Personal & Dossier

Persönliche Startseite nach der Anmeldung. Je nach Rechten zeigt sie Arbeitszeit mit Stempelstatus, den Posteingang mit Absenzanträgen und Zeitkorrekturen zum Entscheiden, wer gerade arbeitet (Live), wer heute fehlt, die Termine der nächsten 30 Tage (Fristen, Eintritte, Austritte, Jubiläen) sowie eigene Angaben und Ferienkonto.

Die Bereiche Mitarbeitende, Verträge, Pendenzen, Checklisten und Einstellungen zeigen die Anzahl Personen ohne Ausgetretene und die Anzahl offener Punkte. Die Filter «Firma» und «Ansicht für» gelten gemeinsam für Mitarbeitende, Pendenzen, Vertrag, Neueintritt und Personalakte und bleiben für Sie gespeichert.

Liste aller Personen im eigenen Datenbereich mit Firma, Abteilung, Eintritt, Status (Eintritt geplant, Austritt geplant, Aktiv, Ausgetreten) und Fortschritt der Checklisten. Von hier öffnen Sie die Personalakte oder erfassen einen neuen Eintritt.

Zeigt eine Person mit Ablauf in fünf Schritten (Erfasst, Vertrag, Stellenbeschrieb, Eintritt, Austritt), Eintritts- und Austrittscheckliste, Fristen nach OR (Probezeit, Kündigungsfrist, frühester Austritt, Sperrfrist, Jubiläum), Angaben, Lohn und Vertrag sowie Arbeitsmitteln. Von hier gelangen Sie zu Vertrag, Stellenbeschrieb, Zeugnis, Zugang, Bearbeiten und Austritt. BGE 144 III 152 E. 4.4.3: Der Normalfall (Vertrag vor Stellenantritt) wurde offen gelassen; bis zur Klärung gilt das vorsichtige Ende. Nur bei gleichem Vertrags- und Eintrittsdatum gilt der Tag mit gleicher Zahl (ersatzweise Monatsende). Prüfen Sie das Vertragsdatum und den Zugang der Kündigung. Keine Rechtsberatung. Verlängerung bei Krankheit, Unfall und gesetzlicher Pflicht: Die Arbeitstage-Zählweise ist nicht belegt; bis zur Klärung gilt das frühere Ende aus Kalender- und Soll-Arbeitstage-Zählung. Ohne Arbeitszeitmodell wird für den Vergleich Mo–Fr verwendet.

Ändert die Stammdaten einer Person: Personalien, Personalnummer, E-Mail, Firma, Abteilung, Funktion, Kostenstelle, Eintritt, Anstellung, Pensum, Kader, Probezeit, Kündigungsfrist, vorgesetzte Person und die Angaben unter «Was trifft zu?».

Erstellt die Stellenbeschreibung einer Person mit Vorschlag aus der Funktion (Ziel, Aufgaben, Vorgesetzte, Unterstellte, Stellvertretung) und exportiert sie als PDF oder Word. Sie ist Schritt 3 von 5 im Eintrittsablauf.

Dokumentablage einer Person, nach Kategorien in Ordnern. HR lädt Dokumente hoch, fordert Dokumente bei der Person an und sieht offene Anforderungen; andere sehen nur die für sie freigegebenen Dokumente.

Erstellt vorausgefüllte Dokumente zu einer Person: BVG-Eintrittsmeldung, Parkkarte, Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln mit Quittung sowie die Übersicht aller Arbeitsmittel. Die Dokumente werden als PDF heruntergeladen.

Richtet für eine Person den Zugang zu HR | base ein (kein Zugang, Mitarbeiter-App und Self-Service oder weitere Rolle, Einladung oder Startpasswort), legt die erlaubten Stempelkanäle (Terminal, App, Web) mit Standort- und Geofence-Regeln fest und erzeugt Terminal-PIN und QR-Badge. Die Akte erklärt fehlende Personalnummer, PIN und QR-/NFC-Badges je Anmeldeweg und zeigt, wo Sie diese ergänzen.

Hält jede Änderung von Firma, Abteilung, Funktion, Pensum, Anstellung, Kader, Probezeit, Kündigungsfrist, vorgesetzter Person und Vertragskonditionen mit «gültig ab» fest. Künftige Änderungen werden geplant und am Stichtag wirksam, rückwirkende gelten sofort. Die Stichtagsansicht zeigt die Werte an einem beliebigen Datum.

Hält fest, wen das Unternehmen in einem Notfall in welcher Reihenfolge anruft: mehrere Kontakte mit Beziehung, Telefon, zweitem Telefon und Hinweis. Das Blatt lässt sich drucken oder als PDF speichern.

Hält Gespräche, Verwarnungen, Disziplinar- und Kündigungsverfahren sowie Vereinbarungen zur Person fest – mit Datum, Frist und Status, getrennt von der übrigen Akte.

Exportiert das ganze Dossier einer Person als ZIP: Inhaltsverzeichnis (PDF), Übersicht, Originaldokumente, Stichtag und Hashliste (SHA-256) zum Nachweis, dass nichts verändert wurde. Nicht lesbare oder fehlende Originaldateien stehen ausdrücklich unter «Nicht exportiert» in Übersicht und Inhaltsverzeichnis. Das Paket ist dann unvollständig.

Erstellt für ein Auskunftsbegehren nach Art. 25 DSG ein ZIP mit allen gespeicherten Daten der Person: strukturiert (auskunft.json), als lesbare Übersicht (auskunft.html) und mit den Originaldokumenten. Jeder Export steht im Zugriffsprotokoll.

Der Landesmantelvertrag (LMV) gilt im Bauhauptgewerbe; die Lohnklasse bestimmt den Mindestlohn der Person. Gilt er nicht für sie, wählen Sie «Keine».

Mitarbeitende beantragen hier Änderungen ihrer Adresse, ihres Zivilstands, ihres Notfallkontakts und ihrer Bankverbindung; Vorgesetzte beantragen im Verlauf einer Person Pensum oder Funktion. HR genehmigt oder lehnt ab; erst die Genehmigung ändert die Personalakte ab dem beantragten Datum. Antragstellende werden über die Glocke benachrichtigt.