Zeit & Absenzen

Ihre eigene Zeiterfassung: Kommen, Pausen und Gehen stempeln, Saldo seit Jahresbeginn und Wochenübersicht im Stundenzettel, Korrekturen beantragen, den Vormonat bestätigen sowie PIN und QR-Badge für das Tablet-Terminal verwalten.

Wochentabelle der Arbeitszeiten aller Personen Ihres Datenbereichs mit Plan, Start, Ende, Pause, Ist, Saldo, Ort/Projekt, Kanal und Status sowie Wochensumme je Person. Hier entscheiden Sie Korrekturanträge, genehmigen Tage mit ArG-Verletzungen oder Mehrzeit, beenden laufende Arbeitszeiten und korrigieren die Zeiten einer Person direkt in ihrem Stundenzettel.

Ist im Arbeitszeitmodell die Begründungspflicht eingeschaltet, fragt die Stempeluhr nach einem Grund, wenn Sie vor der Blockzeit kommen, nach ihr gehen, länger als das Tagessoll arbeiten oder vom geplanten Einsatz abweichen – jeweils erst über der Kulanz. Ohne Begründung wird nicht gestempelt.

Belegfotos vom Terminal sind verschlüsselt und werden nach der Löschfrist gelöscht. Ansehen nur bei Verdacht im Vier-Augen-Prinzip: Eine Person beantragt mit Grund, eine zweite gibt frei; danach ist das Foto 24 Std. sichtbar. Hier entscheiden Sie Anträge anderer und sehen Ihre eigenen.

Erfasst Betriebe und Standorte mit Adresse sowie Projekte und Baustellen mit Projektnummer, Ort, Kostenstelle und Gültigkeit, jeweils mit Firma, optionalem Geofence (Breitengrad, Längengrad, Radius) und Status. Projekte erscheinen beim Stempeln zur Auswahl; Terminals und Stammstandorte werden einem Standort zugeordnet.

Fehlende oder falsche Zeitbuchungen mit Begründung zur Korrektur einreichen.

Verwaltet Stempelprofile (erlaubte Kanäle App, Web und Terminal, Standort beim App-Stempeln, Zonenprüfung, Projektpflicht, Rundung, Auto-Ausstempeln, ArG-Pause, Monatsbestätigung, Foto am Terminal) und deren Zuweisung an Firma, Standort, Abteilung oder Person. Dazu kommen Sollzeit-Modelle (Wochen- oder Jahresarbeitszeit, ArG-Höchstarbeitszeit, Feiertage nach Kanton, Arbeitstage, Ferientage, Sollbeginn) und ihre Zuweisung an Personen.

Richtet fest montierte Tablets als Stempelterminal ein (anlegen, mit Kopplungscode koppeln, neuen Code erzeugen, sperren) und verwaltet die Anmeldung am Terminal: PIN und QR-Badge je Person neu erzeugen, eine PIN-Sperre aufheben, ein Badge entziehen und den Stammstandort festlegen.

Im Arbeitszeitmodell legen Sie fest, ob akzeptierte Mehrzeit in den Gleitzeit-Saldo oder auf ein eigenes Überstunden-Konto geht, dazu den Zuschlag bei Auszahlung und den Faktor für Kompensation in Freizeit. In der Personalakte zahlen Sie vom Konto aus oder kompensieren in Freizeit.

Im Bereich «Abweichungen» entscheiden Vorgesetzte und HR über begründete und noch unbegründete Abweichungen beim Stempeln. Beim Entscheid wählen Sie, was mit der Zeit passiert: volle Zeit, auf die Kulanz gekürzt oder eine eigene Minutenzahl – und, falls das Modell es erlaubt, ob Mehrzeit in den Gleitzeit-Saldo oder aufs Überstunden-Konto geht.

Nachgesendete Offline-Stempel (App oder Terminal), die nicht automatisch gebucht werden konnten oder einen bereits genehmigten Tag ändern – z. B. Person nicht erkannt, falsche PIN offline, Monat abgeschlossen, Geräteuhr abweichend. Nichts wird verworfen: Sie übernehmen den Stempel als Nachtrag oder schliessen den Fall mit Kommentar ab.

Monatsübersicht je Person Ihres Datenbereichs (Soll, Ist, Saldo, Überzeit, Absenztage, Abweichungen, Bestätigung). Sie entscheiden die offenen Korrekturanträge des Monats und genehmigen den Monat je Person; HR schliesst den Monat hier zudem ab und lädt CSV-Exporte für Excel und die Lohnverarbeitung herunter.

Das Arbeitsgesetz (ArG) begrenzt die Wochenarbeitszeit auf 45 Stunden (zum Beispiel Büro, Industrie) oder 50 Stunden (übrige Betriebe); darüber prüft das System Überzeit. Das Arbeitsgesetz (ArG) schreibt Pausen vor: 15 Minuten ab 5½ Stunden Arbeit, 30 ab 7, 60 ab 9. Ist die gestempelte Pause kürzer, zieht das System die fehlende Zeit ab. Wochenarbeitszeit: eine feste Stundenzahl pro Woche. Jahresarbeitszeit: Die Stunden verteilen sich über das Jahr, wie es der Landesmantelvertrag (LMV) im Bauhauptgewerbe vorsieht.

