Tempo e assenze

La Sua registrazione del tempo: timbrare entrata, pause e uscita, saldo dall’inizio dell’anno e vista settimanale nel foglio ore, richiedere correzioni, confermare il mese precedente e gestire PIN e badge QR per il terminale su tablet.

Tabella settimanale dei tempi di lavoro di tutte le persone del Suo ambito dei dati con piano, inizio, fine, pausa, effettivo, saldo, luogo/progetto, canale e stato, più il totale settimanale per persona. Qui decide le richieste di correzione, approva i giorni con violazioni della LL o tempo supplementare, termina tempi di lavoro in corso e corregge direttamente gli orari di una persona nel suo foglio ore.

Se nel modello di orario è attivo l’obbligo di motivazione, la timbratrice chiede un motivo quando arriva prima dell’orario fisso, esce dopo, lavora più del tempo previsto del giorno o si scosta dall’intervento pianificato – sempre oltre la tolleranza. Senza motivazione non si timbra.

Le foto di controllo del terminale sono cifrate e cancellate dopo il termine. Visione solo in caso di sospetto, con il principio dei quattro occhi: una persona richiede con motivo, una seconda autorizza; poi la foto è visibile per 24 ore. Qui decide le richieste degli altri e vede le sue.

Registra aziende e sedi con indirizzo e progetti e cantieri con numero di progetto, luogo, centro di costo e validità, ognuno con azienda, geofence facoltativo (latitudine, longitudine, raggio) e stato. I progetti compaiono nella scelta al momento della timbratura; terminali e sedi principali sono assegnati a una sede.

Inviare le timbrature mancanti o errate con una motivazione per la correzione.

Gestisce i profili di timbratura (canali ammessi app, web e terminale, posizione nella timbratura via app, controllo della zona, obbligo di progetto, arrotondamento, uscita automatica, pausa LL, conferma mensile, foto al terminale) e la loro assegnazione ad azienda, sede, reparto o persona. Inoltre i modelli di orario teorico (orario settimanale o annuo, durata massima LL, festivi del cantone, giorni lavorativi, giorni di vacanza, inizio teorico) e la loro assegnazione alle persone.

Configura tablet fissi come terminali di timbratura (creare, accoppiare con un codice di accoppiamento, generare un nuovo codice, bloccare) e gestisce l’accesso al terminale: generare un nuovo PIN e un nuovo badge QR per persona, sbloccare un PIN, revocare un badge e impostare la sede principale.

Nel modello di orario stabilite se il tempo supplementare accettato va nel saldo orario flessibile o su un conto straordinari proprio, oltre al supplemento in caso di pagamento e al fattore per la compensazione in tempo libero. Nell’incarto del personale pagate dal conto o compensate in tempo libero.

Nella scheda «Scostamenti» superiori e HR decidono sugli scostamenti alla timbratura motivati o ancora senza motivazione. Nella decisione scegliete cosa succede con il tempo: tempo intero, ridotto alla tolleranza o un numero di minuti scelto – e, se il modello lo consente, se il tempo supplementare va nel saldo orario flessibile o sul conto straordinari.

Timbrature offline inviate in seguito (app o terminale) che non è stato possibile registrare automaticamente o che modificano un giorno già approvato – p. es. persona non riconosciuta, PIN errato offline, mese chiuso, orologio sfasato. Nulla viene scartato: riprende la timbratura come aggiunta o chiude il caso con un commento.

Vista mensile per persona del Suo ambito dei dati (teorico, effettivo, saldo, lavoro straordinario, giorni di assenza, scostamenti, conferma). Lei decide le richieste di correzione aperte del mese e approva il mese per persona; qui le HR chiudono inoltre il mese e scaricano le esportazioni CSV per Excel e l’elaborazione dei salari.

La legge sul lavoro (LL) limita l’orario di lavoro settimanale a 45 ore (ad es. ufficio, industria) o 50 ore (altre aziende); oltre tale limite il sistema verifica il lavoro straordinario. La legge sul lavoro (LL) prescrive pause: 15 minuti da 5 ore e mezza di lavoro, 30 da 7 ore, 60 da 9 ore. Se la pausa timbrata è più breve, il sistema detrae il tempo mancante. Orario di lavoro settimanale: un numero fisso di ore a settimana. Orario di lavoro annuo: le ore sono distribuite sull’anno, come previsto dal contratto nazionale mantello (CNM) nell’edilizia principale.

