Aus der Praxis für Schweizer KMU
Branchenlösungen
Anleitungen zu «Branchenlösungen» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Branchenlösungen
Branchenpakete
Branchenpakete aktivieren
QMS | base › Branchenpakete
Zeigt die Branchenpakete für Pflege, Lebensmittel, Labor, soziale Institutionen, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Automobilzulieferer und GxP mit Inhalt und Hinweis zur Fachprüfung. Beim ersten Aktivieren legt ein Paket Musterprozesse und Dokumente als Entwürfe, Anforderungen im Rechts- und Anforderungsregister, Kriterien eines eigenen Standards und Kennzahlen an; bestehende Nummern und Titel werden nicht doppelt angelegt.
Schritt für Schritt
- «Branchenpakete» öffnen und das passende Paket wählen.
- Inhalt und Hinweis zur Fachprüfung lesen.
- «Aktivieren und Vorlagen laden» drücken und bestätigen.
- Über «Fachmodul öffnen» bzw. «Kriterien im Normabgleich bewerten» weiterarbeiten.
Pflege: Qualitätsindikatoren und Selbstdeklaration
QMS | base › Branchenpakete › Pflegeheime und Spitex › Fachmodul öffnen
Zeigt die medizinischen Qualitätsindikatoren des Pakets Pflege mit letztem Wert, Stichtag, Zielwert und Ampel. Aggregierte Werte lassen sich als CSV (Kennzahl;Stichtag;Wert) importieren; die Selbstdeklaration fasst Organisation, Prozesse, gültige Dokumente, Anforderungen, Indikatoren, Massnahmen, interne Audits und Meldungen der letzten zwölf Monate als PDF zusammen.
Schritt für Schritt
- Das Paket «Pflegeheime und Spitex» aktivieren.
- Unter «Werte importieren» die CSV-Datei wählen oder Zeilen einfügen und «Importieren» drücken.
- Zielwerte über den Namen der Kennzahl anpassen.
- Unter «Selbstdeklaration» auf «PDF erstellen» drücken.
HACCP, Chargen & Rückruf
HACCP (Übersicht)
QMS | base › Branchenpakete › HACCP
Zeigt im Branchenpaket «Lebensmittel und Gastronomie» die HACCP-Pläne mit Zahl der Gefahren und CCP, die kritischen Kontrollpunkte mit fälliger Überwachung, unerledigte Abweichungen aus Messwerten und laufende Rücknahmen oder Rückrufe.
Schritt für Schritt
- Einen Plan in der Liste öffnen, um Prozessschritte, Gefahren und kritische Kontrollpunkte zu sehen.
- Mit dem Recht für die Branchenmodule über «HACCP-Plan anlegen» Produkt, Produktgruppe, Beschreibung, Prozess und Verantwortung speichern.
- Unter «Überwachung fällig» einen CCP anklicken und den Messwert erfassen.
HACCP-Plan
QMS | base › Branchenpakete › HACCP › HACCP-Plan
Zeigt einen HACCP-Plan mit Prozessschritten und ihren Gefahren (Art, Bewertung, Lenkung, Entscheid CCP, kein CCP oder Gute Verfahrenspraxis, Grenzwert). Der Plan wird nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben und lässt sich als PDF nach den sieben HACCP-Grundsätzen herunterladen.
Schritt für Schritt
- Über «Prozessschritt hinzufügen» die Schritte des Ablaufs erfassen, z. B. Wareneingang, Erhitzen, Abkühlen.
- Beim Schritt über «Gefahr erfassen» Art, Beschreibung, Wahrscheinlichkeit und Schwere (je 1–4), Lenkungsmassnahme und die vier Fragen des Entscheidungsbaums beantworten.
- Die Gefahr öffnen, um die Angaben des CCP zu ergänzen.
- Eine zweite Person mit dem Recht für die Branchenmodule drückt «Freigeben»; «Plan als PDF» lädt den Plan herunter.