Geführter Monatsabschluss in sechs Schritten bis zur Übergabe an die Lohnbuchhaltung (eigene Lohnbuchhaltung, SwissSalary oder ein anderes Lohnsystem): 1. offene Absenzanträge des Monats, 2. Korrekturanträge, 3. Abweichungen nach Arbeitsgesetz, 4. Bestätigungen und Genehmigungen je Person, 5. Monat abschliessen (sperrt Stempelungen, Korrekturen und Absenzen des Monats), 6. Übergabe der Monatssummen je Person, Lohnart und Kostenstelle als CSV-Datei oder per API, jeweils mit Beleg.

Zeigt Ihr Ferienkonto des gewählten Jahres (Anspruch, Übertrag, Bezogen, Geplant, Rest) und Ihre eigenen Absenzen. Hier beantragen Sie Ferien und melden Krankheit, Unfall, Militär / Zivilschutz, Weiterbildung oder andere Absenzen; offene Anträge ziehen Sie zurück und fehlende Arztzeugnisse laden Sie hoch. Die Bereiche unterscheiden Persönlich (Meine Absenzen), Team (Anträge, Kalender) und Verwaltung (Ferienansprüche, Richtlinien); die verfügbaren Funktionen richten sich weiterhin nach Ihren Rechten.

Ferien über den Jahreswechsel werden je Kalenderjahr mit den Arbeitstagen und Feiertagen des jeweiligen Jahres gerechnet. Vorschau und Entscheid zeigen je Jahr benötigte Tage und Rest danach. Das neue Jahr berücksichtigt seinen Anspruch und den erwarteten Übertrag nach dem Dezemberteil gemäss Richtlinie; von HR festgelegte Kontingente bleiben massgebend. Bestätigen Sie im Portal einen Vorbezug für die angezeigten Jahre mit negativem Guthaben. Bestehende Apps erhalten je betroffenes Jahr einen Hinweis und stellen den Antrag weiterhin.

Listet die offenen Absenzanträge der Personen in Ihrem Datenbereich mit Restferien danach, gleichzeitig Abwesenden, verplanten Einsätzen und Vertretung. Sie bewilligen oder lehnen ab, erfassen Absenzen direkt für andere (sofort bewilligt) und sehen die bewilligten Absenzen der nächsten 90 Tage. Für Genehmigende führt der Navigationseinstieg «Absenzen» bei offenen Anträgen direkt zu den Team-Anträgen. Über «Meine Absenzen» wechseln Sie jederzeit zu Ihren eigenen Absenzen.

Monatsübersicht Personen × Tage mit bewilligten Absenzen als Balken; Wochenenden und Feiertage sind schraffiert. Mitarbeitende sehen ihre Abteilung und bei anderen nur «Abwesend»; Vorgesetzte und HR sehen ihren Bereich mit Grund und die offenen Anträge. Offene Anträge haben wie in der Legende einen blau gestrichelten Rand.

Zeigt je Person und Jahr Anspruch, Übertrag, Bezogen, Geplant und Rest der Ferien und lässt Anspruch und Übertrag festlegen. Ohne eigenen Eintrag gilt der Anspruch aus dem Sollzeit-Modell, anteilig bei Eintritt oder Austritt im Jahr (OR 329a).

Legt je Absenzart fest, ob halbe Tage erlaubt sind, ab welchem Tag ein Arztzeugnis nötig ist (Krankheit, Unfall) und ob eine Vertretung Pflicht ist. Für Ferien bestimmen Sie zusätzlich, wie viele Tage höchstens ins Folgejahr übertragen werden und nach wie vielen Monaten der Übertrag verfällt.

Hilft HR und direkten Vorgesetzten, Unterstützungsbedarf früh zu erkennen – für Fürsorge und Case Management, nicht für die Leistungsbeurteilung. Ausgewertet werden nur Tage und Häufigkeit bewilligter Krankheits- und Unfallabsenzen der letzten 12 Monate; Personen mit Hinweis stehen alphabetisch, ohne Rangliste.

Wochenplaner für Einsätze (Schichten) in Ihrem Datenbereich, wahlweise nach Einsatzorten oder Personen. Sie legen Einsätze an (auch als Serie oder Entwurf), teilen Personen ein, wobei Ruhezeit, Wochenlimit, Absenzen, Verfügbarkeit, Funktion und Qualifikationen geprüft werden, und veröffentlichen den Plan an die Eingeteilten. Die Ortsauswahl der Leitung folgt dem zulässigen Personenbereich und dessen Standort- und Bereichszuordnungen sowie den zulässigen Einsätzen. Die Personenauswahl prüft Ein- und Austritt am Einsatzdatum, bei Nachtschichten bis zum Folgetag; nach dem Austritt zählt die Person nicht mehr zur Besetzung oder Bereichsauswertung. Vor dem Löschen eines Einsatzes fragt der App-Dialog nach.

Plant Einsätze nach Bereichen eines Standorts, z. B. Kasse, Bad und Restaurant. Personen gehören einem oder mehreren Bereichen an, dürfen weitere Funktionen übernehmen und können am selben Tag mehrfach eingeteilt werden (morgens Bad, nachmittags Restaurant). Der Bedarf je Bereich zeigt, wo Personen fehlen.

Zeigt Anträge aus der Mitarbeiter-App, die auf die Freigabe der Planung warten: Übernahmen offener Einsätze und Tauschwünsche zwischen zwei Personen, jeweils mit Einsatz und Grund. Bei der Genehmigung prüft HR | base Ruhezeit, Wochenlimit, Verfügbarkeit und Funktion erneut und passt den Plan an.

Zeigt je Monat und Bereich die Einsätze, geplante und benötigte Stunden, offene Plätze, Bedarf und Deckung, Ausleihen und die gestempelten Stunden der Eingeteilten innerhalb ihrer Einsätze.