Chiusura mensile guidata in sei passi fino alla trasmissione alla contabilità salari (contabilità integrata, SwissSalary o un altro sistema): 1. richieste di assenza aperte del mese, 2. richieste di correzione, 3. scostamenti secondo la legge sul lavoro, 4. conferme e approvazioni per persona, 5. chiudere il mese (blocca timbrature, correzioni e assenze del mese), 6. trasmissione dei totali mensili per persona, genere di salario e centro di costo come file CSV o tramite API, con giustificativo.

Mostra il saldo vacanze dell’anno scelto (Diritto, Riporto, Godute, Pianificate, resto) e le Sue assenze. Qui richiede le vacanze e notifica malattia, infortunio, servizio militare / protezione civile, formazione continua o altre assenze; ritira le richieste aperte e carica i certificati medici mancanti. Le schede distinguono Personale (Le mie assenze), Team (Richieste, Calendario) e Amministrazione (Diritto alle ferie, Regole); le funzioni disponibili continuano a dipendere dai Suoi diritti.

Le ferie a cavallo d’anno sono calcolate per anno civile con i giorni lavorativi e festivi del rispettivo anno. L’anteprima e la decisione mostrano i giorni richiesti e il saldo per anno. Il nuovo anno include il diritto e il riporto previsto dopo la parte di dicembre secondo il regolamento; restano determinanti i contingenti fissati dalle risorse umane. Nel portale confermate l’anticipo per gli anni con saldo negativo. Le app esistenti ricevono un avviso per ogni anno interessato e possono continuare a inviare la richiesta.

Elenca le richieste di assenza aperte delle persone del Suo ambito dei dati, con le vacanze residue dopo la richiesta, le persone assenti nello stesso periodo, i turni pianificati e la sostituzione. Lei approva o respinge, registra assenze direttamente per altri (approvate subito) e vede le assenze approvate dei prossimi 90 giorni. Per chi può approvare, la voce «Assenze» apre direttamente le richieste del team quando vi sono richieste aperte. «Le mie assenze» consente di tornare alle proprie assenze in qualsiasi momento.

Vista mensile persone × giorni con le assenze approvate come barre; fine settimana e festivi sono tratteggiati. I collaboratori vedono il proprio reparto e per gli altri solo «Assente»; superiori e HR vedono il loro ambito con il motivo e le richieste aperte. Le richieste aperte hanno un bordo blu tratteggiato, come nella legenda.

Mostra per persona e anno diritto, riporto, giorni goduti, pianificati e residui e permette di fissare diritto e riporto. Senza registrazione propria vale il diritto del modello di orario teorico, pro rata in caso di entrata o uscita nel corso dell’anno (art. 329a CO).

Stabilisce per tipo di assenza se le mezze giornate sono ammesse, da quale giorno serve un certificato medico (malattia, infortunio) e se la sostituzione è obbligatoria. Per le vacanze stabilisce inoltre quanti giorni al massimo si riportano all’anno successivo e dopo quanti mesi il riporto scade.

Aiuta HR e superiori diretti a riconoscere presto un bisogno di sostegno – per il dovere di assistenza e il case management, non per la valutazione delle prestazioni. Vengono analizzati solo giorni e frequenza delle assenze approvate per malattia e infortunio degli ultimi 12 mesi; le persone segnalate sono in ordine alfabetico, senza classifica.

Pianificatore settimanale dei turni del Suo ambito dei dati, per luoghi d’impiego o per persone. Lei crea turni (anche in serie o come bozza), assegna persone verificando tempo di riposo, limite settimanale, assenze, disponibilità, funzione e qualifiche, e pubblica il piano alle persone assegnate. I luoghi proposti ai responsabili seguono il perimetro autorizzato delle persone, i relativi siti e settori e gli interventi autorizzati. La scelta delle persone verifica le date di entrata e uscita alla data dell’intervento, fino al giorno successivo per i turni notturni; dopo l’uscita la persona non viene più conteggiata negli effettivi o nell’analisi per settore. Prima di eliminare un intervento, una finestra dell’app chiede conferma.

Pianifica gli interventi per settori di una sede, ad es. cassa, piscina e ristorante. Le persone appartengono a uno o più settori, possono assumere altre funzioni ed essere assegnate più volte nello stesso giorno (al mattino in piscina, al pomeriggio al ristorante). Il fabbisogno per settore mostra dove mancano persone.

Mostra le richieste dall’app collaboratori in attesa dell’approvazione della pianificazione: riprese di turni aperti e desideri di scambio tra due persone, ognuna con turno e motivo. All’approvazione HR | base verifica di nuovo tempo di riposo, limite settimanale, disponibilità e funzione e adegua il piano.

Mostra per mese e settore gli interventi, le ore pianificate e necessarie, i posti aperti, fabbisogno e copertura, i prestiti e le ore timbrate delle persone assegnate durante i loro interventi.