Gefahr und kritischer Kontrollpunkt
QMS | base › Branchenpakete › HACCP › HACCP-Plan › Gefahr
Zeigt eine Gefahr mit Bewertung (Wahrscheinlichkeit × Schwere), den Antworten im Entscheidungsbaum und dem Ergebnis. Für einen CCP: Messgrösse, Grenzwert, Methode und Häufigkeit der Überwachung, Verantwortung, Korrekturmassnahme, Verifizierung, Fälligkeit und die letzten Messwerte mit Erfassung.
Schritt für Schritt
- Unter «Messwert erfassen» Wert, Zeitpunkt, Charge und Bemerkung eintragen; liegt der Wert ausserhalb des Grenzwerts, die getroffene Korrekturmassnahme angeben.
- Unter «Verifizierung erfassen» Datum und Ergebnis der Verifizierung eintragen; die nächste Fälligkeit ergibt sich aus dem Intervall.
- Mit dem Recht für die Branchenmodule unter «Bearbeiten» Bewertung, Entscheidungsbaum und die CCP-Angaben ändern.
HACCP-Messwerte
QMS | base › Branchenpakete › HACCP › Messwerte
Listet alle kritischen Kontrollpunkte mit Grenzwert, Fälligkeit und letzter Messung, erlaubt die Erfassung eines Messwerts mit Auswahl des CCP und zeigt die letzten 200 Messungen mit Filter «Nur Abweichungen». Nach jeder Messung führt ein Link zum nächsten fälligen Messpunkt.
Schritt für Schritt
- In der CCP-Liste beim gewünschten Punkt «Messwert erfassen» drücken – der CCP ist im Formular vorgewählt – oder ihn im Formular unter «Kritischer Kontrollpunkt» wählen.
- Messwert und Zeitpunkt eintragen und «Messwert erfassen» drücken.
- Nach dem Speichern führt «Nächster fälliger Messpunkt» zum nächsten fälligen CCP; ist keiner mehr fällig, erscheint ein Hinweis.
- Bei einer Abweichung die getroffene Korrekturmassnahme angeben; die Massnahme erscheint in der Liste mit Nummer und Stand.
- Mit «Nur Abweichungen» die Liste auf Werte ausserhalb des Grenzwerts eingrenzen.
Rücknahme und Rückruf
QMS | base › Branchenpakete › HACCP › Rücknahme und Rückruf
Listet die Rücknahmen und Rückrufe mit Nummer, Produkt, Art, Datum der Feststellung, Verantwortung und Status; mit dem Recht für die Branchenmodule lässt sich ein neuer Fall mit Chargen, Grund und Gefahr für Konsumierende erfassen.
Schritt für Schritt
- Über «Fall erfassen» Art, Produkt, Chargen aus der Chargenverwaltung, Grund, Gefahr für Konsumierende und Datum der Feststellung speichern.
- Mit den Knöpfen oben nach laufenden oder abgeschlossenen Fällen filtern.
- Unter «Rückverfolgung» mit «Betroffene Chargen sperren» die Chargen (auf Wunsch mit Folgechargen) sperren; das Finance-Lager teilt sie dann nicht mehr zu.
Rücknahme oder Rückruf (Fall)
QMS | base › Branchenpakete › HACCP › Rücknahme und Rückruf › Fall
Zeigt einen Fall mit Grund, Daten der Information von Behörde und Abnehmenden, Wirksamkeitsprüfung, Hinweisen und der Rückverfolgung je Charge (Herkunftschargen, Folgechargen, Ausgänge an Abnehmende) aus den erfassten Chargenbewegungen sowie die Massnahmen.
Schritt für Schritt
- Unter «Bearbeiten» die Daten «Behörde informiert am» und «Abnehmende informiert am» nachtragen.
- Nach der Wirksamkeitsprüfung Datum und Ergebnis erfassen und «Abschliessen» drücken.
- Unter «Massnahme anlegen» weitere Schritte mit Zuständigkeit und Fälligkeit festhalten.
