. Unter «Pflicht für Funktionen» eine Funktion pro Zeile eintragen, wie in der Organisation erfasst.
  6. Bei E-Learning die Lektionen der Reihe nach erfassen (Text, Video-Adresse, Handout aus der Dokumentenlenkung).
  7. Festlegen, ob die Anmeldung eine Genehmigung braucht und ob die Schulung im Katalog angeboten wird, dann «Schulung anlegen» bzw. «Speichern».

Schulungsplan

QMS | base › Schulungen › Schulungsplan

Listet jede Pflichtschulung mit Soll (Personen der betroffenen Funktionen) und den Personen, die sie noch nicht abgeschlossen haben. Mit «Anmelden» melden Sie eine Person direkt an, bei Präsenz- und Online-Schulungen für den gewählten Termin. Personen mit abgelaufenem Abschluss stehen wieder auf der Liste, markiert mit «Nachweis abgelaufen».

Schritt für Schritt

  1. Schulungsplan öffnen.
  2. Bei einer offenen Person (bei Präsenz zuerst den Termin wählen) «Anmelden» drücken.
  3. Die Person erhält eine Benachrichtigung.

Qualifikationsmatrix und Anforderungen je Funktion

QMS | base › Schulungen › Qualifikationsmatrix

Zeigt Personen gegen Qualifikationen: erfüllt (grün), läuft ab (gelb), abgelaufen oder fehlt (rot), zusätzlich vorhanden (grau), jeweils mit «gültig bis». Darunter legen Sie fest, welche Qualifikationen eine Funktion braucht (Pflicht) oder haben sollte (empfohlen); daraus ergibt sich der Erfüllungsgrad.

Schritt für Schritt

  1. Oben nach Funktion filtern und «Filtern» wählen.
  2. Farben lesen: Rot zeigt fehlende oder abgelaufene Pflichtqualifikationen.
  3. Unter «Anforderungen je Funktion» Funktion und Qualifikation wählen, «Pflicht» setzen und «Anforderung hinzufügen».
  4. Nicht mehr nötige Anforderungen mit «Entfernen» löschen.

E-Learning und Quiz

QMS | base › Schulungen › Schulung öffnen › E-Learning

Bei E-Learning-Schulungen arbeiten Sie die Lektionen der Reihe nach durch (Text, Video, Handout aus der Dokumentenlenkung) und haken jede Lektion ab. Hat die Schulung ein Quiz, legen Sie es nach allen Lektionen ab; mit bestandenem Quiz ist die Schulung abgeschlossen.

Schritt für Schritt

  1. Im Katalog die E-Learning-Schulung öffnen und «E-Learning starten» wählen.
  2. Links eine Lektion wählen, lesen bzw. das Video ansehen und «Lektion erledigt» drücken.
  3. Mit «Nächste Lektion» weitergehen; der Fortschritt steht oben.
  4. Nach der letzten Lektion erscheint das Quiz: alle richtigen Antworten ankreuzen und «Antworten abgeben».
  5. Nicht bestanden? Das Quiz kann erneut abgelegt werden.

Quiz anlegen und bearbeiten

QMS | base › Schulungen › Quiz

Verwaltet Quiz für Schulungen und für die Verständnisprüfung bei Pflichtlektüre: Fragen, Antworten, richtige Antworten (Häkchen) und Bestehensgrenze in Prozent.

Schritt für Schritt

  1. Titel und «Bestanden ab (%)» eingeben.
  2. Je Frage den Text und mindestens zwei Antworten erfassen und die richtigen ankreuzen.
  3. «Quiz anlegen» bzw. «Speichern» wählen.
  4. Das Quiz bei einer Schulung oder einem Dokument auswählen.

Prüfmittel & Infrastruktur

Prüfmittel und Infrastruktur

QMS | base › Prüfmittel

Listet Prüf- und Messmittel, Arbeits- und Hilfsmittel, Infrastruktur, Software und Prozessumgebung mit Fälligkeitsampel der nächsten Prüfung, Status und laufender Ausleihe. Oben stehen die eigenen offenen Ausleihen.

Schritt für Schritt

  1. Nach Art filtern oder «nur fällige» wählen.
  2. Im Suchfeld nach Nummer, Bezeichnung, Seriennummer oder Standort suchen.
  3. Ein Prüfmittel über die Nummer öffnen, um es auszuleihen oder Details zu sehen.

Prüfmittel anlegen

QMS | base › Prüfmittel › Prüfmittel anlegen

Legt ein Prüfmittel mit Nummer, Bezeichnung, Art, Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Prozess (Ressource), Verantwortung, Prüfintervall, Prüfterminen, Anschaffung und Ausleihbarkeit an. «Mehrere gleiche anlegen» erzeugt bis zu 200 Stück nach einem Nummernmuster (# für die laufende Zahl).

Schritt für Schritt

  1. Für ein Stück die Felder unter «Einzeln anlegen» ausfüllen.
  2. Für viele gleiche Stücke Muster (z. B. PM-###), erste Zahl und Anzahl eingeben und die gemeinsamen Angaben ausfüllen.
  3. Ohne Angabe der nächsten Prüfung gilt: letzte Prüfung plus Intervall.

Prüfmittel per CSV importieren

QMS | base › Prüfmittel › CSV-Import

Liest eine CSV-Datei mit Semikolon und Kopfzeile, zeigt eine Vorschau mit Fehlern je Zeile und übernimmt danach die fehlerfreien Zeilen (höchstens 500).

Schritt für Schritt

  1. Datei wählen oder den Inhalt einfügen.
  2. «Prüfen (Vorschau)» wählen und die Fehler je Zeile ansehen.
  3. Mit «… Zeilen übernehmen» die fehlerfreien Zeilen anlegen.

Prüfmittel: Prüfungen und Ausleihe

QMS | base › Prüfmittel › Eintrag

Zeigt ein Prüfmittel mit Stammdaten, Prüfungen (Kalibrierung, Prüfung, Wartung) mit Ergebnis, Prüfer, Zertifikat und Kosten, Ausleihe und Rückgabe sowie Kosten je Jahr. Eine nicht bestandene Prüfung sperrt das Mittel und kann zusätzlich eine Nichtkonformität melden.

Schritt für Schritt

  1. Ausleihen: Zeitraum wählen und «Ausleihen».
  2. Zurückgeben: Zustand beschreiben, bei einem Mangel ankreuzen und «Zurückgeben».
  3. Mit dem Verwaltungsrecht unter «Prüfung erfassen» Datum, Art, Ergebnis, Prüfer und Kosten eintragen.
  4. Über «Bearbeiten» Stammdaten ändern oder den Status setzen.

Prüfmittelkosten

QMS | base › Prüfmittel › Kosten

Wertet die Kosten der erfassten Prüfungen, Kalibrierungen und Wartungen je Jahr, Art und Prüfmittel aus und zeigt die Anschaffungen.

Schritt für Schritt

  1. Oben ein Jahr wählen oder alle Jahre anzeigen.
  2. In der Tabelle je Prüfmittel zum Eintrag springen.

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