Dalla pratica delle PMI svizzere
Compiti, comunicazioni e analisi
Istruzioni per «Compiti, comunicazioni e analisi» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Compiti, comunicazioni e analisi
Compito (dettaglio)
I miei compiti › cliccare su un compito
Mostra un singolo compito con descrizione, responsabile, scadenza e stato. Qui cambia lo stato, scrive commenti e allega file.
Passo dopo passo
- In «I miei compiti» clicchi sul compito.
- In «Stato» scelga p. es. «Prendi in carico», «Fatto» o «Annulla»; «Riapri» riapre un compito concluso.
- In «Commenti» inserisca un testo e clicchi su «Salva commento».
- In «Allegati» scelga un file (PDF, immagine, Word, Excel) e clicchi su «Carica».
- Con «I miei compiti» in alto a sinistra torna all’elenco.
Processi
I miei compiti › pulsante «Processi»
Compiti in un ordine fisso: un passaggio diventa attivo solo quando i precedenti sono conclusi – p. es. le HR aprono, l’IT prepara PC e accessi, la direzione del reparto il posto di lavoro. Qui crea modelli (onboarding, offboarding, libero) e avvia processi per una persona.
Passo dopo passo
- In «I miei compiti» clicchi su «Processi».
- In «Nuovo modello» inserisca un nome e il «Tipo», crei i passaggi con «Aggiungi passaggio» e clicchi su «Salva modello».
- In «Avvia processo» scelga il «Modello», facoltativamente la «Persona» e la «Data di riferimento», poi «Avvia processo».
- Segua l’avanzamento in «Processi».
Pendenze
HR | base › Personale › Pendenze
Tutti i punti aperti delle checklist d’entrata e d’uscita di tutte le persone, raggruppati per scadenza. Qui i punti si possono spuntare, riaprire e assegnare a persone.
Passo dopo passo
- Aprire «Pendenze» nel menu.
- Filtrare per azienda, «Vista per» (ruolo) e «Assegnato a» e cliccare su «Mostrare».
- Evadere e spuntare i punti sotto «Scaduti», «Questa settimana», «La prossima settimana» e «Più tardi».
- Assegnare un punto a una persona; riceve un’e-mail e lo vede sotto «I miei compiti».
- Con «Mostrare gli ultimi completati» visualizzare i punti conclusi di recente.
Evadere le pendenze direttamente
HR | base › Personale › Pendenze
Nelle pendenze i punti aperti offrono le stesse azioni su documenti ed e-mail del dossier del personale, per esempio quietanza, tessera di parcheggio, notifica LPP o l’e-mail preparata per il servizio responsabile.
Passo dopo passo
- Apra le pendenze e scelga se necessario azienda e «Vista per».
- Per il punto scelga «E-mail», verifichi l’anteprima e la apra nel programma di posta, la copi o la invii direttamente.
- Le azioni sui documenti come «Quietanza» aprono il modulo corrispondente della persona.
- Spunti il punto non appena è evaso.
Nuova comunicazione
HR | base › Comunicazione › Comunicazioni › Nuova comunicazione
Invia una comunicazione nel portale e come notifica push nell’app: come informazione, con richiesta di riscontro (👍 / 👎) o come richiesta di disponibilità per giorno, se necessario importante, con conferma di lettura, allegati o in un momento successivo. In seguito la comunicazione mostra in «Letta» chi l’ha letta, insieme a riscontri e disponibilità ricevute; la pagina «Comunicazioni» elenca le comunicazioni inviate. Il numero di destinatari viene mostrato e annunciato una sola volta prima dell’invio, distinguendo tutti i destinatari da una selezione.
Passo dopo passo
- In «Comunicazioni» cliccare su «Nuova comunicazione».
- In «Tipo» scegliere informazione, chiedere un riscontro o chiedere la disponibilità (per la richiesta impostare «Richiesta dal» e «Richiesta fino al»).