Chargen und Rückverfolgung
QMS | base › Chargen
Erfasst Chargen mit Artikel, Lieferant, Eingang und Menge. Je Charge werden Verwendungen in anderen Chargen und Ausgänge an Empfänger gebucht; daraus zeigt die Seite die Rückverfolgung vorwärts (Folgechargen und Ausgänge) und rückwärts (Ausgangschargen). Chargen lassen sich sperren, auf Wunsch mit allen Folgechargen.
Schritt für Schritt
- Unten «Charge anlegen» ausfüllen: Chargennummer, Artikel, Lieferant, Eingang, Menge und Einheit.
- Die Charge öffnen und unter «Bewegung erfassen» eine Verwendung in einer anderen Charge oder einen Ausgang an einen Empfänger buchen.
- Unter «Rückverfolgung» sehen, wohin die Charge ging und woraus sie entstand.
- Bei einem Vorfall «Charge sperren» wählen und bei Bedarf «Folgechargen mitsperren» ankreuzen; später wieder freigeben.
Labor
Labor (Übersicht)
QMS | base › Branchenpakete › Labor
Zeigt für Prüf- und Kalibrierlaboratorien die Methoden nach Status, Methoden mit Warnung zu ihren Prüfmitteln (gesperrt, Kalibrierung überfällig, kein Prüftermin), fällige Eignungsprüfungen der nächsten 30 Tage und unerledigte Massnahmen aus Eignungsprüfungen.
Schritt für Schritt
- Eine Statuskachel anklicken, um die Methoden mit diesem Status zu sehen.
- Unter «Methoden mit Warnung zu Prüfmitteln» eine Methode öffnen und die Rückführbarkeit prüfen.
- Über «Eignungsprüfungen» die Planung und alle Runden ansehen.
Methodenverzeichnis
QMS | base › Branchenpakete › Labor › Methodenverzeichnis
Listet die Prüf- und Kalibriermethoden mit Nummer, Bezeichnung, Messgrösse und Matrix, Arbeitsbereich, Status, nächster Eignungsprüfung und Anzahl Prüfmittel-Warnungen. Filter nach Status, akkreditiert und Warnung, Suche und Export als Tabelle (XLSX).
Schritt für Schritt
- Unten «Methode erfassen» öffnen.
- Bezeichnung, Messgrösse, Matrix, Grundlage und Arbeitsbereich mit Einheit erfassen; die Nummer leer lassen für LM-001 fortlaufend.
- Prüfmittel für die Rückführbarkeit und optional die Arbeitsanweisung wählen und «Anlegen» bestätigen.
- Mit «Export als Tabelle» das Verzeichnis herunterladen.
Methode mit Rückführbarkeit, Messunsicherheit und Eignungsprüfungen
QMS | base › Branchenpakete › Labor › Methodenverzeichnis › Methode
Zeigt eine Methode mit der Rückführbarkeit (Kalibrierstatus der verknüpften Prüfmittel), den Fassungen der Validierungsakte, den Unsicherheitsbudgets mit kombinierter und erweiterter Unsicherheit sowie den Eignungsprüfungen mit z-Score.
Schritt für Schritt
- Unter «Validierungsakte» mit «Neue Fassung erfassen» Kenngrössen je Zeile (Name; Wert; Einheit; Anforderung; ja/nein) eintragen.
- Unter «Messunsicherheit» die Beiträge je Zeile (Name; A oder B; Standardunsicherheit; Einheit) und k eintragen und «Berechnen und speichern» wählen.
- Unter «Eignungsprüfungen» Anbieter, Runde, zugewiesenen und eigenen Wert sowie die Standardabweichung erfassen.
- Mit «Status setzen» die Methode sperren oder ausser Gebrauch nehmen.
Validierungsakte (Fassung)
QMS | base › Branchenpakete › Labor › Methode › Validierungsakte
Zeigt eine Fassung der Validierung mit Kenngrössen, Anforderung und Erfüllung, dem Ergebnis und den Anhängen. Eine zweite Person gibt die Fassung frei; danach wird eine Methode «in Entwicklung» zu «validiert».
