Aus der Praxis für Schweizer KMU
Eintritt & Austritt
Anleitungen zu «Eintritt & Austritt» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Eintritt & Austritt
Neuen Eintritt erfassen
HR | base › Personal › Mitarbeitende › «Neuen Eintritt erfassen»
Legt eine neue Person mit Personalien, Stelle, Anstellung, Pensum, Probezeit, Kündigungsfrist und vorgesetzter Person an. Danach entstehen automatisch die Eintrittscheckliste und die Fristen; optional werden Zugang und Stempeln gleich mit eingerichtet. Die nächste freie numerische Personalnummer je Mandant ist vorgeschlagen und überschreibbar; eine gleichzeitige Vergabe wird abgefangen. Mit dem Zeitverwaltungsrecht wählen Sie ein Arbeitszeitmodell ab Eintritt; bei LMV wird wie im Zugangsreiter eine passende Vorlage vorgeschlagen. Bereits verstrichene Vorbereitungsfristen erhalten «nachholen» und als Termin den Eintrittstag oder den späteren Erfassungstag. Stempeln vor dem Eintritt oder nach dem Austritt ist auf allen Kanälen gesperrt; bei Nachsendungen zählt der Buchungstag.
Schritt für Schritt
- Unter Mitarbeitende auf «Neuen Eintritt erfassen» klicken.
- Person (Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail) und Stelle (Firma, Abteilung, Funktion, Kostenstelle) erfassen.
- Eintritt, Anstellung, Pensum, Probezeit, Kündigungsfrist und vorgesetzte Person angeben; «Kader» wählt die Kader-Checkliste.
- Unter «Was trifft zu?» die Punkte ankreuzen, die die Checkliste steuern.
- Unter «Zugang und Stempeln» App-Zugang, Einladung und Stempelkanäle festlegen.
- Auf «Eintritt erfassen und Checkliste erstellen» klicken; die Personalakte öffnet sich.
- Bei künftigem Eintritt ist «Einladung am Eintrittstag» vorgewählt. Solange Sie keine Versandart selbst wählen, folgt die Vorgabe dem Eintrittsdatum; Ihre eigene Wahl bleibt bei Datumsänderungen erhalten.
Aus Bewerbung übernehmen
HR | base › Personal › Mitarbeitende › «Aus Bewerbung übernehmen»
Übernimmt eine zugesagte Bewerbung in die Personalakte, ohne die Daten neu zu erfassen: Stammdaten und Unterlagen aus dem Dossier kommen mit, auf Wunsch wird der Zugang gleich eingeladen – sofort oder zum Eintrittsdatum. Auch «Neuer Eintritt» weist auf eine passende Bewerbung hin.
Schritt für Schritt
- In der Liste «Mitarbeitende» auf «Aus Bewerbung übernehmen» klicken.
- Bei der gewünschten Bewerbung «Übernehmen» wählen.
- Firma, Abteilung, Funktion, Eintritt und Pensum prüfen.
- «Zugang einladen» an- oder abwählen und «sofort» oder «zum Eintrittsdatum» wählen.
- Einstellen; danach führt «Zur Personalakte» direkt zur neuen Person.
Mitarbeitende importieren
HR | base › Personal › Mitarbeitende › «Mitarbeitende importieren» (auch: Einstellungen › HR-Einstellungen › Datenübernahme)
Übernimmt Ihre bestehenden Mitarbeitenden aus einer Liste, statt sie einzeln zu erfassen. Den Weg finden Sie direkt in der Liste «Mitarbeitende» (Knopf «Mitarbeitende importieren», bei leerer Liste «Aus Liste importieren») und im Einrichtungsschritt «Mitarbeitende erfassen oder importieren».
Schritt für Schritt
- In der Liste «Mitarbeitende» auf «Mitarbeitende importieren» klicken; Sie gelangen zur Datenübernahme.
- Unter «Vorlagen» die Vorlage für die Stammdaten herunterladen, in Excel ausfüllen und als CSV speichern.
- Die Datei hochladen und die Zuordnung der Spalten prüfen.
- «Zuordnung speichern und prüfen» wählen, Fehler in der Datei beheben und mit «Zeilen importieren» übernehmen.
- Wer nur eine Person erfassen will, wählt stattdessen «Neuen Eintritt erfassen».
