Meldungen & Massnahmen

Alle Mitarbeitenden melden Fehler (Nichtkonformitäten), Verbesserungsvorschläge und Beinahe-Ereignisse – mit Fotos, Ort und Projekt. Bearbeitende klären Ursachen (5×Warum oder Ishikawa), legen Massnahmen fest, prüfen die Wirksamkeit und erstellen bei Bedarf einen 8D-Bericht als PDF.

Im Meldeformular und beim Ausfüllen von Formularen lässt sich Text mit der Spracheingabe des Browsers diktieren (Schweizerdeutsch als de-CH, Französisch, Italienisch, Englisch je nach Sprache der Oberfläche). Im internen Meldeformular erklärt die Hilfe «Welcher Meldekreis passt?» mit KI aus den Kreisbeschreibungen, wohin ein Anliegen gehört.

Meldekreise bündeln Meldungen mit eigenem Präfix, eigenen Bearbeitenden, Vertraulichkeit (offen, intern, vertraulich), erlaubten Arten und Labels. Ein öffentlicher Meldekreis hat einen Link und QR-Code, über den auch ohne Anmeldung und anonym gemeldet werden kann.

Erstellt aus einer erledigten Meldung einen Wiki-Entwurf mit Problem, Ursache, Sofortmassnahme und Lösung (Massnahmen). Der Entwurf durchläuft danach die Prüfung und Freigabe des Wikis.

Alle Massnahmen aus Meldungen, Risiken, Kontrollen, Änderungen, Formularen, Audits, Bewertungen und Sitzungen als Kanban-Tafel oder Liste; Zuständige verschieben ihre Massnahmen von «Offen» über «In Arbeit» nach «Erledigt». Jede Massnahme hat eine eigene Detailseite mit Wirksamkeitsprüfung samt Verlauf. Überfällige Massnahmen werden täglich eskaliert. Alte Wirksamkeitsbeurteilungen werden vor dem nächsten Prüfzyklus in den Verlauf übernommen. Unbekannte Prüfpersonen und Prüfzeitpunkte stehen als «–», nicht als heutige Prüfung.

Zeigt eine einzelne Massnahme mit Beschreibung, Notiz, Status, Quelle, Zuständigen und Fälligkeit. Hier wechseln Sie den Status, beurteilen die Wirksamkeit und buchen Zeit – auch bei erledigten Massnahmen. Jede Wirksamkeitsprüfung bleibt mit Ergebnis, Datum und prüfender Person im Verlauf.

Erfasst den Aufwand für die Bearbeitung einer Meldung oder Massnahme mit Datum, Stunden, Minuten und Notiz und zeigt alle Buchungen mit der Summe in Stunden.

Listet Vorfälle aus Informationssicherheit, Datenschutz, Umwelt, Arbeitssicherheit und Qualität mit Nummer V-JJJJ-NNN, Schwere, Status und Fristampel. Eine Warnung erscheint, wenn meldepflichtige Vorfälle eine knappe oder überschrittene Meldefrist haben. Mit dem Recht «QMS-Einstellungen» lässt sich die interne Meldefrist in Stunden einstellen (Vorgabe 72).

Erfasst einen Vorfall mit Art, Titel, Beschreibung, Zeitpunkt des Eintretens und der Entdeckung, Schwere, verantwortlicher Person, betroffenen Assets und optional der Nummer einer Meldung. Bei einer Datenschutzverletzung mit voraussichtlich hohem Risiko wird der Vorfall meldepflichtig und die Frist ab Entdeckung beginnt; Verantwortliche und QM-Leitung erhalten eine Mitteilung.

Zeigt einen Vorfall mit Fristwächter: Frist läuft, endet bald (höchstens 24 Stunden), überschritten oder gemeldet. Hier werden Meldung an die Aufsicht («gemeldet am», Stelle) und die Information der Betroffenen erfasst, der Status geführt, Massnahmen angelegt sowie Ursache und Lehren festgehalten.

Zeigt die Fälle des Hinweisgebersystems aus allen Meldekanälen, in denen Sie als fallverantwortlich eingetragen und nicht befangen sind – mit Status, Fristampel für Eingangsbestätigung und Rückmeldung sowie Löschvorschlägen. Oben steht die Rechtslage mit «Fachprüfung offen».

Zeigt einen Fall des Hinweisgebersystems mit entschlüsselter Beschreibung, Kontakt (falls nicht anonym), Anhängen und Fristwächter. Fallverantwortliche bestätigen den Eingang, senden Rückmeldungen über den Verfolgungslink, führen interne Notizen, schliessen mit Ergebnis ab, markieren sich bei Interessenkonflikt als befangen und löschen den Inhalt nach Abschluss.

Listet die Meldekanäle des Hinweisgebersystems mit Regelwerk, Fallverantwortlichen und Status und legt neue Kanäle an. Offene Fälle werden nur bei Kanälen gezählt, in denen Sie fallverantwortlich sind.

Ändert einen Meldekanal (Name, Regelwerk, Fallverantwortliche, Kategorien, Löschvorschlag, anonyme Hinweise, aktiv), zeigt den öffentlichen Link mit QR-Code und den Verlauf der Änderungen an den Fallverantwortlichen.

Kundenreklamationen mit Firma, Kontakt, Referenz, Bewertung, Antwort, Kosten und Gutschriftbetrag; nach dem Abschluss lässt sich per Mail eine Rückmeldung des Kunden zur Zufriedenheit einholen.

Erstellt Befragungen mit Skalenfragen (1–5), einer Weiterempfehlungsfrage (NPS 0–10) und Freitext. Aktive Befragungen sind über einen öffentlichen Link oder QR-Code ohne Anmeldung erreichbar. Die Auswertung zeigt je Frage Mittelwert, Verteilung, NPS und Textantworten; das Ergebnis lässt sich als Kennzahlwert eines Qualitätsziels übernehmen.

Listet externe Anbieter mit Status (neu, zugelassen, bedingt zugelassen, gesperrt), Gesamtnote der letzten Bewertung, Anzahl Reklamationen und fälliger Neubewertung. Ein Lieferant wird nach gewichteten Kriterien mit 1 bis 5 Punkten bewertet; aus der Gesamtnote folgt ein Statusvorschlag und der Termin der nächsten Bewertung.