Dokumente & Briefe

Zentrale Dokumentenablage über alle Personen mit Suche, Filtern nach Kategorie, Gesellschaft, Abteilung und Status. HR lädt viele Dokumente auf einmal hoch (Zuordnung über Personalnummer oder Namen im Dateinamen), fordert Dokumente an, prüft Uploads und setzt Sichtbarkeit und Lesebestätigung per Massenaktion.

Lädt die ausgewählten, lesbaren Dokumente als ZIP mit denselben Personenordnern und Dateinamen herunter.

Erstellt einen Arbeitsvertrag aus Vorlagen der Firma (Vertragsart, Lohnart, Spesen, Probezeit, Pensum) und exportiert ihn als PDF oder Word. Aus dem Menü wählen Sie die Person aus den Mitarbeitenden; aus der Personalakte ist sie bereits übernommen. Er ist Schritt 2 von 5 im Eintrittsablauf.

Erstellt den Arbeitsvertrag mit Live-Vorschau als PDF oder Word. Nach «Eintritt erfassen und Checkliste erstellen» öffnet sich der Vertrag der neuen Person direkt, sofern Sie Verträge erstellen dürfen. Bei einem Fehler der zusätzlichen PDF-Ablage bleibt der Download möglich und zeigt einen Hinweis. Ein erneuter Download desselben Vorgangs holt die Ablage ohne doppelte Akteneinträge nach. Direktaufruf und Personenauswahl verwenden dieselbe Vorbelegung: Adresse, Geburtsdatum und AHV-Nummer nur mit Leserecht; Lohn und Pensum aus dem Lohnstamm, sonst Lohn aus dem letzten Vertrag und Pensum aus der Personalakte. Beim Wechsel werden Angaben der vorherigen Person entfernt; Firma und Vertragsvorlage bleiben erhalten. Vor dem PDF-Export zeigt ein Bestätigungsdialog die fehlenden Pflichtangaben. Entwürfe können Sie trotzdem exportieren; Word benötigt keine Rückfrage. Ohne zugeordnetes Vertragsprofil gelten OR-Vorgaben: Überstunden mit mindestens 25 % Zuschlag oder Freizeitausgleich im Einverständnis, Ferien mindestens vier beziehungsweise fünf Wochen für Personen unter 20 Jahren und ein Monat Probezeit bei unbefristeten Verträgen. Die Wochenarbeitszeit ist ausdrücklich einzutragen; hinterlegte Arbeitszeitmodelle liefern Vorschläge. Branchenpauschalen und Beilagen werden nur über ein Profil übernommen. Bei der PDF-Ablage wird der verwendete Profil- und Textstand gespeichert. Die Vorlagen ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Unter Einstellungen › Dokumente pflegen Sie Ihr Arbeitsvertragsprofil für den Mandanten und optional je Firma oder Abteilung: Wochenarbeitszeit und Sollzeitgrundlagen, Ferien, Überstundenregelung, Spesen, Probezeit, Kündigungsfristen, Reglemente, Beilagen und Textbausteine in vier Sprachen. Die Vererbung folgt Mandant, Firma, Abteilung. Ohne Anpassung gelten allgemeine OR-Vorgaben. Ein nicht schliessbarer Hinweis fordert zur Prüfung der eigenen Bedingungen auf; bei angepassten oder FLAG-Profilen bleibt ein dezenter Hinweis. Dies ist keine Rechtsberatung.

Ein optionaler, standardmässig ausgeschalteter Begleitbrief für Arbeitsvertrag, Vertragsnachtrag, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung, Lohnausweis, Lohnabrechnung, Austritt und weitere HR-Dokumente kann vor der Erzeugung bearbeitet werden. Gespeicherte Vorlagen je Gesellschaft, Art und Sprache haben Vorrang. Der Lohnausweis-Sammellauf verwendet einen gemeinsamen Text und setzt Anrede, Adresse und Jahr je Person ein.

Erstellt Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnis oder Arbeitsbestätigung mit Notenvorschlag aus der letzten Beurteilung und Textvorschlägen. Zeugnisse durchlaufen Entwurf, Prüfung und Freigabe mit Versionen; freigegebene Versionen werden als PDF oder DOCX in den Personaldokumenten abgelegt.

Ein Zeugnis gibt nur eine andere Person frei als jene, die die letzte Revision verfasst hat (Mandanteneinstellung, Vorgabe an). Der Notenvorschlag stammt aus der jüngsten Beurteilung, die Person und vorgesetzte Person bestätigt haben; gibt es keine, wird die jüngste unbestätigte mit deutlichem Hinweis verwendet.

Stellt Lohnabrechnungen und Lohnausweise als PDF in Stapeln bereit. Die Dateien werden über die Personalnummer im Dateinamen automatisch zugeordnet; nach dem Veröffentlichen sehen die Mitarbeitenden sie in App und Portal unter «Meine Dokumente».