Schritt für Schritt
- Im Entwurf unter «Anhänge» Rohdaten oder Berichte hochladen.
- Im Bereich «Bearbeiten» Kenngrössen und Ergebnis nachführen.
- Eine zweite Person wählt «Validierung freigeben».
Eignungsprüfungen und Ringversuche
QMS | base › Branchenpakete › Labor › Eignungsprüfungen
Zeigt die Planung der nächsten Teilnahme je Methode mit Fälligkeitsampel und alle Runden mit eigenem und zugewiesenem Wert, Standardabweichung und z-Score mit Bewertung.
Schritt für Schritt
- In der Planung eine fällige Methode öffnen.
- Bei der Methode unter «Eignungsprüfungen» das Ergebnis der Runde erfassen.
- Bei fraglichem oder unbefriedigendem Ergebnis die angelegte Massnahme bearbeiten.
Arbeitssicherheit
Arbeitssicherheit (Übersicht)
QMS | base › Arbeitssicherheit
Zeigt Kennzahlen zu Gefahrstoffen, Betriebsanweisungen, Baustellen, unerledigten Massnahmen und Gefährdungen sowie die Sicherheitsorganisation des Betriebs: KOPAS und Stellvertretung, Branchen-, Betriebsgruppen- oder Modelllösung, eine eigene Checkliste besonderer Gefährdungen mit dem Hinweis «Beizug von Spezialisten prüfen» und die Notfallorganisation mit Notfallnummern, Ersthelfenden und Sammelplatz.
Schritt für Schritt
- Die Kacheln oben öffnen das Gefahrstoffkataster, die Betriebsanweisungen, die Baustellen, die Massnahmen oder die Gefährdungsbeurteilung im Register.
- Mit dem Recht für die Arbeitssicherheit über «Sicherheitsorganisation bearbeiten» KOPAS, Lösungsart mit Name und Nummer, letzte Überprüfung und die Frist für Sicherheitsdatenblätter speichern.
- Unter «Checkliste ausfüllen» die besonderen Gefährdungen ankreuzen und das Prüfdatum setzen; das Ergebnis erscheint als Marke.
- Unter «Notfallorganisation bearbeiten» je Zeile «Bezeichnung: Nummer» erfassen, Ersthelfende wählen und den Sammelplatz eintragen.
Baustellen
QMS | base › Arbeitssicherheit › Baustellen
Listet die Baustellenakten mit Zeitraum, Bauleitung, Status (geplant, aktiv, abgeschlossen) und Zahl der unbehobenen Mängel; Filter nach Status.
Schritt für Schritt
- Mit den Statusknöpfen die Liste eingrenzen.
- Mit dem Recht für die Arbeitssicherheit über «Baustelle erfassen» Bezeichnung, Ort, Beginn und Ende, Bauleitung, Sicherheitskonzept und Gefährdungen speichern.
- Eine Baustelle anklicken, um Begehungen, Mängel und Dokumente zu sehen.
Baustellenakte
QMS | base › Arbeitssicherheit › Baustellen › Baustellenakte
Zeigt Bauleitung, Zeitraum, Sicherheitskonzept und Gefährdungen einer Baustelle, die Begehungen mit Mängeln und den zugehörigen Massnahmen, die Dokumente und den Status. Abschliessen geht erst, wenn kein Mangel mehr unbehoben ist.
Schritt für Schritt
- Unter «Begehung erfassen» Datum und Ergebnis wählen; bei «Mängel festgestellt» je Zeile einen Mangel eintragen – zu jedem Mangel entsteht eine Massnahme für die gewählte Person oder die Bauleitung.
- Behobene Mängel mit Datum über «Als behoben markieren» schliessen.
- Pläne, Protokolle oder Fotos unter «Dokumente» hochladen.
- Im Bereich «Status» die Baustelle aktiv setzen, abschliessen oder wieder eröffnen.
Betriebsanweisungen
QMS | base › Arbeitssicherheit › Betriebsanweisungen
Listet die Betriebsanweisungen je Gefahrstoff mit Arbeitsbereich, Piktogrammen und Version. Mitarbeitende sehen nur freigegebene Fassungen, Personen mit dem Recht für die Arbeitssicherheit auch Entwürfe.
