Dalla pratica delle PMI svizzere
Configurazione
Istruzioni per «Configurazione» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Configurazione
Configurazione
HR | base › Impostazioni › Impostazioni aziendali › Configurazione
In alto la lista di configurazione di tutte le app con avanzamento e prossimo passo, sotto la verifica automatica: mostra, in base ai dati del conto, cosa manca ancora o è contraddittorio prima della messa in esercizio: indirizzi delle aziende, tipo di contratto dei reparti, funzioni e descrizioni del posto, indirizzi dei ruoli, link ai moduli, salari minimi CNM, modelli di orario e calendario dei giorni festivi, diritti alle vacanze, superiori, utenti e ruoli, invio e-mail e lo stato dell’accesso a due fattori. La verifica non modifica nulla.
Passo dopo passo
- Aprire le impostazioni e scegliere la sezione «Configurazione».
- Nella lista aprire «Prossimo passo» per ogni app oppure, sotto «Mostra tutti i passi», segnare i punti come fatti, rimandarli o saltarli.
- Mostrare di nuovo le liste nascoste qui o direttamente nella pagina iniziale con «Mostra di nuovo».
- Nella verifica automatica trattare prima i punti «Manca», poi «Da verificare»; «Correggere» porta direttamente all’elemento interessato, p. es. al reparto senza tipo di contratto.
Inserire la prima persona con il modulo breve
Lista di configurazione › Personale
Dalla lista di configurazione inserisca nome, cognome, entrata effettiva e grado d’occupazione. Società, numero personale e altri valori restano precompilati; può aprire gli altri dati.
Passo dopo passo
- Indichi l’entrata effettiva anche per il personale già impiegato.
- Verifichi i valori contrattuali in «Ulteriori informazioni» e salvi la persona.
Dossier personale per tempo di lavoro e assenze
Primi passi e configurazione aziendale: il dossier personale è il primo passo; promemoria su ogni pagina iniziale delle app e alla nuova entrata.
Dopo la registrazione, le persone autorizzate a creare dossier possono collegare il proprio account al proprio dossier personale.
Passo dopo passo
- Il tempo di lavoro, le assenze, il salario, l’app del personale, il Suo ruolo di responsabile e le approvazioni passano dal Suo dossier personale. Colleghi quindi prima il Suo account a un dossier.
- Aprire Registrarmi come dipendente / collegare al mio account.
- Scegliere un nuovo dossier, verificare e modificare i dati dell’account, la società, l’entrata oggi e il grado di occupazione del 100 %. Creare e collegare il dossier.
- In alternativa scegliere una persona esistente: sono disponibili solo persone libere dello stesso mandante nell’ambito autorizzato. La stessa e-mail normalizzata è proposta e preselezionata per prima. Confermare.
Impostazioni HR
HR | base › Impostazioni › Impostazioni HR
Mostra tutte le impostazioni dell’app HR in un unico posto: personale e contratti (indirizzi e-mail, link ai moduli, superiori, funzioni, intestazione del contratto, salari minimi CNM, regolamenti, testi informativi, modelli di documenti), tempo e assenze (registrazione del tempo, terminali e badge, direttive sulle assenze, diritto alle vacanze), salari, candidature e dati (ripresa dei dati, termini di cancellazione). A destra è indicato dove si trovano le impostazioni di una singola persona, di tutta l’azienda e le vostre.
Passo dopo passo
- Nella barra laterale, sotto «Impostazioni», cliccare su «Impostazioni HR».
- Scegliere il punto desiderato, p. es. «Terminali e badge».
- Le impostazioni di una singola persona (accesso all’app, badge, PIN, profilo di timbratura) si modificano nel suo dossier sotto «Accesso e timbratura».
- Ciò che vale per tutta l’azienda (utenti e ruoli, abbonamento, invio e-mail) si trova sotto «Impostazioni aziendali».
Organizzazione: reparti e funzioni
HR | base › Impostazioni › Impostazioni HR › Organizzazione
Mostra i reparti per azienda con tipo di contratto, direzione, numero di persone e funzioni. Qui crea e rinomina reparti, cambia il tipo di contratto, designa la direzione e gestisce le funzioni come elenco (maschile e femminile).
