Aus der Praxis für Schweizer KMU
Aufgaben, Mitteilungen & Auswertungen
Anleitungen zu «Aufgaben, Mitteilungen & Auswertungen» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Aufgaben, Mitteilungen & Auswertungen
Aufgabe (Detail)
Meine Aufgaben › Aufgabe anklicken
Zeigt eine einzelne Aufgabe mit Beschreibung, Zuständigkeit, Fälligkeit und Status. Hier ändern Sie den Status, schreiben Kommentare und hängen Dateien an.
Schritt für Schritt
- In «Meine Aufgaben» die Aufgabe anklicken.
- Unter «Status» z. B. «In Arbeit nehmen», «Erledigt» oder «Entfällt» wählen; «Wieder öffnen» macht eine erledigte Aufgabe wieder offen.
- Unter «Kommentare» einen Text erfassen und auf «Kommentar speichern» klicken.
- Unter «Anhänge» eine Datei (PDF, Bild, Word, Excel) wählen und auf «Hochladen» klicken.
- Mit «Meine Aufgaben» oben links zurück zur Liste.
Abläufe
Meine Aufgaben › Knopf «Abläufe»
Aufgaben in einer festen Reihenfolge: Ein Schritt wird erst aktiv, wenn die vorherigen erledigt sind – z. B. HR eröffnet, die IT richtet PC und Zugänge ein, die Abteilungsleitung den Arbeitsplatz. Hier legen Sie Vorlagen an (Onboarding, Offboarding, frei) und starten Abläufe für eine Person.
Schritt für Schritt
- In «Meine Aufgaben» auf «Abläufe» klicken.
- Unter «Neue Vorlage» einen Namen und die «Art» erfassen, Schritte mit «Schritt hinzufügen» anlegen (Titel, Zuständig: startende Person, vorgesetzte Person oder Rolle, Tage zum Stichtag, «Nach Schritt») und «Vorlage speichern».
- Unter «Ablauf starten» die «Vorlage», optional die «Person» und den «Stichtag» wählen und auf «Ablauf starten» klicken.
- Den Fortschritt unter «Abläufe» verfolgen.
Pendenzen
HR | base › Personal › Pendenzen
Alle offenen Punkte aus den Eintritts- und Austrittschecklisten aller Personen, gruppiert nach Fälligkeit. Punkte lassen sich hier abhaken, wieder öffnen und Personen zuweisen.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Pendenzen» öffnen.
- Nach Firma, «Ansicht für» (Rolle) und «Zugewiesen an» filtern und «Anzeigen» klicken.
- Die Punkte unter «Überfällig», «Diese Woche», «Nächste Woche» und «Später» abarbeiten und abhaken.
- Einen Punkt einer Person zuweisen; sie erhält eine Mail und sieht ihn unter «Meine Aufgaben».
- Mit «Zuletzt erledigte anzeigen» die kürzlich abgeschlossenen Punkte einblenden.
Pendenzen direkt erledigen
HR | base › Personal › Pendenzen
In den Pendenzen stehen bei offenen Punkten dieselben Dokument- und Mailaktionen wie in der Personalakte, etwa Quittung, Parkkarte, BVG-Meldung oder die vorbereitete Mail an die zuständige Stelle.
Schritt für Schritt
- Pendenzen öffnen und bei Bedarf Firma und «Ansicht für» wählen.
- Beim Punkt «Mail» wählen, die Vorschau prüfen und im Mailprogramm öffnen, kopieren oder direkt senden.
- Dokumentaktionen wie «Quittung» öffnen das passende Formular der Person.
- Den Punkt abhaken, sobald er erledigt ist.
Neue Mitteilung
HR | base › Kommunikation › Mitteilungen › Neue Mitteilung
Sendet eine Mitteilung ins Portal und als Push-Nachricht in die App: als Information, mit erbetener Rückmeldung (👍 / 👎) oder als Verfügbarkeitsabfrage je Tag, auf Wunsch wichtig, mit Lesebestätigung, Anhängen oder zu einem späteren Zeitpunkt. Danach zeigt die Mitteilung unter «Gelesen», wer sie gelesen hat, dazu Rückmeldungen und gemeldete Verfügbarkeiten; die Seite «Mitteilungen» listet die gesendeten Mitteilungen. Die Empfängerzahl wird vor dem Senden einmal als Statusmeldung angezeigt und vorgelesen; bei «Alle» steht «Versand an alle», bei einer Auswahl «Erreicht … Personen».
Schritt für Schritt
- In «Mitteilungen» auf «Neue Mitteilung» klicken.