Schritt für Schritt
- Den Gefahrstoff in der Liste anklicken, um die Betriebsanweisung zu lesen.
- Neue Betriebsanweisungen werden beim Gefahrstoff über «Betriebsanweisung anlegen» erstellt.
Betriebsanweisung
QMS | base › Arbeitssicherheit › Betriebsanweisungen › Betriebsanweisung
Zeigt die Betriebsanweisung eines Gefahrstoffs mit Kennzeichnung aus den Stoffdaten und den Abschnitten Gefahren für Mensch und Umwelt, Schutzmassnahmen und Verhaltensregeln, Verhalten im Gefahrfall, Erste Hilfe und sachgerechte Entsorgung. Entwürfe werden nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben; jede freigegebene Fassung bleibt unverändert mit Inhalt, Stoffdaten, Datum und Personen erhalten und lässt sich unter «Freigegebene Fassungen» als PDF abrufen. Ein PDF aus dem Fassungsverlauf zeigt immer die gewählte Freigabe, auch wenn bereits ein neuer Entwurf bearbeitet wird.
Schritt für Schritt
- Mit «PDF herunterladen» die freigegebene Fassung zum Aushängen oder Ausdrucken öffnen.
- Mit dem Recht für die Arbeitssicherheit unter «Entwurf bearbeiten» die eigenen Texte des Betriebs schreiben und speichern.
- Eine zweite Person mit demselben Recht prüft den Entwurf und drückt «Freigeben»; Kennzeichnung und Texte werden als neue Version festgehalten.
- Frühere Fassungen unter «Freigegebene Fassungen» mit «PDF herunterladen» öffnen; «Gültig» markiert die aktuelle.
Gefahrstoffkataster
QMS | base › Arbeitssicherheit › Gefahrstoffe
Listet die Gefahrstoffe des Betriebs mit GHS-Piktogrammen, Signalwort, Lagerort, Menge, Stand des Sicherheitsdatenblatts und Status der Betriebsanweisung. Filter nach Lagerort und Piktogramm, Suche nach Name oder Hersteller, Archiv und Export als Excel-Datei.
Schritt für Schritt
- Lagerort, Piktogramm oder Suchbegriff wählen und «Filtern» drücken.
- «Export (Excel)» lädt die gefilterte Liste mit H- und P-Codes als .xlsx herunter.
- Mit dem Recht für die Arbeitssicherheit über «Gefahrstoff erfassen» Stoff oder Produkt, Hersteller oder Lieferant, Piktogramme, Signalwort, H- und P-Codes, Menge, Lagerort, Ersatzprüfung und CMR-Kennzeichen speichern.
- «Archiv zeigen» listet nicht mehr verwendete Stoffe.
Gefahrstoff
QMS | base › Arbeitssicherheit › Gefahrstoffe › Gefahrstoff
Zeigt Kennzeichnung, Menge, Lagerort, Verwendung und Ersatzprüfung eines Gefahrstoffs mit Hinweisen (fehlendes Signalwort, CMR-Stoff, Sicherheitsdatenblatt fehlt oder ist veraltet), die Sicherheitsdatenblätter mit Verlauf, die Betriebsanweisung und die Massnahmen.
Schritt für Schritt
- Unter «Sicherheitsdatenblatt hochladen» die Datei wählen und das Ausgabedatum angeben; das neue Blatt wird das aktuelle, frühere bleiben als Nachweis.
- Über «Betriebsanweisung anlegen» einen Entwurf erstellen; der Abschnitt Gefahren ist aus den Piktogrammen vorbefüllt.
- Unter «Massnahme anlegen» zum Beispiel eine Ersatzprüfung oder Schutzmassnahme mit Zuständigkeit und Fälligkeit erfassen.
- Unten unter «Bearbeiten» die Stoffdaten ändern, den Stoff archivieren oder löschen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.