Preboarding
HR | base › Personal › Preboarding
Neue Mitarbeitende erfassen vor dem Eintritt Personalien, AHV, Bank, Notfallkontakt und Unterlagen selbst über einen persönlichen Link; HR prüft die Angaben und übernimmt sie in die Personalakte. Optional wird der Arbeitsvertrag zum Einsehen mitgeschickt.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Preboarding» öffnen und unter «Preboarding starten» die Person mit geplantem Eintritt wählen.
- Private E-Mail-Adresse, Gültigkeit des Links, Angaben zum ersten Tag und optional den Arbeitsvertrag als PDF erfassen und «Link senden».
- Sobald der Status «Zu prüfen» lautet, den Eintrag öffnen und Angaben sowie Unterlagen prüfen.
- «Geprüft – in Personalakte übernehmen» oder «Zur Korrektur zurückgeben» mit einem Hinweis wählen.
- Bei abgelaufenem Link «Neuen Link senden» oder das Preboarding «Widerrufen».
- Zum Teilen ohne E-Mail im offenen Preboarding «Link erneuern und kopieren» wählen und bestätigen: Der bisherige Link wird ungültig. Der neue Link ist 14 Tage gültig. Falls Kopieren verweigert wird, den einmalig angezeigten Link im Textfeld auswählen und manuell kopieren; beim Schliessen verschwindet er.
Onboarding
HR | base › Personal › Onboarding
Pflegt die Checklistenvorlagen für Ein- und Austritte (Standard und Kader) mit Abschnitten, Punkten, Unterpunkten, Bedingungen, Zuständigkeit und Terminen relativ zu Eintritt, Austritt oder Kündigung. Zusätzlich legen Sie fest, welche Person je Rolle neue Checklistenpunkte erhält.
Schritt für Schritt
- Im Menü «Onboarding» öffnen.
- Unter «Zuständige je Rolle» je Rolle eine Person wählen und «Zuständige speichern».
- In der Vorlage einen Punkt mit «Bearbeiten» anpassen oder mit «Punkt hinzufügen» ergänzen: Rolle, Versatz in Tagen und unter «Nur wenn» eine Bedingung aus der Liste (oder «Immer»).
- Unterpunkte mit «Zeile hinzufügen» Zeile für Zeile erfassen (Titel, Notiz, Reihenfolge) und Empfänger unter «Info an Standard» bzw. «Info an Kader» als Rolle oder einzelne E-Mail-Adresse mit «Empfänger hinzufügen» ergänzen.
- Auf «Vorlage speichern» klicken.
- Bei Bedarf «Leere Vorlage als PDF» herunterladen.
Austritt erfassen
HR | base › Personal › Mitarbeitende › Person › «Austritt erfassen»
Erfasst Kündigungsdatum, Austrittsgrund, Austrittsdatum und letzten Arbeitstag und erstellt die Austrittscheckliste. Die Seite rechnet Kündigungsfrist und frühestes Austrittsdatum nach OR (Probezeit, Dienstjahre) oder Vertrag/GAV vor und weist auf die Sperrfrist hin. Bei Arbeitgeberkündigung nach der Probezeit nennt der Hinweis alle beauftragten Sperrgründe. Bewilligte Krankheits-, Unfall- und Militärabsenzen liefern mögliche Schutzdaten und Unterbrechungen mit einem möglichen nächsten Austrittstermin. Sie prüfen die Umstände; das Datum wird nicht automatisch geändert.
Schritt für Schritt
- In der Personalakte auf «Austritt erfassen» klicken.
- «Kündigung erhalten am» und den «Austrittsgrund» erfassen.
- Das vorgeschlagene «Austrittsdatum» prüfen und bei Bedarf den «Letzten Arbeitstag» angeben.
- Auf «Austritt erfassen und Checkliste erstellen» klicken.
Austritt widerrufen und Eintritt zurückziehen
HR | base › Personal › Mitarbeitende › Person › «Austritt widerrufen» bzw. «Austritt erfassen»
Setzt einen erfassten Austritt zurück, zum Beispiel wenn eine Kündigung im gegenseitigen Einvernehmen zurückgenommen wird, oder zieht einen geplanten Eintritt zurück, der nicht stattfindet. Offene Punkte der jeweiligen Checkliste entfallen, erledigte bleiben sichtbar; der Vorgang steht im Verlauf.
Schritt für Schritt
- In der Personalakte «Austritt widerrufen» wählen (bei erfasstem Austritt) bzw. «Austritt erfassen» öffnen (bei künftigem Eintritt).
- Den Grund eintragen.
- «Austritt widerrufen» bzw. «Eintritt zurückziehen» wählen und die Rückfrage bestätigen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.