- Inserire «Titolo» e «Testo».
- In «Destinatari» scegliere «Tutti i collaboratori» o «Tutto il mio team», oppure «Selezione» (aziende, reparti, singole persone); la riga «Raggiunge … persone» indica il numero.
- Se necessario attivare «Segnare come importante», «Chiedere la conferma di lettura», «Inviare più tardi» con «Invio il» e aggiungere «Allegati».
- Facoltativo: scegliere «Anche via SMS ai destinatari con numero di cellulare», se necessario «Solo ai destinatari senza e-mail»; la riga sotto mostra numero, parti SMS e costi.
- Cliccare su «Invia comunicazione» o «Pianifica invio».
Crea sondaggio
HR | base › Comunicazione › Sondaggi › Crea sondaggio
Crea un sondaggio del personale come bozza: titolo, introduzione, termine di partecipazione, anonimo o nominativo, gruppo destinatario (tutti, aziende, reparti) e domande di cinque tipi. I nuovi sondaggi iniziano con tre domande d’esempio; una bozza si può modificare liberamente fino all’avvio.
Passo dopo passo
- In «Sondaggi» cliccare su «Crea sondaggio» (una bozza si modifica dai risultati con «Modifica»).
- Inserire «Titolo», se necessario «Introduzione» e «Partecipazione fino al»; lasciare attivo «Anonimo» o disattivarlo per un sondaggio nominativo.
- In «Gruppo destinatario» scegliere «Tutti i collaboratori» o determinate aziende o reparti.
- Per ogni domanda scegliere il tipo (scala 1–5, scelta, scelta multipla, testo libero, raccomandazione), inserire il testo, per le scelte le opzioni separate da una virgola, e attivare «Domanda obbligatoria»; completare con «Aggiungi domanda» o «Raccomandazione (eNPS)».
- Cliccare su «Salva come bozza» o «Salva bozza»; si apre poi la pagina dei risultati, dove avvia il sondaggio.
- Nella bozza verifichi domande, opzioni, gruppo destinatario, numero di persone con accesso e scadenza. Confermi l’avvio nella finestra di dialogo. Le domande obbligatorie sono indicate con il loro numero.
Risultati sondaggio
HR | base › Comunicazione › Sondaggi › Tutti i sondaggi
Gestisce un sondaggio e ne mostra i risultati: avviare o eliminare una bozza, sollecitare o concludere un sondaggio in corso, eliminare uno concluso. Inoltre il tasso di risposta in percentuale e, per ogni domanda, media, distribuzione, eNPS con detrattori, passivi e promotori e i testi liberi, se necessario come esportazione CSV. L’elenco «Tutti i sondaggi» della pagina «Sondaggi» porta qui.
Passo dopo passo
- In «Sondaggi» cliccare sul sondaggio in «Tutti i sondaggi».
- Avviare una bozza con «Avvia sondaggio»; tutte le persone invitate ricevono un’e-mail e una notifica push.
- Mentre il sondaggio è in corso, con «Invia promemoria» sollecitare tutti coloro che non hanno ancora partecipato.
- Concludere con «Concludi sondaggio»; leggere i risultati per domanda e, se necessario, scaricare l’«Esportazione CSV».
Analisi
HR | base › Amministrazione › Analisi
Mostra indicatori HR senza dati personali per un periodo: organico, entrate e uscite, tasso di fluttuazione, anni di servizio, quota di quadri, organico per azienda e reparto, pendenze aperte per ruolo, candidature nonché assenze e saldi ore in più. Tutto si può esportare in CSV o Excel.
Passo dopo passo
- Aprire «Analisi» nel menu.
- Scegliere il periodo con «Dal» e «Al» e, se serve, un’«Azienda».
- Cliccare su «Mostra»; riquadri, grafici e tabelle vengono ricalcolati.
- Scaricare gli indicatori visualizzati con «CSV» o «Excel» in alto a destra.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.