Start & Einrichtung

Zeigt, was im Qualitätsmanagement ansteht: offene Lesebestätigungen, Dokumente zum Prüfen oder Freigeben, fällige Wiedervorlagen, Qualitätsziele mit Ampel und den Abdeckungsgrad ISO 9001.

Zeigt Ihre Qualitätsziele als Kacheln mit Ist, Soll, Ampel, Trend und Verlauf, dazu Kennzahlen des Systems wie offene und überfällige Massnahmen. Auswahl und Reihenfolge stellen Sie selbst zusammen; ohne eigene Auswahl gilt die Vorgabe für Ihre Rolle.

Führt in neun Phasen bis zum Zertifizierungsaudit (z. B. ISO 9001): Grundlagen, Politik und Ziele, Prozesse, Dokumente, Risiken, Betrieb, internes Audit, Managementbewertung, Zertifizierungsaudit. Der Stand ergibt sich aus Ihren Daten; Fälligkeiten verteilen sich zwischen Start und Ziel-Termin. Dazu die Liste der Normkapitel ohne Nachweis und das Auditpaket als ZIP.

Gibt einer Auditorin oder einem Auditor einen befristeten Lesezugang ohne Konto: nur die gewählten Bereiche (gültige Dokumente, Prozesse, Ziele, Risiken, interne Audits, Massnahmen, Managementbewertung, Normabgleich, Auditpaket). Jeder Zugriff wird protokolliert; der Zugang lässt sich jederzeit sperren.

Listet gültige QM-Dokumente, die an Sie verteilt sind und Ihre Lesebestätigung brauchen.

Zeigt Mitteilungen und Veranstaltungen für alle mit Kommentaren und Reaktionen. Verwaltende veröffentlichen neue Mitteilungen oder Veranstaltungen (mit Beginn und Ort); alle Personen werden benachrichtigt.

Durchsucht Dokumente, Prozesse, Wiki, Glossar, Meldungen, Massnahmen, Risiken, Schulungen und Lieferanten nach allen eingegebenen Begriffen. Gefunden wird nur, was die Person auch sonst sehen darf: von Dokumenten die gültige Fassung (Entwürfe nur mit Lenkungsrecht), Meldungen nach ihrer Vertraulichkeit. Mit «KI-Antwort» beantwortet die KI die Frage nur aus den gefundenen freigegebenen Treffern und nennt die Quellen.

Lädt das Startpaket (Kapitelgerüst und Vorlagen in eigenen Worten) und regelt QM-Leitung, Qualitätspolitik, Vier-Augen-Prinzip und den Takt der Erinnerungen an offene Lesebestätigungen; zeigt die Anbindung an das Archiv.

Legt je Dokumentart fest, wie viele Personen eine Fassung lenken: 4 Augen (Autorin oder Autor prüft und gibt nicht selbst frei), 6 Augen (zusätzlich gibt die prüfende Person nicht frei) oder 8 Augen (zusätzlich zwei Freigaben von zwei verschiedenen Personen). Bei 8 Augen hält die erste Freigabe eine Teilfreigabe fest; die Fassung bleibt in der Freigabe, bis eine zweite Person freigibt.

Geschützte Bereiche für Teams: Nur Mitglieder sehen die Mitglieder, News und Wiki-Seiten des Raums. Mitglieder veröffentlichen News im Raum und legen Wiki-Seiten im Raum an.

Zeigt die lesenden API-Endpunkte /api/v1/qms/dokumente, /prozesse, /massnahmen und /meldungen/alle (Anmeldung mit dem Bearer-Token der App, gleiche Rechte und Sichtbarkeit wie im Portal). Webhooks melden die Ereignisse «Dokumentfassung freigegeben», «Meldung erfasst», «Massnahme erledigt» und «Vorfall erfasst» per HTTPS mit HMAC-SHA256-Signatur; das Zustellprotokoll zeigt Status, Versuche und HTTP-Antwort.

Liest mehrere Word-Dateien (.docx) ein und übernimmt Absätze, Überschriften und Listen als einfachen Text. Nach der Vorschau entsteht je Datei ein Dokument im Entwurf mit gewählter Dokumentart und verantwortlicher Person, Verteilung an alle und Lesepflicht.

Überträgt bei Austritt oder Rollenwechsel die offenen QMS-Zuständigkeiten einer Person auf eine andere (Prozesse, Dokumente, offene Massnahmen und Meldungen, Risiken, Kontrollen, Ziele, Meldekreise, Rollen, laufende Audits, Beschlüsse, Nachweise, QM-Leitung). Ersetzt Text wörtlich in Entwürfen (Dokumentfassungen und Wiki-Seiten) nach einer Vorschau und ändert Prüfintervall, Verantwortung oder Verteilung für ausgewählte Dokumente gesammelt.

Erstellt eine ZIP-Datei mit allen gültigen Dokumenten (Text und PDF), aktiven Prozessen, Qualitätszielen und Registern (Risiken und Chancen, Kontrollen, Lieferanten, Rollen, Kontext). Ein Manifest enthält die SHA-256-Prüfsumme jeder Datei; die Liste zeigt Zeitpunkt und Prüfsumme des ganzen Archivs. Die Datei wird verschlüsselt abgelegt.

Lädt alle QMS-Daten des eigenen Mandanten als ZIP herunter: eine JSON-Datei je QMS-Tabelle und die Dateien zu Meldungen. Geheimnisse wie Webhook-Schlüssel und Token-Prüfsummen sind geschwärzt. Jeder Export steht im Protokoll.

Exportiert Dokumente (neueste Fassung) und Prozesse als Textdateien (dokumente/<nummer>.md, prozesse/<nummer>.md) mit Kopfangaben id, version, status und sha256. Beim Einlesen derselben ZIP-Datei zeigt eine Vorschau, was unverändert, geändert oder im Konflikt ist. Geänderte Dokumente werden als neue Entwurfsfassung angelegt (ein offener Entwurf wird aktualisiert), geänderte Prozesse nur übernommen, solange sie Entwurf sind. Hat sich ein Dokument seit dem Export in QMS | base geändert, wird ein Konflikt gemeldet statt überschrieben.

Erstellt einen Link auf die gültige Fassung eines Dokuments, einen aktiven Prozess oder einen Snapshot. Externe öffnen ihn ohne Anmeldung; die Seite wird nicht von Suchmaschinen erfasst. Jeder Link ist 1 bis 90 Tage gültig, zählt die Zugriffe und kann jederzeit widerrufen werden.

Prüft Verweise in Dokumenten (neueste Fassung), Prozessen, Wiki-Seiten und Schulungslektionen: Dokument- und Prozessnummern, Pfade unter /qms und externe https-Links. Der Bericht nennt je Verweis Status, Grund und Fundstelle mit Link.