Passo dopo passo
- Aprire le impostazioni e scegliere «Organizzazione».
- Nuovo reparto: inserire nome, azienda (o tutte) e tipo di contratto, poi «Creare il reparto».
- Aprire un reparto per modificare nome, azienda e tipo di contratto, designare la direzione e aggiungere o rimuovere funzioni.
- Salvare ogni parte.
Concetti: CNM (contratto nazionale mantello)
HR | base › Impostazioni › Impostazioni HR › Organizzazione
Scelga «Edilizia (CNM)» se per questo reparto vale il contratto nazionale mantello (CNM) dell’edilizia principale; il tipo di contratto determina le condizioni contrattuali e i modelli di orario proposti.
Passo dopo passo
- Scelga la classe salariale CNM solo per il personale dell’edilizia principale.
- Lasci «Nessuna» per tutte le altre persone.
Ruolo di base «Nessun ruolo di base»
HR | base › Impostazioni › Utenti e ruoli
Con il ruolo di base «Nessun ruolo di base» un accesso riceve solo il login e la pagina iniziale. Tutti gli altri diritti derivano esclusivamente dai ruoli selezionati, ad esempio per la sola acquisizione di documenti o la contabilità.
Passo dopo passo
- Apra Utenti e ruoli e scelga l’accesso oppure clicchi su «Crea utente».
- In «Ruolo di base» scelga l’opzione «Nessun ruolo di base (solo ruoli assegnati)».
- Selezioni i ruoli desiderati in «Altri ruoli».
- Salvi i ruoli o crei l’accesso; la vista di dettaglio mostra i diritti effettivi.
Giorni festivi secondo il cantone della società
Registrazione del tempo › Impostazioni
I nuovi modelli riprendono il cantone della società con «Secondo la società». Senza cantone o elenco verificato viene proposto AG. Le differenze dei modelli esistenti mostrano un collegamento alla modifica.
Passo dopo passo
- Scelga la società o esplicitamente un cantone per i giorni festivi del nuovo modello.
- Verifichi gli avvisi e adegui personalmente i modelli esistenti se necessario.
Ripresa dei dati
HR | base › Impostazioni › Impostazioni HR › Ripresa dei dati
Riprende da file CSV collaboratori esistenti, assegnazioni ai team e superiori, assegnazioni dei modelli di orario, saldi delle vacanze e saldi orari iniziali. Ogni file viene controllato riga per riga e ripreso come un lotto interamente o per niente; il lotto può essere annullato entro 24 ore.
Passo dopo passo
- Aprire le impostazioni e scegliere la sezione «Ripresa dei dati».
- In «Modelli» scaricare il modello del tipo di dati, compilarlo in Excel e salvarlo come CSV.
- Scegliere il tipo di dati, caricare il file e verificare l’assegnazione delle colonne.
- Scegliere «Salvare l’assegnazione e controllare» e correggere nel file gli errori dell’anteprima del controllo.
- Senza errori scegliere «Importare … righe»; il protocollo dei risultati mostra cosa è stato creato o modificato.
- Se necessario, scegliere «Annullare» nel protocollo dei risultati.
Termini di cancellazione
HR | base › Impostazioni › Impostazioni HR › Termini di cancellazione
Stabilisce dopo quanto tempo vengono cancellati le foto di timbratura e i protocolli di accesso e delle e-mail, e da quando viene proposta la cancellazione di un dossier del personale dopo l’uscita. Un processo giornaliero applica i termini; i dossier del personale non vengono mai cancellati automaticamente.
Passo dopo passo
- Aprire le impostazioni e scegliere la sezione «Termini di cancellazione».
- Inserire i termini in giorni, mesi o anni; i campi vuoti usano il valore predefinito.
- Salvare.
- In «Da cancellare» verificare il dossier di una persona elencata e cancellarla con «Eliminare la persona».
Il prossimo passo inizia con un colloquio.