- Unter «Art» Information, Rückmeldung erbitten oder Verfügbarkeit abfragen wählen (bei der Abfrage «Abfrage von» und «Abfrage bis» setzen).
- «Titel» und «Text» eingeben.
- Unter «Empfänger» «Alle Mitarbeitenden» bzw. «Mein ganzes Team» oder «Auswahl» (Firmen, Abteilungen, einzelne Personen) wählen; die Zeile «Erreicht … Personen» zeigt die Anzahl.
- Bei Bedarf «Als wichtig markieren», «Lesebestätigung verlangen», «Später senden» mit «Versand am» und «Anhänge» setzen.
- Optional «Zusätzlich per SMS an Empfänger mit Mobilnummer» wählen, bei Bedarf «Nur an Empfänger ohne E-Mail»; die Zeile darunter zeigt Anzahl, SMS-Teile und Kosten.
- Auf «Mitteilung senden» bzw. «Versand planen» klicken.
Umfrage erstellen
HR | base › Kommunikation › Umfragen › Umfrage erstellen
Legt eine Mitarbeiterumfrage als Entwurf an: Titel, Einleitung, Teilnahmefrist, anonym oder namentlich, Zielgruppe (alle, Firmen, Abteilungen) und die Fragen in fünf Typen. Neue Umfragen beginnen mit drei Beispielfragen; ein Entwurf lässt sich bis zum Start beliebig bearbeiten.
Schritt für Schritt
- In «Umfragen» auf «Umfrage erstellen» klicken (einen Entwurf ändern Sie in der Auswertung mit «Bearbeiten»).
- «Titel», bei Bedarf «Einleitung» und «Teilnahme bis» eingeben; «Anonym» angehakt lassen oder für eine namentliche Umfrage entfernen.
- Unter «Zielgruppe» «Alle Mitarbeitenden» oder bestimmte Firmen bzw. Abteilungen wählen.
- Je Frage den Typ wählen (Skala 1–5, Auswahl, Mehrfachauswahl, Freitext, Weiterempfehlung), den Text eingeben, bei Auswahl die Optionen durch Komma getrennt, und «Pflichtfrage» setzen; mit «Frage hinzufügen» oder «Weiterempfehlung (eNPS)» ergänzen.
- Auf «Als Entwurf speichern» bzw. «Entwurf speichern» klicken; danach öffnet sich die Auswertung, wo Sie die Umfrage starten.
- Prüfen Sie im Entwurf Fragen, Optionen, Zielgruppe, die Anzahl Personen mit Zugang und die Frist. Starten Sie die Umfrage erst nach der Bestätigung im Dialog. Pflichtfragen werden anhand ihrer Nummer bezeichnet.
Auswertung Umfrage
HR | base › Kommunikation › Umfragen › Alle Umfragen
Steuert eine Umfrage und zeigt ihre Ergebnisse: Entwurf starten oder löschen, laufende Umfrage erinnern oder beenden, beendete löschen. Dazu Rücklauf in Prozent und je Frage Durchschnitt, Verteilung, eNPS mit Kritikern, Passiven und Promotoren sowie Freitexte, auf Wunsch als CSV-Export. Die Liste «Alle Umfragen» auf der Seite «Umfragen» führt hierher.
Schritt für Schritt
- In «Umfragen» unter «Alle Umfragen» die Umfrage anklicken.
- Einen Entwurf mit «Umfrage starten» freigeben; alle Eingeladenen erhalten eine Mail und eine Push-Nachricht.
- Während die Umfrage läuft, mit «Erinnerung senden» alle erinnern, die noch nicht teilgenommen haben.
- Mit «Umfrage beenden» abschliessen; Ergebnisse je Frage lesen und bei Bedarf «CSV-Export» herunterladen.
Auswertungen
HR | base › Verwaltung › Auswertungen
Zeigt HR-Kennzahlen ohne Personendaten für einen Zeitraum: Personalbestand, Eintritte und Austritte, Fluktuationsrate, Dienstjahre, Kaderanteil, Bestand je Firma und Abteilung, offene Pendenzen je Rolle, Bewerbungen sowie Absenzen und Mehrzeit-Saldi. Alles lässt sich als CSV oder Excel exportieren.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Auswertungen» öffnen.
- Zeitraum mit «Von» und «Bis» wählen und bei Bedarf eine «Firma» auswählen.
- Auf «Anzeigen» klicken; Kacheln, Diagramme und Tabellen werden neu berechnet.
- Mit «CSV» oder «Excel» oben rechts die angezeigten Kennzahlen herunterladen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.