Aus der Praxis für Schweizer KMU
Mitarbeiter-App
Anleitungen zu «Mitarbeiter-App» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Mitarbeiter-App
Meine Aufgaben – alle Apps
Meine Aufgaben – alle Apps (in jeder App im Menü)
Zeigt Ihre offenen Aufgaben aus allen Apps an einem Ort: eigene und delegierte Aufgaben, Punkte aus Eintritts- und Austrittschecklisten, QMS-Massnahmen und Lesepflichten, Docu-, Sales- und Finance-Aufgaben. Sie filtern, haken ab und legen neue Aufgaben an. Fachaufgaben und Checklistenpunkte stehen zusammen unter einem Gesamtzähler. Filter gelten für beide. Auf Start öffnet die Aufgaben-Gesamtzahl Ihre Aufgabenliste. Die Aufgaben-Zahlen einer App öffnen die nach App gefilterte Liste; überfällige Aufgaben setzen zusätzlich den Fälligkeitsfilter. Weitere Statuszahlen führen gemäss Ihren Rechten zur Fachliste. Die Genehmigungszahl öffnet bei einer Art direkt deren Liste und bei mehreren Arten die Übersicht der Genehmigungen auf Start.
Schritt für Schritt
- In einer beliebigen App «Meine Aufgaben – alle Apps» öffnen.
- Mit den Filtern «Alle offenen», «Fällig», «Überfällig» oder «Von mir delegiert» und nach App eingrenzen; «Alle Filter zurücksetzen» zeigt wieder alles.
- Eine Aufgabe öffnen oder mit «Erledigt» abhaken; HR-Checklistenpunkte stehen nach Fälligkeit gruppiert.
- Unten unter «Neue Aufgabe» Titel, zuständige Person oder Rolle und optional Fälligkeit erfassen und «Aufgabe anlegen» wählen.
- Erledigte HR-Checklistenpunkte der letzten 30 Tage unter «Erledigte HR-Checklistenpunkte» aufklappen.
- Im Benutzermenü stehen «Mein Konto» und «Meine Daten» vor den technischen Zugangsangaben. In der Personalakte steht die Person vor dem Rollenfilter; ein Verlauf am Rand der Bereiche zeigt weitere Bereiche. Bei Zuweisungen suchen und wählen Sie die Person im selben Feld; erst die bestätigte Auswahl wird zugewiesen.
- HR-Entscheidungen erscheinen mit Ihren bestehenden Rechten ebenfalls hier: Absenzanträge, Zeitkorrekturen, Spesen (auch bei HR ohne Finance), Plan-/Tausch- und Ersatzanträge, Zeugnisse zur Freigabe sowie der nächste eigene Schritt einer Beurteilung. Einträge öffnen die Fachseite; erledigt wird dort. Spesen zählen nur einmal. Offene Entscheide sind fällig; die bestehende Überfälligkeitsregel von Absenz und Korrektur bleibt massgebend.
Meine Dokumente
HR | base › Kommunikation › Meine Dokumente
Zeigt Ihnen Lohnabrechnungen, Verträge und weitere Dokumente von HR sowie Ihre eigenen Uploads wie Arztzeugnisse. Hier sehen Sie auch, welche Dokumente HR bei Ihnen anfordert, und laden diese oder eigene Dokumente hoch.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Meine Dokumente» öffnen.
- Ein Dokument anklicken, um es zu öffnen; wo verlangt, «Gelesen bestätigen» klicken.
- Bei einer Anforderung von HR das verlangte Dokument direkt hochladen.
- Unter «Dokument hochladen» wählen, was Sie hochladen (z. B. Arztzeugnis), bei Bedarf die Absenz zuordnen, Datei wählen oder Foto aufnehmen und «Hochladen».
Meine Beurteilungen
HR | base › Personal › Meine Beurteilungen
Zeigt Ihre eigenen Beurteilungen (jährlich, Probezeit, Austritt) mit Fälligkeit und Status. Hier füllen Sie die Selbstbeurteilung aus, lesen nach dem Gespräch die Fremdbeurteilung, das Protokoll und die vereinbarten Ziele und bestätigen das Gespräch. Die Anzeige nennt offene Kriterien und den letzten Speicherzeitpunkt. Vor dem Verlassen mit ungespeicherten Änderungen erscheint eine Rückfrage. Beim Speichern eines Web-Entwurfs wird der Bearbeitungsstand geprüft und fortgeschrieben. Ein zweites Fenster mit einem älteren Stand erhält eine Konfliktmeldung, statt neuere Arbeit zu überschreiben.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Meine Beurteilungen» öffnen und die Beurteilung in der Liste anklicken.
- Unter «Selbstbeurteilung» je Kriterium eine Note und eine Begründung erfassen.
- Mit «Entwurf speichern» auch unvollständige Eingaben sichern. Erst «Beurteilung abschliessen» verlangt Note und Begründung für alle Kriterien; offene Kriterien werden markiert.
- Nach dem Gespräch Protokoll und Ziele unter «Gespräch und Ziele» lesen.
- Mit «Gespräch bestätigen» die Kenntnisnahme festhalten.
Mitteilungen
HR | base › Kommunikation › Mitteilungen
Zeigt unter «Für Sie» die Mitteilungen von HR und Ihrer vorgesetzten Person, ungelesene fett mit Punkt markiert, auch in der App. In der einzelnen Mitteilung lesen Sie den Text, öffnen Anhänge, bestätigen das Lesen, geben eine Rückmeldung (👍 / 👎) oder melden Ihre Verfügbarkeit je Tag.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Mitteilungen» öffnen und unter «Für Sie» eine Mitteilung anklicken.
- Anhänge mit einem Klick auf den Dateinamen öffnen.
- Steht «Lesebestätigung verlangt», auf «Gelesen bestätigen» klicken; sonst gilt die Mitteilung beim Öffnen als gelesen.
- Bei einer Rückmeldung unter «Ihre Rückmeldung:» Daumen hoch oder Daumen runter wählen.
- Bei einer Verfügbarkeitsabfrage unter «Ihre Verfügbarkeit» je Tag ✓ (verfügbar), ◐ (teilweise, mit Uhrzeit von–bis) oder ✕ (nicht verfügbar) wählen und «Verfügbarkeit senden» klicken.
Umfragen
HR | base › Kommunikation › Umfragen
Listet unter «Für Sie offen» die laufenden Umfragen, zu denen Sie eingeladen sind und die Sie noch nicht beantwortet haben, mit Anzahl Fragen, anonym oder namentlich und Teilnahmefrist. Sie beantworten die Fragen (Skala 1–5, Auswahl, Mehrfachauswahl, Freitext, Weiterempfehlung 0–10) und senden sie einmal ab.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Umfragen» öffnen und unter «Für Sie offen» eine Umfrage anklicken.
- Den Hinweis lesen, ob die Umfrage anonym oder namentlich ist.
- Die Fragen beantworten; Pflichtfragen sind mit * markiert, andere mit «(freiwillig)».
- Auf «Antworten senden» klicken.
Mein Plan
HR | base › Zeit › Mein Plan
Zeigt Ihre veröffentlichten Einsätze der gewählten Woche nach Personen, Tag oder Einsatzort. Sie bestätigen Einsätze, beantragen einen Tausch und erfassen Verfügbarkeiten oder Wünsche für die Planung.
Schritt für Schritt
- Mein Plan öffnen und mit «← Vorwoche» bzw. «Folgewoche →» die Woche wählen.
- Einen Einsatz anklicken, um Zeiten, Pause, Notiz, Fahrzeug und erforderliche Funktion zu sehen.
- Mit «Einsatz bestätigen» den Einsatz quittieren.
- Unter «Tausch beantragen» eine «Begründung» eingeben und «Speichern» klicken; die Planung entscheidet.
- Unter «Verfügbarkeit oder Wunsch erfassen» Von, Bis, Art («Verfügbar», «Nicht verfügbar», «Wunsch») und Notiz angeben und «Speichern» klicken.
- Bewilligte Abwesenheiten blenden Kolleginnen und Kollegen bei «Mit …» aus; die gespeicherte Einteilung wird dadurch nicht verändert. Vergangene Tage bieten keine Bestätigung oder Tauschanfrage. Das Verfügbarkeitsformular ist aufgeklappt; das Ergebnis steht beim Formular. «Bis» darf nicht vor «Von» liegen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.